7 Övrigt

Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte

Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd1

1 § Denna förordning gäller för myndigheter under regeringen.

2 § En myndighet skall i sin verksamhet främja utvecklingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte inom den offentliga förvaltningen.

3 § Myndigheter med fler än 50 anställda ska hantera sina utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Kravet gäller dock inte för beställningar som

  1. görs av Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk, Försvarets radioanstalt, Totalförsvarets forskningsinstitut eller Säkerhetspolisen, eller
  2. är olämpliga att hantera elektroniskt av sekretesskäl eller säkerhetsskyddsskäl.

Ekonomistyrningsverket får meddela föreskrifter om sådan hantering av beställningar och om standarder eller liknande krav som ska vara gemensamma för elektroniskt informationsutbyte i samband med beställning, leverans och fakturering av varor och tjänster. Verket ska vid utarbetande av föreskrifter beakta nationell och internationell standard.2

(F. 2013:870)

ESV:s föreskrifter till 3 §

Allmänt

Myndigheter ska effektivisera sina beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocesser genom att använda IT-system som stödjer detta arbetsflöde.

Samtliga myndigheter, oavsett antal anställda, ska tillhandahålla en leverantörsportal för de leverantörer som inte själva har möjlighet till elektroniskt informationsutbyte avseende faktura.

Myndigheter, med fler än 50 anställda, ska även hantera sina utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt och tillhandahålla en leverantörsportal för elektroniskt informationsutbyte avseende produktkatalog och order

Antal anställda

Med antal anställda avses i detta sammanhang antalet årsarbetskrafter.

Beställning

En beställning ska i normalfallet ha godkänts i myndighetens IT-system av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan den kommuniceras till leverantör.

En beställning avser en begäran om leverans av en vara eller tjänst. Beställningar kan förekomma vid alla olika former av upphandlingsförfaranden enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling.

Elektronisk hantering av beställningar avgränsas till momspliktiga köp enligt 11 kapitlet mervärdesskattelagen (1994:200) vid omsättning av varor och tjänster.

Faktura

Med faktura avses sådan handling som tas fram enligt 11 kap. mervärdesskattelagen (1994:200) vid omsättning av varor och tjänster.

En skannad faktura där fakturans ursprungliga form är papper som skannas och tolkas för vidare behandling i elektronisk form, är inte att betrakta som en elektronisk faktura.

När fakturering sker mellan myndigheter ska hela hanteringen ske elektroniskt. Hantera innefattar i detta sammanhang att fakturautställaren ska upprätta en elektronisk faktura i sitt faktureringssystem och överföra denna elektroniskt till fakturamottagaren. Mottagaren ska ta emot fakturan elektroniskt samt registrera, attestera och godkänna fakturan för betalning i ett elektroniskt fakturahanteringssystem.

När fakturering sker till en utomstatlig fakturamottagare ska myndigheten upprätta en elektronisk faktura i sitt faktureringssystem. Överföring av faktura kan i dessa fall endast ske elektroniskt om mottagaren godkänner det. En myndighet som endast upprättar ett fåtal kundfakturor får använda en s.k. leverantörsportal för att skapa och överföra en elektronisk faktura.

Myndigheten ska ta emot elektroniska fakturor från utomstatliga fakturautställare som använder elektroniska fakturor enligt de standarder som beskrivs i denna föreskrift.

Om en faktura inkommer i pappersform från en utomstatlig fakturautställare och fakturan inte är från utlandet eller förenklad faktura ska myndigheten överföra och maskinellt tolka denna till elektronisk form samt hantera fakturan i ett IT-system med funktionalitet för hantering av elektroniska fakturor.

Fakturor från utlandet

Med faktura från utlandet avses handling som upprättas av utländsk näringsidkare vid omsättning av varor och tjänster.

Fakturor från utlandet ska överföras till elektronisk form men behöver inte tolkas maskinellt.

Förenklade fakturor - utlägg och kortköp

Inköp där erhållen faktura är förenklad omfattas inte av kravet att hantera beställningar av varor och tjänster elektroniskt.

Förenklade fakturor som upprättas eller tas emot i pappersform behöver inte överföras till elektronisk form.

Med förenklad faktura avses sådan handling som regleras i 11 kap 9 § första stycket mervärdesskattelagen (1994:200) och Skatteverkets föreskrifter som meddelats till den bestämmelsen.

Personliga utlägg och kortköp

Inköp som görs genom personligt utlägg alternativt betalas med kort där myndigheten är betalningsansvarig omfattas inte av kravet att hantera beställningar av varor och tjänster elektroniskt.

Standarder för e-handel och motsvarande

Senast den 1 november 2018 ska samtliga myndigheter, oavsett antal anställda, vara registrerade i PEPPOL:s registerfunktion, Service Metadata Publisher (SMP), för att kunna ta emot elektroniska fakturor. Samtliga myndigheter ska även kunna skicka elektroniska fakturor i PEPPOL:s infrastruktur.

En myndighet ska vid sin hantering av beställnings- och fakturaprocesser ha kapacitet att använda nedanstående specifikationer:

SFTI Svekatalog Version 2.0
SFTI Sveorder BIS 28A Version 1.0
PEPPOL BIS Orderöverenskommelse Version 1.0
PEPPOL BIS Punch Out Version 1.0
PEPPOL BIS Billing (fr.o.m. 1 april 2019) Version 3.0
SFTI Svefaktura BIS 5A Version 2.0
SFTI Svefaktura Version 1.0
SFTI Sveleveransavisering BIS 30A 1.0 Version 1.0

En myndighet ska i övrigt utgå från nedanstående specifikationer om man väljer andra standarder för elektroniska meddelanden än de som rekommenderas i föregående stycke.

SFTI Scenario 6.1 Avrop mot ramavtal Version 2.7-2.9
SFTI Scenario 6.3 Avrop mot ramavtal med leveransavisering Version 2.7-2.9
SFTI Fulltextfaktura Version 2.3-2.4

Myndigheten ska välja ett ändamålsenligt överföringssätt för elektroniska meddelanden.

Denna bestämmelse omfattar inte den del av myndigheters affärsmeddelanden, exempelvis fakturor eller beställningar, som vid föreskriftens ikraftträdande hanteras med en annan på marknaden etablerad standard för elektroniska meddelanden.

ESV:s allmänna råd till 3 §

Allmänt

Ett IT-system bör innehålla följande arbetsflöden för att stödja beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocesserna:

    - Hantera produktinformation från leverantören
    - Söka produkter
    - Skapa beställningsunderlag
    - Godkänna beställning
    - Skicka beställning
    - Hantera orderändringar
    - Bekräfta leveransens kvalitet
    - Hantera faktura
    - Följa upp inköp

Elektroniskt informationsutbyte i beställnings- och fakturaprocessen mellan myndighet och utomstatlig leverantör bör eftersträvas, men förutsätter att leverantören samtycker till detta.

Beställning

Det är möjligt att godkänna beställningar i IT-systemet i efterhand om det gör att myndighetens inköp därigenom kan effektiviseras. Exempelvis skulle det kunna gälla inköp under vissa belopp och för specifika personer. Godkännande efter beställning kräver dock att myndigheten bibehåller god intern styrning och kontroll.

Beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocesserna bör hanteras med stöd av ett IT-system som möjliggör matchning av fakturor, beställningar och leveranser samt andra lämpliga automatiska kontroller.

Om en utomstatlig leverantör inte samtycker till elektroniskt informationsutbyte i beställnings- och fakturaprocessen bör myndigheten använda IT-systemet för de interna arbetsprocesserna, som att skapa beställningsunderlag och godkänna beställning.

Kraven i förordningen att hantera beställningar elektroniskt avser myndigheten i rollen som köpare. Myndigheter bör på motsvarande sätt hantera beställningar elektroniskt i sin roll som säljare om myndighetens verksamhet kan effektiviseras eller om det ger betydande serviceeffekter.

Faktura

Samtliga myndigheter, oavsett antal anställda, ska hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt enligt bestämmelserna i 21 f § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring.

En kreditnota bör hanteras på motsvarande sätt som faktura.

Rekvisitioner av bidrag, deklarationshandlingar avseende skatter samt aviseringar av exempelvis hyror och räntor innefattas inte i definitionen av faktura och behöver inte enligt denna förordning hanteras elektroniskt. Myndigheten bör dock eftersträva att hantera också dessa handlingar elektroniskt, om en sådan hantering innebär att verksamheten kan effektiviseras.

Förenklade fakturor

Beställningar som genererar förenklade fakturor behöver enligt denna förordning inte hanteras elektroniskt men bör hanteras i myndighetens IT-system om myndighetens verksamhet därigenom kan effektiviseras. Myndigheten bör ta fram interna riktlinjer för hur olika typer av beställningar som genererar förenklade fakturor ska hanteras.

En myndighet bör hantera förenklade fakturor elektroniskt på motsvarande sätt som myndigheten hanterar andra fakturor, om myndighetens verksamhet därigenom kan effektiviseras.

Personliga utlägg och kortköp

Vad som sägs ovan om förenklade fakturor gäller även personliga utlägg och kortköp.

Standarder för e-handel och motsvarande

Myndigheten bör följa SFTI:s rekommendationer för överföring av elektroniska meddelanden.

Myndigheten bör använda PEPPOL:s infrastruktur för överföring av elektroniska meddelanden avseende produktkatalog och order.

4 § Ekonomistyrningsverket får i enskilda fall besluta om undantag från kravet i 3 § första stycket och från föreskrifter som meddelats med stöd av 3 § andra stycket, om det behövs i avvaktan på att en myndighet ska kunna ansluta sig till sådana tjänster för elektroniska beställningar som tillhandahålls av Statens servicecenter eller om det finns andra särskilda skäl.

(F. 2012:544)

5 § Har upphävts genom förordning (2018:360).

(F. 2018:360)

Kontakt

    • Rådgivning i redovisnings- och finansieringsfrågor
    • red@esv.se
    • 08‑690 45 91
    • må, on, fr kl. 9.30–11

Senast uppdaterad: