Utveckla processer och arbetssätt

Att utveckla processer och arbetssätt syftar till att identifiera och ta bort onödiga arbetsmoment och på så sätt effektivisera verksamheten.

Genom att kartlägga och visualisera myndighetens processer och flöden kan ni få en tydlig bild av nuläget, och på så sätt lättare kunna identifiera förbättringsområden. Med hjälp av bilden är det lättare att diskutera varför processen ser ut som den gör och vilka delar som kan effektiviseras.

En samstämmighet kring hur flödet i arbetsprocesserna ser ut skapar bra förutsättningar för arbetet. Det underlättar bland annat arbetet med att bestämma hur processerna borde fungera. Ta även reda på hur de som arbetar i processen ser på den och vilka förbättringsförslag de har. De som processen är till för bör också få möjlighet att ge sina synpunkter på vad de anser fungerar bra och mindre bra.

Bild på videospelare för informationsfilmen om Energimyndighetens arbete med att utveckla myndighetens processer.Veronica Puunberg, verksamhetsutvecklare på Energimyndigheten, berättar om deras långsiktiga arbete med att effektivisera verksamheten genom att utveckla myndighetens processer utifrån en systemsyn (bilden är en länk till Youtube).

Identifiera flöden mellan olika aktörer

Att visualisera flödena kan också ge ett helhetsperspektiv över hur till exempel information rör sig mellan olika aktörer och hur det påverkar verksamheten. Det är inte ovanligt att en myndighets process, utifrån medborgarens perspektiv, är nära sammanlänkad med andra myndigheters processer. Då bör ni ha en dialog med dessa myndigheter för att se om man tillsammans kan förbättra effektiviteten.

Arbetet med att identifiera processerna

  • ger helhetsförståelseVisar på ett tydligt och överskådligt sätt vad som görs i verksamheten.
    • Visar samband, relationer och kontaktytor som finns i verksamheten.
    • Visar hur värden för den huvudsakliga mottagaren byggs upp i verksamheten.
  • bidrar till gemensamt arbetssättKonkretiserar hur arbetet ska gå till.
    • Möjliggör jämförelser mellan olika enheter.
    • Möjliggör gemensamt utnyttjande av resurser, system samt en enad begreppsapparat.
  • möjliggör effektivisering och förbättringLyfter fram det som varit dolt inom enheterna eller ”fallit mellan stolarna”.
    • Minskar riskerna för suboptimering.
    • Möjliggör en utvärdering av nyttan utifrån huvudsaklig mottagare och effektivitet i arbete.
    • Ge förbättrade förutsättningar att planera, styra, följa upp och förändra verksamheten.

Senast uppdaterad: