Vidta åtgärder om det är nödvändigt

En myndighet vidtar en åtgärd genom att besluta om den och därefter genomföra den. Myndighetsledningen har kontroll över verksamheten i och med att den har fattat beslut om åtgärden. En åtgärd kan vara att införa eller förändra något i en regel och rutin, eller i en organisation och process.

En åtgärd är nödvändig om den behöver vidtas för att myndighetsledningen ska kunna acceptera den kvarvarande risken i verksamheten. En nödvändig åtgärd minskar risken så att den kvarvarande risken blir optimal eller lagom för den verksamhet myndigheten ska bedriva.

En myndighet kan också vidta åtgärder av andra anledningar. Exempel på sådana åtgärder kan vara insatser för att

  • fortlöpande utveckla verksamheten
  • begränsa de kostnadsmässiga konsekvenserna för andra när myndigheten begär in uppgifter.

Även om åtgärden är nödvändig kan den kostnad åtgärden för med sig överstiga den förväntade nyttan av åtgärden. Åtgärden saknar då kostnadseffektivitet och åtgärden kan av det skälet utebli. Om åtgärden ändå vidtas behöver den motiveras av något annat än åtgärdens påverkan på ansvaret för verksamheten. Det kan till exempel vara att myndigheten vill minska risken för förtroendeskada när kostnaden för en sådan inte kan bedömas.

Att vidta åtgärder

Med ”åtgärder vidtas” menas att myndigheten beslutar om åtgärden samt det efterföljande genomförandet av beslutet. Myndigheten uppfyller förordningskravet om att åtgärder ska vidtas redan vid beslutet. Myndighetsledningen har därmed kontroll över verksamheten i och med att myndigheten har fattat beslut om åtgärden. Kontroll över verksamheten innebär således att myndighetsledningen vet

  • vilka risker den tar i verksamheten
  • vad som kan behöva göras för att acceptera riskerna.

I väntan på att åtgärden är vidtagen är risken de facto accepterad. Det beror på att det sällan är ett alternativ i statlig verksamhet att avstå från verksamheten i väntan på att åtgärden är införd. Myndigheten kan dock vidta andra kompletterande åtgärder i väntan på att den beslutade åtgärden är vidtagen.

Kontroller i verksamheten

En åtgärd som myndigheten kan vidta är att införa eller förändra något i en regel och rutin, eller i en organisation och process. När åtgärden sedan är införd räknas den som en kontroll i verksamheten. Vissa kontroller kan också finnas i verksamheten utan att det är en åtgärd till följd av en riskanalys. Det gäller till exempel

  • när myndigheten förordnar de tjänstemän som får förfoga över myndighetens medel
  • när avstämningar utförs av annan än den som utför eller registrerat betalningen.

Detta är reglerat i förordningen om myndigheters bokföring och det är underförstått att dessa kontroller hanterar en risk.

Att säkerställa att kompetens finns för att fullgöra myndighetens uppgifter är också ett sätt för myndigheten att vidta åtgärder. Även om behov är ett vanligare ord än risk när man talar om kompetensförsörjning är det åtgärder i meningen att de hanterar risken att myndigheten inte ska attrahera, rekrytera, utveckla och avveckla medarbetare.

Kontakt

Senast uppdaterad: