Granskning och erfarenhetsutbyte en utmaning på distans

Coronakrisen har lett till att många offentliga verksamheter fått ulrika-bergelv-ledare.jpgtänka om och prova nytt för att klara sitt uppdrag. ESV är inget undantag och vår verksamhetsutveckling har tagit ett stort steg framåt under året, ofta med hjälp av digitala verktyg. En del nya rutiner är jag övertygad om att vi kommer att behålla och utveckla även efter pandemin ebbat ut. Jag tror till exempel att flera möten som tidigare var fysiska kommer att förbli digitala, såväl internt som externt. Vår erfarenhet är att det kan bidra till ett både flexiblare och effektivare arbetssätt.

Ett av ESV:s uppdrag som till stor del brukar bestå av fysiska möten är att granska hanteringen av EU-medel i Sverige. Innan pandemin besökte ESV:s revisorer många gånger ansvariga myndigheter och stödmottagare på plats för att titta på olika underlag och intervjua relevanta personer. Nu använder vi i stället digitala verktyg. Vi utgår i större utsträckning från befintliga underlag i myndigheternas it-system och begär vid behov in kompletteringar. Intervjuerna genomför vi i första hand via e-post eller som ett videomöte.

Vi har också testat på att vara på ”andra sidan”. EU-kommissionen har nämligen granskat ESV:s revisioner under pandemin utan att besöka oss. På det stora hela har det fungerat över förväntan, både att granska och att granskas på distans.

Men distansarbetet har sina begränsningar. När ESV behöver granska känsliga personuppgifter eller stora och komplexa projekt är digitala hjälpmedel inte lika användbara som möjligheten att vara på plats. Att kommunicera och förklara på ett främmande språk kan också vara svårare via ett videomöte än när man träffas.

Nätverkande och erfarenhetsutbyte är en annan del av arbetet där det fysiska mötet är svårt att ersätta helt. Innan pandemin deltog ESV regelbundet på möten med EU- kommissionen och EU:s andra nationella revisionsmyndigheter. Dessa tillfällen har av naturliga skäl ställts in under året och vi saknar möjligheten till spontana möten och informella avstämningar.

Våra erfarenheter från pandemin är att det finns en hel del nyttiga lärdomar att ta med sig i utvecklingen av ESV nya arbetssätt – medan några delar var ”bättre förr”.

Ulrika Bergelv
avdelningschef, ESV