Myndigheten ska redovisa antal och styckkostnader vid stort antal ärenden

Myndigheter som i något ärendeslag hanterar ett stort antal ärenden ska redovisa antalet ärenden och styckkostnaden för handläggningen av dessa ärenden. Här finns tips på vad ni bör fundera på och diskutera igenom innan ni tar fram styckkostnaderna.

Ärenden är myndighetsbeslut som rör enskild individ, företag eller annan organisation. Även myndighetsbeslut där det allmänna – statliga, regionala eller kommunala myndigheter – är mottagare av besluten kan också anses vara ärenden.

Ärenden tillhör kategorin prestationer, som dock kan rymma mer än ärenden. I förarbetena till förvaltningslagen skiljer man på ärenden och faktiskt handlande. Ett exempel som används där är skillnaden mellan föreläsning och betygsättning. Föreläsningen är inget ärende utan ett faktiskt handlande. Däremot är det ett ärende att sätta betyg. Det ena behöver heller inte vara länkat till det andra.

Att en myndighet förväntas producera prestationer innebär inte att den också måste förväntas arbeta med ärenden. Handlagda ärenden är en delmängd av eller en underkategori till prestationer.

Reglerna om att redovisa styckkostnad gäller inte för alla myndigheter utan endast för de myndigheter som i något ärendeslag handlägger ett stort antal ärenden. För att ni ska redovisa såväl antalet ärenden som styckkostnader behöver därför två villkor vara uppfyllda:

1.     Prestationerna ska kvalificera sig som ärenden.

2.     Det ska vara ett stort antal ärenden i ett ärendeslag.

Om en myndighet handlägger ett fåtal ärenden men ser handläggningen av ärenden som en central del av verksamheten, kan myndigheten välja mellan att redovisa sitt resultat kvantitativt som antalet ärenden, eller kvalitativt som beskrivningar av vilka ärenden den har handlagt. Styckkostnad behöver bara den myndighet redovisa som i något ärendeslag har handlagt ett stort antal ärenden.

Vad är ett stort antal ärenden?

Både regeringen och ESV har avstått från att i generella termer precisera hur många ärenden som ska uppfattas som ett stort antal ärenden. Regeringen kan dock ange ett särskilt återrapporteringskrav om saken för någon myndighet. I de fallen har det återrapporteringskravet företräde. I övrigt får varje myndighet, i relation till den egna verksamheten, avgöra vad som är ett stort antal ärenden i det enskilda fallet. Myndigheten bör i så fall också kunna ge en rimlig motivering till sitt val av gräns för antalet ärenden. Det bör framgå i årsredovisningen hur ni har resonerat, vilket följer av ESV:s allmänna råd om transparens.

En utgångspunkt för att avgöra vad som ska gälla som ett stort antal ärenden kan vara att ni ställer ärendehandläggningen i relation till annan verksamhet i myndigheten eller andra myndigheter i staten. Vilken andel har den ärendehandläggande verksamheten av den totala verksamheten i myndigheten? Är myndigheten stor eller liten? Hänvisning till sådana förhållanden kan vara en del i ett resonemang om gränsdragningen.

En annan utgångspunkt kan vara att ni ställer antalet ärenden i relation till syftet med redovisningen av styckkostnader. Styckkostnaderna ska kunna säga något om hur den inre effektiviteten i verksamheten har utvecklats. Ärendemängden per ärendeslag behöver komma upp i en viss volym för att styckkostnadsmåttet ska bli användbart för det syftet. Ärendena i ett ärendeslag behöver vara så många att de på det stora hela blir jämförbara över tid.

Hur bör myndigheten dela in ärendeslagen?

Även om ni har relativt lätt att identifiera myndighetens olika ärendeslag ska ni kanske fundera på om några av dem bör underindelas. Det kan behövas om till exempel handläggningstiderna inom ärendeslaget varierar stort. Vissa av ärendena inom ärendeslaget kan vara i form av ”standardärenden” där handläggningen följer givna arbetsmoment.

Andra ärenden inom ärendeslaget kan vara komplicerade och kräver en helt annan handläggning, till exempel när myndigheten behöver begära in mer underlag och göra olika typer av bedömningar. Då bör ni fundera på att dela ärendeslaget i standardärenden och komplicerade ärenden eftersom styckkostnaderna blir ganska olika i dessa två grupper.

Hur ska myndigheten ta fram den totala verksamhetskostnaden inom ärendeslaget?

De fasta kostnaderna, till exempel lokalkostnad, kan vara ganska lätta att ta fram. Även personalkostnaderna för den personal som arbetar med handläggningen kan vara relativt lätta att ta fram. Däremot kan det vara svårt att bedöma vilka indirekta kostnader, eller OH-kostnader, myndigheten ska räkna med.

När ni ska fördela OH-kostnaderna på respektive ärendeslag måste ni fundera på vad som är en rättvis fördelning.

  • Används vissa OH-kostnader kanske mer i vissa ärendeslag, till exempel kostnader för datorer, it-system och kopieringsmaskiner?
  • Används OH-kostnaderna lika mycket i de olika ärendeslagen? Eller bör myndighetens kostnader för olika utredningar fördelas på alla ärendeslag i samma omfattning?

Myndigheten behöver också besluta om en fördelningsprincip för avskrivningskostnaderna på de anläggningstillgångar som används i handläggningen. Därför är det viktigt att noga tänka igenom fördelningsnycklar för OH-kostnaderna.

Vilket antal ärenden ska myndigheten dela den totala verksamhetskostnaden inom ärendeslaget med?

Den totala verksamhetskostnaden kan delas med antalet

  • beslutade ärenden under året
  • inkomna ärenden under året
  • inkomna och beslutade ärenden.

Ni bör undersöka inflödet och handläggningstiderna inom ärendeslagen innan ni bestämmer vilket antal ärenden som blir mest rättvisande.

Konsekvenser om ni väljer att dela verksamhetskostnaden med

– antalet beslutade ärenden

Om myndigheten ett år råkar ha många ärenden med kort handläggningstid och ett annat år har flest ärenden med lång handläggningstid, blir jämförelsen av styckkostnaderna mellan åren inte rättvisande om ni använder antalet beslutade ärenden.

– antalet inkomna ärenden

Om antalet inkomna ärenden varierar stort över tid kanske styckkostnaden beräknad med antalet inkomna ärenden också blir missvisande.

– antalet beslutade ärenden eller antalet inkomna ärenden

Om handläggningstiderna inom ärendeslaget varierar stort kan antalet beslutade ärenden eller antalet inkomna ärenden ge en styckkostnad som i värsta fall kan vara direkt missvisande.

Ta fram en preliminär styckkostnad inför räkenskapsåret

Om ni har tagit fram en preliminär styckkostnad, och sedan följer upp den mot den faktiska kostnaden vid årets slut, kan det vara lättare att förstå varför den definitiva styckkostnaden avviker från den preliminära. Med den metoden kan ni lättare hitta vilken del av kostnaden ni har felbedömt i den preliminära beräkningen. 

Kontakt