Förbered förändringen

För att skapa förståelse, vilja och engagemang för förändringen behöver du identifiera och kommunicera vad som ska hända, varför förändringen behövs och vad som är målbilden. Du behöver även analysera hur förändringen påverkar organisationen och vilken kapacitet som finns för att genomföra den, samt identifiera målgrupperna och riskerna. Resultatet av analysarbetet sammanfattar och dokumenterar du i en plan för förändringsarbetet.

Processen för förändringsledning i tre steg: förbered, genomför och förstärk.

Identifiera vad och varför

För att nå fram med budskapet om förändring behöver organisationen kunna förklara vad som ska hända, varför det behöver hända och vilken nytta som uppnås med förändringen. Det är också viktigt att skapa en känsla av allvar och angelägenhet och förklara varför förändringen behöver ske just nu. I det sammanhanget är det en fördel att använda ett tydligt bildspråk och trovärdiga och tydliga fakta.

  • Vad är det som kommer att hända?
  • Varför behöver förändringen genomföras?
  • Vad händer om vi inte genomför förändringen? 
  • Vilken nytta uppnås med förändringen för medarbetarna/organisationen/de som verksamheten är till för?

Skapa en tydlig målbild

En tydlig målbild beskriver den nytta som ska uppnås med förändringen och hur det ser ut i organisationen när förändringen genomförts. Det behöver också vara tydligt hur den aktuella förändringen kan kopplas till de strategiska målen. Finns övergripande effektmål kan dessa också kommuniceras. 

  • Vad vill vi uppnå med förändringen?
  • Vad är det önskade framtida tillståndet?
  • Vad kommer det innebära för medarbetarna/organisationen/de som verksamheten är till för när vi uppnår förändringen?
  • Vad är problemet i dag och hur vill vi att det ska se ut när vi är klara?

Identifiera målgrupper

Identifiera vilka som blir berörda av förändringen och på vilket sätt. Beroende på vilka som berörs behöver du organisera och kommunicera förändringsarbetet på olika sätt. 

  • Vilka grupper av medarbetare och chefer berörs av förändringen?
  • Hur påverkas de?
  • Hur kommer olika målgrupper att reagera?
  • Vilken kommunikation behövs till olika målgrupper?

Bedöm omfattning och påverkan

För att bedöma omfattningen av förändringen behöver du göra en analys. Analysen ger svar på behovet av förändringsledning, men svarar också på vilka som berörs och på vilket sätt. Analysen bör utgå från det faktiska nuläget och inte ett tänkt nuläge. En bra tumregel är att en förändring som handlar om att förändra kulturen i en organisation alltid kan anses vara omfattande.

  • Förändras kärnverksamheten?
  • Hur stor andel av medarbetarna berörs?  
  • På vilket sätt förändras medarbetarnas vardag?  
  • Medför förändringen även organisatoriska förändringar?
  • I vilken takt införs förändringen?
  • Är det en förändring som efterfrågas av dem som ska använda den?  

Bedöm organisationens kapacitet

För att en förändring ska vara möjlig behöver det finnas kapacitet att genomföra den. Organisationen behöver därför planera in genomförandet vid rätt tidpunkt och överväga behovet av prioriteringar så att inte alltför många förändringar genomförs samtidigt. I bedömningen av kapacitet ingår också att ta ställning till om ny kompetens behövs, till exempel genom utbildningsinsatser och läraktiviteter.   

  • Vilka pågående och kommande förändringar planeras?
  • Påverkas samma målgrupper av flera förändringar samtidigt?  
  • Finns tillräckliga resurser för att genomföra förändringen?   
  • Finns tillräcklig kunskap och förmåga att börja arbeta enligt det nya?
  • Vilken mognadsgrad finns i organisationen kring förändringsarbete?
  • Vid vilken tidpunkt bör förändringen genomföras?

Bedöm och hantera risker

Ännu en del i förberedelsearbetet är att göra en riskbedömning. Det är inte lämpligt att du återanvänder projektets riskbedömning eftersom riskerna för genomförande av själva förändringen kan vara helt andra än de projektrisker som identifierats. 

  • Vilket motstånd kan identifieras hos de som påverkas av förändringen?
  • Finns det risker kopplade till tidsplanen?
  • Finns det risker kopplade till ledarskapet?
  • Finns det så allvarliga risker att förändringen behöver avbrytas om de inträffar?
  • Har förändringen samband med andra pågående förändringar?

Ta fram en plan för förändringsarbetet

Resultatet av analysarbetet sammanfattar du i en förändringsplan. Som grund för planen behöver du ha en övergripande strategi för hur förflyttningen från nuläget till ett nytt läge ska gå till. Planen behöver vara ett levande dokument som löpande uppdateras utifrån nya kunskaper och erfarenheter.  

Förändringsplanen bör bland annat innehålla: 

  • Förändringsägare och ansvar
  • Arbetets organisering och resurser
  • Kommunikationsaktiviteter
  • Aktiviteter för stöd till chefer
  • Utbildnings- och läraktiviteter
  • Aktiviteter för delaktighet
  • Aktiviteter för att kontinuerligt följa upp och förstärka förändringen.