Stöd för inrapportering i Hermes

I samband med helårsskifte och årsbokslut ska rätt saker rapporteras in och stämmas av vid rätt tidpunkt.

Decemberutfallet och  preliminärt anslagsutfall

Anslagsutfall för december och preliminärt helårsutfall rapporteras. Kontrollera i första hand att utfallet på anslag och inkomsttitlar är korrekt inrapporterat. Det kan stämmas av med hjälp av rapporterna

  • Avstämning av anslag och inkomsttitlar
  • Anslagsredovisning
  • Specifikation inkomsttitlar.

Kontrollera också att dispositionsrätterna (tilldelade medel med mera) är korrekta i rapporten Anslagsredovisning, det vill säga att de stämmer överens med regleringsbrev, att ingående överföringsbelopp är rätt och så vidare.

Anslagsfördelning

Anslagsfördelning (realekonomiskt utfall) ska rapporteras. Samtliga S-koder (även balansräkningens S-koder) ska vara korrekt inrapporterade.

Rapporter kopplade till realekonomiskt utfall som bör stämmas av:

  • Balans- och resultaträkning specifikation S-kod
  • Anslag – S-kod alternativt Anslagsfördelning.

Motpartsavstämning

För att kunna rapportera motparterna korrekt ska du ha rapporterat rätt utfall på S-koderna totalt. Kontrollera att den preliminära inrapporteringen på S-koder stämmer.

Ett sätt att göra detta på är att först kontrollera om balans- och resultaträkningen i Hermes stämmer överens med balans- och resultaträkningen i det lokala systemet. När detta stämmer bör du gå vidare och titta på rapporterna Balans- och Resultaträkning specifikation S-kod.

När det gäller motparter är det krav på att du ska rapportera in dina mellanhavanden med andra statliga myndigheter. Stäm i första hand av att det som du själv har motpartsrapporterat är rätt. Det är också viktigt att myndigheter hjälps åt att utreda differenser.

Rapporterna som ska stämmas av:

  • Specifikation Motpart – S-kod
  • Specifikation S-kod – Motpart.
  • Rapporten Motpartsavstämning ska vara avstämd och eventuella differenser ska vara rättade eller om det inte går ska de vara kommenterade.

Definitivt helårsutfall samt fullständig anslagsfördelning

Kontrollera att utfallet på anslag och inkomsttitlar är korrekt inrapporterat. Kontrollera också att dispositionsrätterna (tilldelade medel med mera) är korrekta i rapporten Anslagsredovisning.

Om det av någon anledning finns avvikelser som du inte hinner rätta i systemet bör ESV meddelas.

Rapporter som ska stämmas av:

  • Avstämning av anslag och inkomsttitlar.

För att stämma av dispositionsrätterna måste denna avstämning kompletteras med avstämning av tilldelade medel med mera i någon av rapporterna

  • Anslagsredovisning
  • Anslagsrapport detaljerad

Alternativt kan avstämningen göras med hjälp av rapporterna:

  • Specifikation inkomsttitlar
  • Anslagsredovisning

S-koderna ska vara korrekt inrapporterade. Kontrollera att den preliminära inrapporteringen på S-koder stämmer. Ett sätt att göra detta på är att först kontrollera om balans- och resultaträkningen i Hermes stämmer överens med balans- och resultaträkningen i det lokala systemet.

När detta stämmer bör du gå vidare och titta på rapporterna Balans- och Resultaträkning specifikation S-kod. Om du har gjort detta i samband med motpartsrapporteringen och inte gjort någon ytterligare förändring av redovisningen i ditt lokala system behöver du inte sända en ny fil och denna avstämning behöver inte göras igen. Däremot måste du kontrollera att din anslagsfördelning (realekonomisk fördelning av anslag) är korrekt.

Rapporter som ska stämmas av är:

  • Balans- och resultaträkning specifikation S-kod
  • Anslag – S-kod

Särskild dokumentation och slutlig rapportering

Särskild dokumentation ska vara upprättad för de cirka 40 största myndigheterna och inrapportering gjord i överensstämmelse med den. För övriga myndigheter som inte lämnar särskild dokumentation ska inrapporteringen vara slutlig om inte särskilda skäl föreligger.

Det krävs att avstämning av inrapporterat utfall på anslag, inkomsttitlar, S-koder och dispositionsrätter görs. Balans- och resultaträkningen i Hermes måste stämma överens med balans- och resultaträkningen som upprättats i den särskilda dokumentationen eller den version av årsredovisningen som finns tillgänglig. Motpartsavstämning bör kontrolleras igen. Ta ut samtliga "bokslutsrapporter" och stäm av:

  • Anslagsredovisning
  • Specifikation inkomsttitlar (eller avstämning av anslag och inkomsttitlar)
  • Balansräkning
  • Resultaträkning
  • Kvartalsavstämning (av betalningar)
  • Motpartsavstämning
  • Årskontroll
  • Kontroll av S-koder för betalningar
  • Särskild info
  • Balansräkning specifikation S-kod
  • Resultaträkning specifikation S-kod
  • Balansräkning med jämförelsesiffror*
  • Resultaträkning med jämförelsesiffror*
  • Anslag – S-kod

*Om redovisningsprinciperna ändras så kommer inte jämförelsesiffrorna att stämma.

Särskild information

Inrapporteringen gör du i Hermes under fliken Statsredovisning/Utfall/Särskild info. Här rapporteras

  • totala antalet årsarbetskrafter
  • medelantalet anställda under året fördelade på antalet män och antalet kvinnor 
  • sjukfrånvaro.

Om myndigheten har några ansvarsförbindelser, garantiåtaganden eller bemyndiganden på anslag för året så rapporterar du även dessa.

Årsredovisning ska lämnas till regeringen senast den 22 februari 2018.

Eventuella kompletteringar på grund av upprättad årsredovisning

Ändringar av inrapporterat utfall får göras fram till och med fredagen den 23 februari. Eventuella fel som upptäcks efter att särskild dokumentation har lämnats och rapporterats, ska rapporteras så fort som möjligt fram till att årsredovisningen har lämnats.

När årsredovisningen lämnas till regeringen bör myndigheten kontrollera igen att alla uppgifter i Hermes stämmer överens med uppgifterna i årsredovisningen, om man gjort någon ytterligare inrapportering efter att särskild dokumentation/slutlig rapportering gjorts. Tänk på att även korrigera anslagsfördelning (realekonomisk fördelning) om du gör ytterligare rapportering.

Om kompletteringar görs – ta ut samtliga "bokslutsrapporter" och stäm av enligt ovan.

Betalningsavstämning

Myndigheten ska godkänna sina betalningsavstämningar för helåret. Eventuella differenser på betalningsavstämningen ska kommenteras av myndigheten. Vi rekommenderar att ni gör avstämningen efter sista inrapporteringen av decemberutfallet så att den inte glöms bort.

Kontakt

Senast uppdaterad: