Fortsatt distansarbete och nya arbetssätt kan minska myndigheternas lokalkostnader

2022-04-01 | Nyhet

Myndigheternas lokalkostnader kan komma att minska över tid som en effekt av förändrade behov då medarbetarna antas fortsätta jobba mer på distans och med digitala arbetssätt även efter coronapandemin. Det är en av Ekonomistyrningsverkets (ESV:s) slutsatser efter att ha följt upp hur pandemin har påverkat myndigheternas verksamhetskostnader.

ESV har i ett egeninitierat uppdrag följt upp vilka bestående förändringar som har påverkat myndigheternas verksamhet och kostnader som en följd av coronapandemin, och vilka lärdomar man tar med sig in i det ”nya normala”.

– Vår förhoppning är att kunna bidra till reflektion över vilka fortsatta möjligheter till samverkan, verksamhetsutveckling och effektivisering som finns i spåren av pandemiårens erfarenheter, säger Thea Palm, utredare på ESV.

Fortsatt distansarbete och större geografisk frihet

Merparten av myndigheterna kommer erbjuda en stor del av sina medarbetare möjlighet att arbeta på distans i varierad utsträckning även efter pandemin. Fler myndigheter än tidigare kommer också i viss utsträckning att erbjuda medarbetarna att välja fritt var i landet de ska vara stationerade.

– Det kan öka möjligheten att anställa rätt kompetens och bli en attraktivare arbetsgivare. Samtidigt måste verksamhetens behov avgöra och förtroendet för att verksamheten bedrivs rättssäkert och effektivt får inte äventyras, säger Thea Palm.

Digitala arbetssätt kan effektivisera verksamheten

Många myndigheter arbetade redan innan pandemin med att tillvarata och utveckla digitala arbetssätt. Men ESV:s bild är att pandemin kan ha påskyndat utvecklingen och att myndigheternas verksamheter har digitaliserats i snabbare takt än tidigare

– De nya arbetssätten behöver utvärderas, men att använda digitala möjligheter kombinerat med mer traditionella arbetssätt kan effektivisera myndigheternas verksamhet, säger Thea Palm.

Nya lokalbehov kan minska kostnaderna över tid

Då myndigheternas verksamhet delvis förväntas genomföras på distans även fortsättningsvis bedömer ESV att lokalkostnaderna kan minska över tid, när nya avtal med mindre lokalyta för framför allt kontorslokaler kan realiseras.

– Men de förändrade arbetssätten ställer även krav på att myndigheterna förändrar sin lokalanvändning, samtidigt som det skapar nya möjligheter till effektiviseringar. Många myndigheter vill exempelvis samverka om lokaler, men i dag saknas det styrning mot lokalsamverkan inom staten, säger Thea Palm.

Behov av fortsatt utredning inom lokalförsörjningsområdet

Utifrån resultatet av uppföljningen ser ESV att det kan vara relevant att fortsätta utreda vissa områden. Bland annat anser ESV att man bör utvärdera om det finns behov av ändrad styrning av myndigheternas lokalförsörjning, om det finns behov av att förändra lokalförsörjningsförordningen och om kostnaderna för så kallade co-workingarbetsplatser ska kategoriseras som lokalkostnader.

Dela

Kontakt