Koppla ihop verksamhet och kostnader

Redovisningsplanen utgör grunden för myndighetens uppföljning av kostnader och kopplar ihop verksamheten med ekonomin. Tidredovisning kan vara en förutsättning för att få en rättvisande bild av kostnaderna.

Redovisningsplanen är indelad i två delar: extern¬redovisning (kontoplan) och internredovisning (objektplanen). Externredovisningen visar vad som händer mellan myndigheten och omvärlden. Internredovisningen hanterar händelser, omfördelningar och resursanvändning inom myndigheten.

Objektplanen ger en bild av den verksamhet som myndigheten bedriver. Utgångspunkten bör vara att objektplanen ska spegla det styrnings- och uppföljningsbehov ni har på myndigheten.

Kontoplan

Objektplan Styrning och uppföljning

Konto Organisation Verksamhet Projekt Finansiering Motpart
Vad har hänt? Kostnad Vem ansvarar? Prestation Aktivitet Preciserad uppgift Finansiär Mellanhavande

Organisation används för ansvarsställen såsom avdelning eller enhet. Utgå från det delegerade ansvaret i arbetsordningen.

Verksamhet innefattar det arbete, aktiviteter, prestationer, processer som utförs på myndigheten. Utgångspunkten för hur ni delar in verksamheten bör vara de krav som finns i de externa och interna styrdokumenten.

Projekt bör ha en preciserad uppgift med en i förväg bestämd resursram. Finns det ingen avgränsning bör det redovisas under verksamhet istället. Projektformen är ett sätt att delegera ansvar och befogenhet.

Finansieringsfältet används till att redovisa hur verksamheten är finansierad vilket vanligtvis är via anslag, avgifter eller bidrag.

Motpart visar vem vi har mellanhavanden med. Det är ett av inslagen i inrapporteringen till statsredovisningen och i bokslutsarbetet. Genom att ha det som ett fält blir det lättare att följa det löpande arbetet.

Tidredovisning kan underlätta att fördela kostnader

För att få en rättvisande bild av kostnaderna ska de gemensamma kostnaderna fördelas ut på rätt sätt. I en stor myndighet kan tidredovisning vara en förutsättning för detta. Tidredovisning handlar om att redovisa den tid som läggs på olika aktiviteter och uppgifter i myndigheten.

Objektplanen är grunden för tidredovisningen. Den kan bidra med underlag för att

  • bedöma tidsåtgången för olika aktiviteter, vilket ger förutsättningar för planering
  • relatera resultatet till den tid som lagts ned, vilket gör det möjligt att till exempel jämföra resultat och tid mellan olika enheter, eller jämföra resultat i förhållande till tid mellan åren
  • beräkna produktivitet
  • bedöma om tiden läggs ned på det som är prioriterat.

När ni utformar objektplanen och tidredovisningen kan det vara bra att tänka på följande:

  • Utgå ifrån er instruktion och ert regleringsbrev.
  • Kartlägg informationsbehovet.
  • Ha en logisk struktur, så att till exempel budget och utfall hänger ihop.
  • Involvera både chefer och medarbetare i arbetet med objektplanen för att säkerställa att den blir relevant.
  • Tänk på att kraven på information kan se olika ut beroende på var ifrån efterfrågan kommer.
  • Se till att det går att fördela både direkta och indirekta kostnader.
  • Koderna bör vara lätta att identifiera, det bör framgå om det är en prestations-, organisations- eller finansieringskod.
  • Se till att kodstrukturen är flexibel, så att det finns utrymme om det tillkommer ett informationsbehov.
  • Ha en lagom ambitionsnivå, så att objektplanen inte blir för detaljerad.
  • Strukturen ska vara enkel att förstå.

Kontakt

Senast uppdaterad: