Innovation och samverkan i staten behövs för att möta framtidens utmaningar

2022-10-26 | Nyhet

Den 13 oktober gick årets upplaga av ESV-dagen av stapeln. I år blickade vi framåt och diskuterade bland annat innovation, styrning, samverkan och kompetensförsörjning.

I år samlades omkring 450 personer på ESV-dagen, som är ESV:s årliga mötesplats för ekonomistyrning i staten. Efter ett par digitala konferenser i pandemins spår kunde vi träffas igen och nätverka med andra deltagare och utställare från förvaltningen.

esv-dagen.jpg

Vad händer med statsförvaltningen under mandatperioden?

Christina Gellerbrant Hagberg, generaldirektör Arbetsgivarverket, inledde konferensen med en analys av fyra områden som kommer prägla framtidens förvaltning. För det första måste vi fortsätta anpassa oss till den förändrade arbetsmarknaden med ökat distansarbete. Myndigheterna behöver utnyttja de tekniska möjligheterna för att utveckla sådant som varit svårare att hantera på distans, exempelvis innovation och att få känslan av sammanhang.

Kompetensförsörjningen är också viktig. Det är konkurrens om vissa kompetenser och politiska prioriteringar ökar rekryteringsbehovet inom exempelvis polisen och Försvarsmakten. Men alla myndigheter behöver fundera över hur vi kan attrahera nya medarbetare och få befintliga att stanna kvar.

Att stärka hela statens beredskap ur ett totalförsvarsperspektiv är också något som kommer att kräva stora satsningar och ett stort engagemang. Därutöver kräver Sveriges EU-ordförandeskap ett stort åtagande för förvaltningen.

Gellerbrant Hagberg anser att förvaltningen har goda förutsättningar att hantera utmaningarna. Men det kräver att vi samverkar och motsvarar allmänhetens och företagens förväntningar på en effektiv, modern statsförvaltning man kan lita på.

Jenny Madestam, docent i statsvetenskap och universitetslektor i ledarskap vid Försvarshögskolan, fortsatte med en analys av förvaltningspolitiken. Hon konstaterar att den sällan är framträdande i valrörelsen, troligen för att allmänheten inte är så insatt i den och har en bild av att den är opolitisk.

Men det finns flera faktiska förslag på att effektivisera förvaltningen från de fyra partierna som ingår i det kommande regeringssamarbetet. Det gäller både förslag om att slå samman eller lägga ner myndigheter och att öka digitaliseringen. Det finns även motioner om att motverka en upplevd politisering av förvaltningen, där myndighetschefer tillsätts politiskt och tjänstemän driver en politisk agenda. Dessa förslag kan delvis sägas utgå från politiska konfliktlinjer.

Med andra ord går det att styra ganska mycket med förvaltningspolitik, och Madestam ställer sig frågan om man kan se den som politikens ”hemliga vapen” som inte gör så mycket väsen av sig mot väljarna.

Hur minskar vi de felaktiga utbetalningarna från välfärdssystemen?

Eva Lindblom, chef för enheten för korrekta utbetalningar på ESV, gav en bild av arbetet med att minska de felaktiga utbetalningarna från välfärdssystemen. Arbetet regleras av en förordning, så det finns en långsiktig ambition. Riksdagen har även beslutat om ett övergripande mål om att utbetalningarna ska vara korrekta de felaktiga ska minska och att fel ska motverkas.

Felen är ganska omfattande om man räknar in allt från slarv till organiserad brottslighet. Det skadar förtroendet för de utbetalande myndigheterna, men även för välfärdssystemen och staten i stort. Så det finns en del att göra. ESV samordnar de utbetalande myndigheternas arbete där samverkan är en förutsättning för att kunna utbyta information och kunskap och få ett helhetsperspektiv på problemet.

Det pågår bland annat omfattningsstudier för att ta reda på hur stort fusket är. Utbetalningsmyndigheterna genomför själva studierna och redovisar dessa till ESV som sedan ska analysera och redovisa resultatet till regeringen nästa år. Det behövs för att regeringen ska kunna redovisa mot riksdagens uppsatta mål. ESV har även lämnat förslag till regeringen för hur myndigheternas möjligheter att minska felen kan förbättras. Så det pågår en hel del olika initiativ inom området.

Ett centralt sådant initiativ berättade Mikael Westberg om. Han är särskild utredare för utredningen av inrättande av Utbetalningsmyndigheten, som är tänkt att starta 2024. Myndighetens huvuduppgift är att ansvara för alla utbetalningar från välfärdssystemen som i dag hanteras av Arbetsförmedlingen, CSN, Försäkringskassan, Migrationsverket, Pensionsmyndigheten och a-kassorna.

