Myndigheten ska redovisa antal och styckkostnader vid stort antal ärenden

Myndigheter som i något ärendeslag hanterar ett stort antal ärenden ska redovisa antalet och styckkostnaden för handläggningen av dessa ärenden. Här finns tips på vad ni bör fundera på och diskutera igenom innan ni tar fram styckkostnaderna.

Reglerna om att redovisa styckkostnad gäller inte för alla myndigheter utan endast för de myndigheter som i något ärendeslag hanterar ett stort antal ärenden. Det finns ingen absolut gräns för vad som är ett stort antal ärenden. Varje myndighet får, i relation till den egna verksamheten, bedöma vad som är ett stort antal ärenden i det enskilda fallet.

Hur bör myndigheten dela in ärendeslagen?

Även om ni har relativt lätt att identifiera myndighetens olika ärendeslag ska ni kanske fundera på om några av dem bör underindelas. Det kan behövas om till exempel handläggningstiderna inom ärendeslaget varierar stort. Vissa av ärendena inom ärendeslaget kan vara i form av ”standardärenden” där handläggningen följer givna arbetsmoment.

Andra ärenden inom ärendeslaget kan vara komplicerade och kräver en helt annan handläggning, till exempel när myndigheten behöver begära in mer underlag och göra olika typer av bedömningar. Då bör ni fundera på att dela ärendeslaget i standardärenden och komplicerade ärenden eftersom styckkostnaderna blir ganska olika i dessa två grupper.

Hur ska myndigheten ta fram den totala verksamhetskostnaden inom ärendeslaget?

De fasta kostnaderna, till exempel lokalkostnad, kan vara ganska lätta att ta fram. Även personalkostnaderna för den personal som arbetar med handläggningen kan vara relativt lätta att ta fram. Däremot kan det vara svårt att bedöma vilka indirekta kostnader, eller OH-kostnader, myndigheten ska räkna med.

När ni ska fördela OH-kostnaderna på respektive ärendeslag måste ni fundera på vad som är en rättvis fördelning.

  • Används vissa OH-kostnader kanske mer i vissa ärendeslag, till exempel kostnader för datorer, it-system och kopieringsmaskiner?
  • Används OH-kostnaderna lika mycket i de olika ärendeslagen? Eller bör myndighetens kostnader för olika utredningar fördelas på alla ärendeslag i samma omfattning?

Myndigheten behöver också besluta om en fördelningsprincip för avskrivningskostnaderna på de anläggningstillgångar som används i handläggningen. Därför är det viktigt att noga tänka igenom fördelningsnycklar för OH-kostnaderna.

Vilket antal ärenden ska myndigheten dela den totala verksamhetskostnaden inom ärendeslaget med?

Den totala verksamhetskostnaden kan delas med antalet

  • beslutade ärenden under året
  • inkomna ärenden under året
  • inkomna och beslutade ärenden.

Ni bör undersöka inflödet och handläggningstiderna inom ärendeslagen innan ni bestämmer vilket antal ärenden som blir mest rättvisande.

Konsekvenser om ni väljer att dela verksamhetskostnaden med

– antalet beslutade ärenden

Om myndigheten ett år råkar ha många ärenden med kort handläggningstid och ett annat år har flest ärenden med lång handläggningstid, blir jämförelsen av styckkostnaderna mellan åren inte rättvisande om ni använder antalet beslutade ärenden.

– antalet inkomna ärenden

Om antalet inkomna ärenden varierar stort över tid kanske styckkostnaden beräknad med antalet inkomna ärenden också blir missvisande.

– antalet beslutade ärenden eller antalet inkomna ärenden

Om handläggningstiderna inom ärendeslaget varierar stort kan antalet beslutade ärenden eller antalet inkomna ärenden ge en styckkostnad som i värsta fall kan vara direkt missvisande.

Ta fram en preliminär styckkostnad inför räkenskapsåret

Om ni har tagit fram en preliminär styckkostnad, och sedan följer upp den mot den faktiska kostnaden vid årets slut, kan det vara lättare att förstå varför den definitiva styckkostnaden avviker från den preliminära. Med den metoden kan ni lättare hitta vilken del av kostnaden ni har felbedömt i den preliminära beräkningen. 

 

Kontakt

Senast uppdaterad: