Tillvägagångssätt för effektivisering

Det finns flera olika sätt att effektivisera en myndighets verksamhet. Här beskriver vi några av de vanligaste tillvägagångssätten i statsförvaltningen och gemensamma framgångsfaktorer för att lyckas med sina effektiviseringsinsatser.

Ni bör välja tillvägagångssätt utifrån en analys av vad myndigheten behöver effektivisera i verksamheten, och hur olika tillvägagångssätt kan bidra till målen för effektiviseringsarbetet. Några av de vanligaste tillvägagångssätten är

  • helhetsperspektiv på verksamheten
  • målgruppsorientering
  • regelförenkling
  • utveckla processer och arbetssätt
  • samverkan.

Erfarenheterna från statsförvaltningen visar att olika kombinationer av flera tillvägagångssätt är nödvändiga för en framgångsrik effektivisering. Att utgå från en helhetssyn med hjälp av systemsynsättet kan underlätta arbetet med att kombinera olika tillvägagångssätt.

Effektivisera genom digitalisering

Att ta tillvara digitaliseringens möjligheter på myndigheten är också ett sätt att effektivisera verksamheten. Digitalisering har dock inget egenvärde, utan vinsterna uppstår i samspelet med andra tillvägagångssätt. En grundläggande utgångspunkt bör vara att den digitala verksamhetsutvecklingen ska skapa värde för dem verksamheten är till för eller för samhället i stort.

Utveckling av digital förvaltning (digg.se)

Gemensamma framgångsfaktorer

I intervjuer med myndigheter har ESV identifierat några gemensamma framgångsfaktorer vid effektiviseringsarbete:

Tillit från ledningen

Resultatet av en effektiviseringsinsats innebär i de flesta fall ett förändrat arbetssätt. För att genomföra en förändring måste ledningen visa tillit och låta utvecklingsarbetet utgå från medarbetarna. Ett sätt är att skapa en struktur för löpande förbättringar och få in medarbetarnas bidrag som en del i det dagliga arbetet i stället för i stora förbättringsprojekt.

Arbeta systematiskt med förändringsledning

Förändringsledning handlar om ett strukturerat arbetssätt för att skapa en förflyttning av en organisation från nuläge till börläge (nyläge), med hänsyn tagen till den nytta vi vill uppnå.

Arbeta agilt

Att arbeta agilt innebär bland annat att erkänna att det är svårt att förutsäga exakt hur en framgångsrik effektivisering är innan projektet ens är påbörjat. Man lär sig vad som går att uppnå samt vad som fungerar och inte fungerar under arbetets gång. Därför är det nödvändigt att de som arbetar med projektet löpande följer upp, utvärderar, har avstämningar och diskuterar projektets fortsatta utveckling – både med varandra och med myndighetsledningen.

Arbeta med en planerad och tydlig kommunikation

Att aktivt arbeta med en planerad och tydlig kommunikation, såväl internt som externt, är viktigt för att lyckas med effektiviseringsarbetet. Informera om förändringar men lyssna också till kritik från medarbetare. Att upprätthålla en bra dialog med arbetstagarorganisationerna kan också underlätta.

Arbeta med klarspråk i kommunikationen med era målgrupper. Ett vårdat, enkelt och begripligt språk ökar tydligheten. Det kan leda till färre missförstånd och mindre onödig efterfrågan, samt en ökad upplevd kvalitet och ett ökat förtroende hos era målgrupper. 

Kontakt