Utbetalningsmyndigheten kommer att få bättre förutsättningar att göra systemövergripande dataanalyser än vad de enskilda myndigheterna har idag. Detta förbättrar möjligheterna att identifiera felaktiga utbetalningar och misstänkta brott. Utbetalningsmyndighetens analyser kommer sedan att lämnas över till ansvariga myndigheter, som i sin tur kan göra återkrav eller polisanmäla misstänkta brott.

Hur innovativa är vi i statsförvaltningen?

Jakob Hellman, enhetschef på avdelningen för innovationsledning på Vinnova, konstaterade att det är drygt 12 år sedan målet formulerades om en innovativ och samverkande statsförvaltning som är rättssäker och effektiv. Och enligt en undersökning från Statistiska centralbyrån arbetar omkring 60 procent av myndigheterna systematiskt med innovation i dag.

Några framgångsfaktorer som förenar myndigheter som har lyckats med sitt innovationsarbete är att de har en innovationsfrämjande kultur och en tydlig riktning, strategi och vision för arbetet. Även om exempelvis styrsignaler i regleringsbrev kan vara bra för att komma igång, behövs det en inre drivkraft i organisationen där man ser innovation som en integrerad del av verksamheten.

Jon Simonsson, ordförande för Kommittén för teknologisk innovation och etik (Komet), underströk att det är utmanande för förvaltningen att jobba innovativt och samtidigt leva upp till regleringarna om rättssäkerhet och effektivitet. Det behöver dock inte vara en motsättning, men vi måste våga ompröva invanda arbetssätt och testa nytt utan att vara säkra på att det kommer funka direkt. Det gäller både inom enskilda myndigheter och genom samverkan i förvaltningen.

Om vi ska kunna utforma strukturer och arbetssätt som skär över myndighetsgränserna ställer det nya krav på styrning och ledarskap. Regeringen måste också visa att myndigheterna kan testa nya arbetssätt med ambitionen att effektivisera innovationsarbetet även när det finns risk för att man kan misslyckas.

Kompetensförsörjningen i statsförvaltningen

Claes Peyron, nordenchef på Universum, gav oss tips på hur myndigheter kan stärka sitt arbetsgivarvarumärke. Ett exempel är att våga visa upp en verklighetstrogen bild av arbetsplatsen. Potentiella medarbetare vill nämligen få en bild av vilka områden man kan vara med och utveckla.

Om en arbetsgivare är välkänd med gott rykte finns det fler kandidater som redan är intresserade av jobbet innan en rekrytering drar igång. Men det kan också leda till att befintliga medarbetare stannar längre. En ersättningsrekrytering kostar ungefär en årslön, så ett starkt arbetsgivarvarumärke bidrar till sänkta rekryteringskostnader.

Enligt en undersökning från Universum kommer lönenivån att i viss mån vara viktigare för akademiker i arbetslivet framöver, på grund av det ekonomiska läget. Men anställningstrygghet och balans mellan arbete och privatliv har också blivit viktigare på serenare år. Det kan statliga arbetsgivare använda sig av.

Ungefär hälften av studenterna och de unga akademikerna i arbetslivet vill jobba statligt, och de som inte vill det har ofta en felaktig bild av statliga arbetsgivare. Så det finns en hel del myndigheterna kan göra för att bli en attraktivare arbetsgivare.

Så utformar Finland framtidens styrning

Katju Holkeri, finansråd vid avdelningen för utvecklandet av statsförvaltningen i finska Finansministeriet, berättade om Finlands arbete med att utveckla en mer proaktiv styrning av förvaltningen, i samarbete med

OECD. En utgångspunkt har varit att förvaltningen ska bli bättre på att förutse förändringar i samhället och förstärka förtroendet från medborgarna.
OECD har föreslagit ett antal åtgärder. Det handlar bland annat om att långsiktigt inkludera framsyn och innovation som en del av förvaltningens centrala processer och att involvera medborgarna i den politiska beredningen. OECD förslår också nya samarbetsformer inom förvaltningen som ska motverka stuprör för att kunna lösa samhällsproblem över förvaltningsgränserna.

För att testa förslagen i praktiken har man startat fyra projekt, bland annat ett med inriktningen att hitta former av samverkan mellan tjänstemän och politiker som kan stärka förmågan till framsyn och innovation och som exempelvis tar upp frågor om tilliten mellan den politiska ledningen och tjänstemannaledningen. I projekten identifierar man vissa brister som behöver utvecklas och undersöker hur medborgarna ska kunna bli mer delaktiga i den utvecklingen.

Med en mer proaktiv styrning och stärkt förmåga till framsyn, innovation och utforskande av olika policyalternativ hoppas Holkeri att man ska lyckas öka problemförståelsen, långsiktigheten och stabiliteten över flera regeringsperioder.

En mer datadriven förvaltning – vad innebär det?

Francisca Hoyer, strategisk programledare inom naturlig språkförståelse på AI Sweden, beskrev potentialen i att använda språkmodeller för att effektivisera utredningsarbete och utveckla värdefulla tjänster mot medborgarna.

Förenklat kan man säga att språkmodeller är algoritmer som lär sig språk för att kunna hitta sannolikhetssamband i textdata, och analysera mönster i datamängder som är för stora att gå igenom manuellt. Modellerna kan användas för att söka i, klassificera, analysera och översätta texter, eller till och med generera text.

Svenska är ett litet språk och vi behöver bygga en egen kompetens och utveckla modeller på svenska för att hänga med i utvecklingen. I ett Vinnovaprojekt har AI Sweden validerat språkmodeller på svenska tillsammans med bland andra Kungliga biblioteket och Arbetsförmedlingen. Tanken har varit att utveckla en grundmodell som sedan kan vidareutvecklas av andra aktörer för specifika ändamål.

Men att specialanpassa en språkmodell kräver mycket resurser, både i form av hårdvara med tillräcklig beräkningskapacitet och tillgång till stora mängder träningsdata. AI Sweden har sökt ny finansiering från Vinnova för att fortsätta utforska det här området.

ESV:s utredare Emma Wallerö och Sven-Olof Junker berättade också om det senaste arbetet i ESV:s datalabb, där man nu fokuserar på automatiserade analyser av anslagsvillkoren i regleringsbreven och ett AI-stöd för att svara på remisser.

Jämställdhetsbudgetering i staten – motiv och metoder

ESV:s utredare Helen Forslind och Kristin Lilieqvist gav en introduktion till arbetet med jämställdhetsbudgetering i staten och hur den kan bidra till ökad samhällsekonomisk effektivitet.

Utgångspunkten är att Sverige inte är jämställd då kvinnor som grupp fortfarande har en svagare position i samhället. Men både män och kvinnor förlorar på ojämställdhet och syftet med jämställdhetspolitiken är att ändra dessa strukturer. Regeringen har uttryckt det övergripande jämställdhetspolitiska målet som att ”Kvinnor och män ska ha samma makt och möjlighet att forma samhället och sina egna liv”.

Strategin för att nå målet kallas jämställdhetsintegrering, och innebär att ett jämställdhetsperspektiv ska genomsyra alla politikområden. Jämställdhetsbudgetring i sin tur är jämställdhetsintegrering av hela budgeten, och inte bara särskilda satsningar på jämställdhetsåtgärder.

För att kunna följa upp olika insatser behövs könsuppdelad statistik, bland annat i myndigheternas årsredovisningar. Statistiken kan visa på skillnader mellan könen som kan leda till andra beslut än om man bara följer upp insatsernas effekt på målgruppen som helhet.

Myndigheterna kan arbeta med jämställdhetsbudgetering utifrån tre angreppssätt:

  • Hur myndighetens resursfördelning påverkar målgrupperna för dess kärnverksamhet och jämställdheten i samhället.
  • Hur myndighetens underlag utgör förutsättningen för regeringens arbete med jämställdhetsbudgetering.
  • Hur myndighetens i sitt arbetsgivaransvar påverkar jämställdheten på arbetsmarknaden.

Myndigheterna spelar alltså tre roller. Myndighet med ansvar för att verksamheten är likvärdig oavsett målgruppens kön. Samhällsaktör med ansvar för att använda sitt mandat och handlingsutrymme för att uppnå jämställdhetsmålen. Arbetsgivare som bemöter anställda och de som söker jobb jämställt.

Teknik och innovation kan skapa ett mer demokratiskt och inkluderande samhälle

Siduri Poli, serieentreprenör, investerare och författare, avslutade dagen med en personlig reflektion över hur den snabba tekniska utvecklingen påverkar samhället ur ett demokratiskt perspektiv.

Det finns både positiva och negativa aspekter. I det nya Web 3.0-landsapet finns det flera exempel där användare äger webblösningar tillsammans, och då flyttas makt från de stora teknikföretagen till de enskilda användarna. Samtidigt samlas mer makt hos vissa av dessa bolag när de skapar så kallad super-appar där man kan göra ”allting” på nätet i en och samma app.

Ett sätt att främja en positiv utveckling är att se till att det finns mångfald i de arbetsgrupper som jobbar med innovation. Enligt en undersökning från Harvard så ökar en arbetsgrupp kraftigt sin möjlighet att nå den tilltänkta målgruppen om det finns minst en person i arbetsgruppen som representerar målgruppen.

Dela

Kontakt