Anskaffning och uppsägning av lokaler

Ändamålsenliga lokaler är en viktig förutsättning för att en myndighet ska kunna utföra sina uppgifter på bästa sätt. Lokalerna ska emellertid inte bara vara lämpligt utformade och lokaliserade. Utgångspunkten för den självbestämmanderätt som regeringen gett myndigheterna i lokalförsörjningsfrågor är att anskaffningen av lokaler också ska ske på ett kostnadseffektivt sätt.

Inom ramen för de resurser som myndigheten har tilldelats får myndigheten själv göra en avvägning av hur mycket som ska läggas på lokaler och hur mycket som ska satsas på verksamheten. Myndigheterna tecknar själva sina hyresavtal, i vissa fall efter medgivande från regeringen.

Att skriva på ett hyresavtal innebär att myndigheten och därmed staten binds för en stor kostnad, ofta för en lång tid framåt. Efter det att beslutet fattats och påskriften skett kan som regel bara mycket små ändringar ske av villkoren. Det finns därför anledning att genomföra den process som föregår anskaffningsbeslutet med stor noggrannhet och sakkunskap.

Lokalplanering

För att välja lokaler är det viktigt att ha en god beskrivning av den verksamhet som de ska användas för. En sådan beskrivning är en bra utgångspunkten för att utreda hur lokalerna ska utformas så att verksamheten i sin tur ska fungera på bästa sätt.

Verksamhetsanalysen kan innehålla allt från en beskrivning av dagens organisation och verksamhet till en beskrivning som skissar en framtid där både verksamhet, organisation och arbetssätt förändras. Att slentrianmässigt lägga dagens förhållanden som grund för lokalvalet kan leda till att de lokaler man väljer inte visar sig vara särskilt lämpliga för verksamheter som förändras.

Lokalsökning

Lokalsökningen tar vid när underlag i form av verksamhetsanalys eller verksamhetsbeskrivning, beskrivning av tekniska krav och lokalförteckning, det vill säga det underlag som behövs för att utforma ett förfrågningsunderlag, finns tillgängligt.

Inled sökningen med att undersöka marknaden för den typ av lokaler som myndigheten efterfrågar. En sådan undersökning är en viktig del i lokalanskaffningsprocessen även om man bestämt sig för att stanna kvar i de nuvarande lokalerna. Också i det fallet ska villkoren i ett nytt hyresavtal förhandlas. Prissättningen bör givetvis även då vara anpassad till marknadsläget.

Uppsägning av lokaler

Reglerna vid uppsägning av hyresavtal för lokaler är krångliga. Det beror till stor del på att hyresvärd och hyresgäst har att iaktta olika bestämmelser.

Uppsägningen kan vara av två slag:

  • Uppsägning för avflyttning
  • Uppsägning för ändring av hyresvillkoren.

Av uppsägningen ska framgå vilken typ det är. Även uppsägning för ändring av villkoren får som effekt att hyresgästen måste flytta, om inte parterna kommer överens. Hyresgästen har dock ett visst skydd genom det så kallade indirekta besittningsskyddet.

Kontakt

Senast uppdaterad: