Analysera nuläge

En nulägesanalys kan innefatta en grundläggande omprövning av verksamheten, en analys av kostnaderna och hur myndighetens resurser används, samt en helhetsanalys av myndigheten utifrån olika aspekter.

Syftet med nulägesanalysen är att ”ställa en diagnos” på hur verksamheten eller myndigheten fungerar. Den utgör också en viktig del av beslutsunderlaget.

Det här ska nulägesanalysen resultera i:

  • Ett beslutsunderlag för börläget.
  • En beskrivning av vad verksamheten presterar i nuläget med utgångspunkt från mål och uppdrag.
  • Ett underlag för en nollmätning för att kunna mäta framtida förändringar mot börläge.
  • En beskrivning av de förändringar som behöver vidtas och hur de leder till ökad effektivitet.

Grundläggande analys

Myndigheterna utför sin verksamhet utifrån instruktionen, regleringsbrevet och andra krav. Nya uppgifter tillkommer och andra tas bort. Vilka delar i verksamheten som prioriteras och förändras varierar över tid och har olika orsaker.

Emellanåt kan det därför uppstå ett behov att göra en mer grundläggande analys, eller omprövning, av verksamheten. Med ett kritiskt och omprövande perspektiv ställs frågor om all verksamhet och om det finns mer effektiva sätt att genomföra myndighetens uppgifter och nå målen.

Analys av kostnader

En viktig del i nulägesanalysen är att få en uppfattning om hur myndighetens resurser används genom att analysera verksamhetens kostnader. Om ni inte har fått ett riktat effektiviseringskrav från regeringen, som definierar vad som ska effektiviseras, kan det finnas behov av att se över hur kostnaderna i hela myndigheten fördelar sig. En sådan översyn gör det möjligt att se var den största potentialen att effektivisera finns.

Analys av helheten

För att få en ökad förståelse för förutsättningarna att bedriva myndighetens verksamhet mer effektivt, kan ni behöva analysera olika aspekter på myndigheten och vilka faktorer som främjar respektive hindrar en effektiv verksamhet.

Förslag på aspekter som kan analyseras

Ledning och styrning
En del i arbetet med att se över om verksamheten bedrivs effektivt är att se om myndighetens ledning och styrning gör det möjligt att leverera tjänsterna effektivt, och om styrningen leder verksamheten mot målen.

Struktur och samverkan
En effektiv verksamhet kräver en fungerande organisations¬struktur och goda förutsättningar för intern och extern samverkan.

Processer och arbetssätt
För att veta hur effektiv myndigheten är, bör ni ta reda på om de identifierade processerna och arbetssätten gör det möjligt att leverera effektivt på det som myndigheten ska göra och uppnå.

Ställ er följande frågor:

  • Är myndighetens processer och arbetssätt effektiva för de uppgifter myndigheten ska lösa och de mål som ska nås?
  • Är myndighetens processer och arbetssätt anpassade utifrån våra målgrupper och deras behov?
  • Stödjer eller hindrar våra processer och arbetssätt oss från att bedriva en verksamhet med hög effektivitet och kvalitet? Vad är det som skapar problem i arbetet och varför?
  • Har myndigheten ett strukturerat och systematiskt arbete för att ständigt förbättra processer och arbetssätt?

Kompetens och resurser
En effektiv verksamhet förutsätter rätt kompetens och resurser.

  • Har organisationen rätt kompetens och på rätt plats för att utföra sitt uppdrag?
  • Hur arbetar myndigheten för att utveckla kompetensen i organisationen i relation till det som myndigheten ska göra?

Kultur
En förutsättning för en effektiv och väl fungerande myndighet är att kulturen stödjer myndighetens uppdrag och leverans. Ett tillvägagångsätt kan vara att fokusera på tre områden:

  • samsyn på uppdraget
  • trygghet i rollen som statsanställd
  • etisk kompetens.

Kontakt

Senast uppdaterad: