Följ upp och säkerställ effekt

En förutsättning för att en myndighet ska veta om de fått önskad avkastning på investeringen är att följa upp effektiviseringsinsatser och mäta effekten. Att arbeta med effekthemtagning och nyttorealisering underlättar uppföljningen och kan leda till ett säkrare investeringsbeslut.

Ofta märks effekterna av en effektiviseringsinsats eller ett projekt först efter att resultaten har fått verka ett tag, och först då blir det intressant att mäta effekterna. Men för att kunna se om myndighetens insats faktiskt leder till förändringar behöver ni även mäta före insatsen. I början av förändringsarbetet bör ni därför ta fram lämpliga indikatorer utifrån vad som bäst kan sägas mäta de tillståndsförändringar som ni vill följa upp.

Med den inledande mätningen tar ni reda på hur det ni vill förändra ser ut i dag. Det blir referenspunkten för det fortsatta arbetet och kan ge en bekräftelse på att utvecklingen går i rätt riktning, eller att ni har uppnått önskad effekt.

Effekthemtagning

I början av ett förbättringsprojekt bör man ta fram en effekthemtagnings¬plan. En sådan bidrar till att summera och visualisera vilka effekter, såväl kvalitativa som ekonomiska, en satsning förväntas utmynna i. Planen kan innehålla

  • en beskrivning av respektive effekt
  • information om hur den ska mätas och följas upp
  • vem som ansvarar för att mätningen utförs
  • hur uppföljningen ska utföras.

Effekthemtagningsplanen behöver följas upp och hållas uppdaterad, inte bara under projektets gång utan också efter att det har avslutats.

Eftersom effekterna i många fall uppstår efter att projektet avslutats är projekt- eller uppdragsledaren sällan den som ska säkerställa att förväntad effekt har uppnåtts. En effekthemtagningsansvarig kan istället behöva utses.

Det här innehåller en tydlig plan för uppföljning och planering av effekthemtagning:

  • En beskrivning av de effekter och resultat som förväntas (kostnader och nyttor).
  • En beskrivning av vad som ska mätas, hur och när.
  • Uppgift om vem som ansvarar för effekthemtagningen.
  • Uppgift om vem som ansvarar för att följa upp.

Nyttorealisering

Nyttorealisering kan beskrivas som ett systematiskt arbete med att säkerställa och optimera nyttan med det förändringar som ska genomföras. Det är ett bra stöd i arbetet med att styra investeringar och att säkerställa hemtagningen av den förväntade nyttan av förändringarna. Att arbeta med nyttorealisering kan leda till ett säkrare investeringsbeslut.

Nyttorealisering som beslutsunderlag kan säkerställa att man tillfredsställer de behov där nettonytta är störst, det vill säga att målgruppen får mer nytta för pengarna.

Kontakt

Senast uppdaterad: