Tillvägagångssätt för effektivisering

Det finns många olika sätt att effektivisera en myndighets verksamhet. Här beskriver vi de tillvägagångssätt som ESV har sett är mest använda: målgruppsorientering, regelförenkling, utveckling av processer och arbetssätt samt samverkan och digitalisering.

Ni bör välja tillvägagångssätt utifrån en analys av vad myndigheten behöver effektivisera i verksamheten och vilken möjlighet olika tillvägagångssätt har att bidra till målen för effektiviseringsarbetet. Erfarenheterna från statsförvaltningen visar att olika kombinationer av flera tillvägagångssätt är nödvändiga för en framgångsrik effektivisering.

I intervjuer med myndigheter om de olika tillvägagångsätten har ESV även identifierat några gemensamma framgångsfaktorer:

Tillit från ledningen

Resultatet av en effektiviseringsinsats innebär i de flesta fall ett förändrat arbetssätt. För att genomföra en förändring måste ledningen visa tillit och låta utvecklingsarbetet utgå från medarbetarna. Ett sätt att lyckas med det är att skapa en struktur för att arbeta med daglig styrning och löpande förbättringar, samt att få in medarbetarnas bidrag som en del i det dagliga arbetet i stället för i stora förbättringsprojekt.

Involvera jurister och annan kompetens i ett tidigt skede

För effektiviseringsprojekt som innebär förändringar av regler och hur de tillämpas, bör juristerna eller annan relevant kompetens involveras i ett tidigt skede. Om jurister eller andra funktioner ingår i en arbetsgrupp med tvärfunktionell kompetens och ett gemensamt mål, blir gruppen lösningsfokuserad. Annars blir det lätt att den låser sig vid olika hinder.

Arbeta systematiskt med förändringsledning

Förändringsledning handlar om ett strukturerat arbetssätt för att skapa en förflyttning av en organisation från nuläge till börläge (nyläge), med hänsyn tagen till den nytta vi vill uppnå.

Arbeta agilt

Agil kommer från det engelska begreppet ”agile” som betyder lättrörlig. Att arbeta agilt innebär bland annat att erkänna att det är svårt att förutsäga exakt hur en framgångsrik effektivisering är (genom exempelvis eliminering av onödig efterfrågan, regelförenkling och digitalisering) innan projektet ens är påbörjat. Man lär sig vad som går att uppnå och vad som fungerar framgångsrikt (och vad som inte fungerar) under arbetets gång. Därför är det nödvändigt att de som arbetar med projektet löpande följer upp, utvärderar, har avstämningar och diskuterar projektets fortsatta utveckling – både med varandra och med myndighetsledningen.

Arbeta med en planerad och tydlig kommunikation

Att aktivt arbeta med en planerad och tydlig kommunikation är en viktig del för att lyckas med effektiviseringsarbetet. Informera om förändringar men lyssna också till kritik från medarbetare. Att upprätthålla en bra dialog med arbetstagarorganisationerna kan också underlätta.

En del är att arbeta med klarspråk i informationsmaterial och annan kommunikation med era målgrupper. Ett vårdat, enkelt och begripligt språk ökar tydligheten. Det kan leda till färre missförstånd och mindre onödig efterfrågan, samt en ökad upplevd kvalitet och ett ökat förtroende hos era målgrupper. Oftast finns viktig information att hämta i organisationen.

Kontakt

Senast uppdaterad: