Revision av ansvarig myndighet (systemrevision)

Under en systemrevision granskar ESV hur de myndigheter som ansvarar för förvaltningen av EU-stöd i Sverige har genomfört sitt uppdrag. ESV granskar att förvaltnings- och kontrollsystemen för att hantera stödet följer regelverket. ESV gör vanligtvis delar av systemrevisionen på plats hos ansvariga myndigheter, men genomför även revisioner på distans.

Under en programperiod ska ESV granska alla myndigheter som ansvarar för att förvalta EU-stöd i Sverige. Förenklat kan man säga att ESV under perioden även ska granska ett antal områden som är förutbestämda av EU-kommissionen. Det påverkar vilka myndigheter och områden ESV kommer att granska ett enskilt år.

Myndighetens kontaktperson planerar granskningen tillsammans med ESV

Innan en enskild revision startar skickar ESV en formell avisering till den ansvariga myndigheten med information om att den kommer att granskas. Här redogör ESV för vilka revisorer som arbetar med granskningen, inklusive eventuella konsulter.

En kontaktperson på den ansvariga myndigheten deltar i planeringen av hur revisionen ska genomföras tillsammans med ESV. I samråd med kontaktpersonen stämmer vi av datum för ett eventuellt besök och informerar om vilka underlag ESV behöver ta del av, samt om det är något särskilt vi vill granska på plats. Kontaktpersonen ansvarar för att boka ett rum som ESV kan använda under besöket och boka upp de personer som kan lämna de uppgifter som efterfrågats. Ett granskningsbesök tar vanligtvis två till tre dagar, men ESV kan också genomföra delar eller hela revisioner på distans.

ESV granskar underlag och intervjuar relevanta personer

ESV granskar processer, rutiner och kontrollsystem med utgångspunkt i EU-kommissionens riktlinjer och förordningar. Exakt vad ESV behöver granska beror på vilket område det rör. ESV kan exempelvis behöva titta på

  • styrdokument som vägledningar och rutinbeskrivningar
  • ansökan och beslut om stöd
  • ansökan och beslut om utbetalning, med underlag
  • övriga relevanta handlingar.

Intervjuer med relevanta personer på myndigheten är en del av granskningen. ESV kan också be om att få en beskrivning av handläggningsprocesser och en demonstration av it-system. Dessutom kan ESV behöva inhämta information ur den ansvariga myndighetens handläggningssystem elektroniskt via extern åtkomst.

Om revisionen genomförs på distans utgår ESV i större utsträckning från befintliga underlag i den ansvariga myndighetens system och begär in kompletteringar vid behov. Intervjuerna hanteras då i första hand via e-post eller videomöten. Med hjälp av skärmdelning går det även att få demonstrationer av it-system och göra stickprov hos myndigheten.

ESV ger muntligen en preliminär avrapportering innan revisionens avslutas. Ambitionen är att vi gör det i samband med ett granskningsbesök, men det kan även bli i efterhand eller via ett videomöte.

Revisionerna kvalitetssäkras i flera steg

Revisionerna kvalitetssäkras alltid internt på ESV av en annan person än de som utfört arbetet. Granskningar inom olika program och fonder jämförs också med varandra för att ESV:s revisioner ska bli enhetliga.

Innan ESV färdigställer sin rapport får den ansvariga myndigheten ett utkast för sakgranskning. Här kan myndigheten rätta rena sakfel eller missuppfattningar, till exempel fel titel och felaktiga beskrivningar eller hänvisningar. I vanliga fall är svarstiden för sakgranskningen två veckor. Om ESV inte har fått svar inom den utsatta tiden förutsätter vi att myndigheten inte har några synpunkter.

ESV stämmer sedan av eventuella justeringar med den ansvariga myndigheten (samt internt vid behov) och förklarar varför vi har eller inte har ändrat rapporten utifrån de synpunkter myndigheten lämnat.

ESV:s iakttagelser blir underlag för åtgärdsplanen

Den slutliga rapporten skickas sedan till den ansvariga myndigheten. I rapporten beskriver ESV sina iakttagelser, de brister man identifierat och vilka risker som finns med den nuvarande situationen. Vi lämnar också rekommendationer på åtgärder för att minska riskerna.

Det är den här versionen av rapporten som myndigheten ska utgå från i sitt förslag på åtgärdsplan till ESV. Innehåller rapporten inga iakttagelser behöver myndigheten inte heller återkomma med någon plan.

I ESV:s rapportering till EU-kommissionen och regeringen lämnar sedan ESV sin bedömning av hur den ansvariga myndighetens åtgärdsplan hanterar bristerna.

Generella rekommendationer och delade erfarenheter kan förebygga fel

ESV försöker arbeta förebyggande genom att löpande ha kontakt med de ansvariga myndigheterna och bistå med generella rekommendationer för att hantera EU-medlen på ett korrekt sätt. ESV kan exempelvis sprida goda erfarenheter från hur andra myndigheter jobbar.

Under en revision kan ESV även upptäcka saker som inte blir en formell iakttagelse i rapporten men som kan hjälpa myndigheten att förbättra sin hantering. Sådant som myndigheten gör rätt och på ett bra sätt lyfts inte heller i ESV:s rapport, då den ska ta upp avvikelser. ESV kan ge positiv återkoppling i samband med den muntliga återrapporteringen under revisionen.

ESV arbetar även med proaktiva aktiviteter i samarbetet med myndigheterna för att bland annat nå en ömsesidig förståelse för hur förvaltningen kan följa EU:s krav på ett effektivt sätt utifrån våra olika roller och ansvar. ESV:s avsikt är att på så sätt försöka förebygga finansiella fel och utbyta erfarenheter för att få en ändamålsenlig hantering.