Planering och uppföljning är en förutsättning för en effektiv verksamhet

Myndighetsledningen har relativt stort eget utrymme att organisera myndighetens verksamhet. Med hjälp av en sammanhållen process för planering och uppföljning kan ledningen skapa goda förutsättningar för en god intern styrning och kontroll, och för att verksamheten når sina mål.

Riksdagen och regeringen beslutar om myndighetens uppgifter och medel för verksamheten. Det är sedan upp till myndighetsledningen att på bästa sätt fördela resurserna, genomföra uppdraget och följa upp resultatet. Ledningen ansvarar även inför regeringen för att verksamheten redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt. Kraven i myndighetsförordningen är inte detaljerade utan ni har möjlighet att själva planera, organisera och följa upp verksamheten.

Processen för planering och uppföljning

Syftet med en planerings- och uppföljningsprocess är att planera, genomföra, följa upp och justera verksamheten i syfte att nå myndighetens mål. En god planering bör leda till att ni även kan följa upp verksamheten och avgöra om myndigheten genomfört vad ni planerat, och om resultatet blev som ni tänkt er. På så sätt hänger planering och uppföljning ihop.

En väl fungerande process är en del av verksamhetsstyrningen och en förutsättning för att myndigheten ska ha en god intern styrning och kontroll, samt att den ska nå sina mål på ett effektivt sätt. Verksamhetsstyrningen kan skilja sig åt mellan olika myndigheter. De kan ändå följa samma generella processtruktur eftersom man står inför liknande utmaningar och frågeställningar.

Processen har fyra steg. Kopplat till varje steg finns en rad styrdokument som produceras i processen, till exempel:

  • arbetsordning
  • verksamhetsplaneringsdirektiv
  • verksamhetsplan
  • årsredovisning.

Även namnen på stegen och dokumenten i planerings- och uppföljningsprocessen kan skilja sig åt hos olika myndigheter. Det viktiga är inte vad ni kallar olika steg och olika dokument, utan huvudsaken är att ni har en gemensam uppfattning inom myndigheten om vad stegen och dokumenten syftar till.

För att processen ska kunna bidra till att myndigheten når sina mål behöver vissa grundläggande strukturer finnas på plats. Myndigheten bör ha en långsiktig strategisk plan att utgå ifrån och en arbetsordning som lägger fast organiseringen. En sammanhållen process ska ha tydliga kopplingar till både långsiktiga mål (strategi) och till organiseringen av myndigheten (arbetsordning).

Verksamhetslogik visar kopplingen mellan mål och effekt

En del i den strategiska planeringen på myndigheten är att ha en bild av hur verksamheten hänger ihop från de mål och resurser som regering och riksdag tilldelar myndigheten, via aktiviteter och prestationer, till myndighetens effekter och måluppfyllelse. Med hjälp av verksamhetslogik kan ni identifiera kopplingarna mellan myndighetens verksamhet och de effekter som ni ska bidra med i samhället.

Verksamhetslogiken hjälper er att identifiera prestationer och beskriva hur de bidrar till myndighetens mål och effekter. Den kan även hjälpa er att diskutera prestationernas volymer, kostnader och kvalitet och hur de bidrar till måluppfyllelse. Det kan ge er ett underlag till hur ni organiserar verksamheten.

Senast uppdaterad: