4.4.3 Redovisningsexempel: samköp, vidarefakturering och utlägg

Exempel 1:
Redovisning av moms vid samköp mellan myndigheter

Redovisning hos den inköpande myndigheten

1. Ni har köpt in biljetter för resor i Sverige till dels två anställda på er myndighet, dels två anställda i en annan myndighet som ni har ett samarbete med. Ni och den andra myndigheten ska dela på kostnaden för biljetterna. Ni bokför hela tjänstens värde på 10 000 kronor i debet på S5341.
2. Även den andra myndigheten har kompensationsrätt för ingående moms och därför hanteras inköpet av resan som ett samköp mellan myndigheter. Ni rekvirerar alltså ett belopp motsvarande ingående moms avseende hela fakturan. Därefter fakturerar ni den andra myndigheten halva kostnaden för biljetterna exklusive moms genom att kreditera S5418. Ni bokför alltså Utomstatliga resor och moms enligt fakturan på 600 kronor i debet S1541 Ingående moms samtidigt som skulden till leverantören bokförs med 10 600 kronor i kredit. Bokföringen av kostnaden sker på Övriga inomstatliga tjänster (eftersom det inte finns någon S-kod för inomstatliga resor) med 5 000 kronor och kundfordringen avseende den andra myndigheten bokförs i debet på S1530 Diverse inomstatliga fordringar med 5 000 kronor.

I det här exemplet har den inköpande myndigheten bedömt att ersättningen är att betrakta som en direkt ersättning för utlägg som myndigheten gjort för annans räkning. Att myndigheten inte betraktar ersättningen som en intäkt beror på man bedömt att den inte uppfyller definitionen av en intäkt eftersom det inte hör till myndighetens ordinarie verksamhet att sälja resor.

Vid kostnadsreduktion uppstår en motpartsdifferens hos båda myndigheterna i statsredovisningen eftersom motpartsavstämningen mäter inomstatliga kostnader mot inomstatliga intäkter. Båda myndigheterna måste därför kommentera differensen i motpartsavstämningen.

Redovisning hos den andra myndigheten

Den andra myndigheten redovisar inköpet av resan från er med 5 000 kronor i debet på S5418 Övriga inomstatliga tjänster och i kredit med 5 000 kronor på S2561 Diverse skulder till andra statliga myndigheter.

Exempel 2:
Redovisning av moms i samband med vidarefakturering till utomstatlig part

1. Ni har köpt in biljetter för resor i Sverige till dels två anställda på er myndighet, dels två anställda i ett privat bolag som ni samarbetar med. Bolaget ska därför stå för halva kostnaden för biljetterna. Ni bokför hela tjänstens värde på 10 000 kronor i debet på S5341. Ni bokför resor utomstatliga och moms enligt fakturan på 600 kronor i debet S1541 Ingående moms. Skulden till leverantören bokför ni med 10 600 kronor i kredit. Utomstatliga intäkter av andra ersättningar bokför ni med 5 000 kronor och S2564 Utgående moms med 300 kronor. Ni debiterar också S1510 Utomstatliga kundfordringar med 5 300 kronor.
2. Vid vidarefakturering av kostnader till det privata bolaget hanterar ni transaktionerna som två försäljningar: först en mellan säljaren av resetjänsten och er, därefter en mellan er och det privata bolaget. Ni fakturerar därför bolaget för halva kostnaden för biljetterna inklusive moms och krediterar då S3182.  

Exempel 3:
Redovisning av moms i samband med utlägg för utomstatlig part

Ni gör vissa utlägg för en kunds räkning. Utgiften är helt hänförlig till kunden och ska därför inte tas upp som en kostnad i er verksamhet. Ni bokför kostnaderna inklusive moms på ett avräkningskonto eller liknade konto som inte är resultatpåverkande. Därefter fakturerar ni kunden för det utlägg ni har gjort för dennes räkning.

1. Vid mottagandet av leverantörsfakturan krediterar ni S258x Leverantörsskulder med 12 500 kronor (10 000 kostnad + 2 500 moms) och debiterar S1563 Övriga kortfristiga fordringar.
2. När kundfakturan skapas debiterar ni S1510 Kundfordringar med 12 500 kronor och krediterar S1563 Övriga kortfristiga fordringar. Ni bifogar en kopia av ursprungsfakturan med er faktura till kunden, som underlag för kundens momsredovisning.