Statligt samarbete behövs för en effektiv nystart

2021-10-20 | Nyhet

Den 13 oktober samlades över 300 kollegor från statsförvaltningen digitalt på ESV-dagen för att diskutera vilka erfarenheter från coronapandemin som vi tar med oss in i ”det nya normala”. Några återkommande teman var digitalisering, samarbete, och gemensamma lösningar.

Ulf Melin, professor i informatik vid Linköpings universitet, inledde programmet med att ge en bild av hur vi arbetat under pandemin. Mätningar visar att omkring 23 procent av alla som arbetar har jobbat hemma. Det är betydligt fler än innan. Av de som deltog på konferensen svarade hela 99 procent att de gjort det.

Digitala verktyg har varit en förutsättning för hemarbete, och efter inledande problem med bland annat infrastrukturen har videomöten snabbt blivit standard. Överlag har 90 procent av alla om jobbat hemma varit nöjda med hur det har fungerat och den självskattade produktiviteten har också gått upp.

Det ”nya normala” kommer att se olika ut för olika människor och organisationer och vi bör ta med oss de lärdomar vi fått under pandemin, inte minst för hur vi kan använda videomöten. Men varje organisation behöver klargöra sina ambitioner för den fortsatta digitaliseringen och vilka strategier som behövs för att hantera den.

Ny nationell styrning av en jämlik hälso- och sjukvård?

Sedan diskuterade Jean-Luc af Geijerstam, generaldirektör för Myndigheten för vård- och omsorgsanalys och Göran Stiernstedt, styrelseordförande för Karolinska Institutet, hur hälso- och sjukvården fungerat på systemnivå under pandemin.

Befintliga svagheter i systemet har synliggjorts, bland annat samspelet mellan regioner och kommuner samt ett uppdämt vårdbehov och långa väntetider. Samtidigt har samverkan mellan aktörerna utvecklats och det har blivit kortare beslutsvägar. På kort sikt har man klarat uppdraget med de resurser man har fått.

Det har höjts röster om att förstatliga sjukvården men det är inte nödvändigtvis rätt väg att gå för att lösa problemen enligt af Geijerstam Stiernstedt. Statens roll kan dock behöva förtydligas i dagens decentraliserade system. Riksdag och regering kan exempelvis satsa på stora, långsiktiga och politiskt brett förankrade förändringar av de grundläggande behoven på systemnivå. Ett sådant exempel är infrastrukturen för informationsdelning. Att göra det lättare att dela information och samarbeta mellan olika aktörer skulle underlätta för vårdpersonalen. Och det är till stor del något som behöver lösas via lagstiftningen.

Datadriven utveckling vässar förvaltningen

Anna Eriksson, generaldirektör för DIGG och Claire Ingram Bogusz, lektor vid institutionen för informatik och media vid Uppsala universitet, gav sin syn på hur Sverige kan bli bättre på att ta tillvara digitaliseringens möjligheter.

Sverige halkar efter i internationella jämförelser av digitaliseringen i offentlig sektor. Det beror delvis på att Sverige länge har varit bra på digitalisering i betydelsen att omvandla fysiska format till digitala, men att vi i viss mån ”fastnat” där och inte blivit lika bra på digitalisering i form av innovativ verksamhetsutveckling. Myndigheter är överlag vana att jobba effektivt och rättssäkert mot målgrupperna utifrån deras nuvarande behov. Men för att vara innovativ behöver man jobba mer långsiktigt och tillåtas ta risker och misslyckas. Det går att skapa sådana förutsättningar på olika sätt, exempelvis genom ett innovationslabb i en mer oberoende del av organisationen.

Myndigheterna behöver också bli bättre på att tillgängliggöra öppna data. Därför tillhandahåller DIGG Sveriges dataportal som samordnar och tillgängliggör data och API:er från offentliga och privata organisationer. Syftet är att fler ska kunna använda informationen och att den ska skapa fler och större nyttor.

Men den kanske viktigaste förutsättningen för att öka digitaliseringstakten i staten är möjligheten att utbyta data i en förvaltningsgemensam digital infrastruktur. Flera myndigheter har fått uppdrag inom området och DIGG ska etablera en digital arena för att möjliggöra samverkan för att främja delning och nyttiggörande av data.

En effektiv nystart

ESV lyfte hur arbetet med att hantera den ekonomiska styrningens utmaningar, gemensamma standarder och förändringsledning kan bidra till en nystart i förvaltningen. Utredare Karolina Larfors presenterade insikterna från ESV:s regeringsuppdrag om att ta fram en rapport med en samlad och aktuell bild av de fyra delarna av den ekonomiska styrningen i staten: resultatstyrning, finansiell styrning, intern styrning och kontroll samt internrevision.

ESV bedömer att styrningen fungerar väl och har en bred acceptans i förvaltningen. Men det finns också utmaningar inom alla fyra delområden. Tre gemensamma utmaningar kan vi särskilt behöva arbeta med i förvaltningen: hur myndigheterna ska tillämpa regelverken, spänningen mellan behovet av långsiktig styrning och en ettårig budget, samt digitaliseringen av informationen i budgetprocessen.

Utredare Sven-Olof Junker lyfte andra utmaningar inom digitaliseringsområdet baserat på erfarenheterna från ESV:s datalabb, exempelvis att statens textdokument oftast publiceras i pdf och därmed inte är anpassade för maskinell inläsning.

Denna utmaning blev tydlig i ESV:s arbete med att utveckla applikationen Resultaten i staten, där du kan söka bland mål och uppdrag i myndigheternas regleringsbrev och få sökträffarna matchade mot resultaten som redovisas i myndigheternas årsredovisningar. För att få texterna maskinellt sökbara behövde ESV göra ganska omfattande anpassningar av dokumentens textdata. Något som skulle vara betydligt lättare om det fanns gemensamma standarder för textdata i staten. Här behövs det samverkan i förvaltningen för att driva på en förändring.

Att arbeta med förändringsledning kan underlätta den digitala transformationen eller andra förändringar man vill driva igenom. Under pandemin har myndigheterna visat att de kan ställa om verksamheten snabbt. Det är positivt och vi kan passa på att fortsätta utveckla en förändringskultur inom statsförvaltningen.

Utredare Jolanta Feliga berättade om ESV:s metodstöd för förändringsledning som utvecklats tillsammans med fem andra myndigheter. Stödet bygger på en öppen standard som har anpassats för offentlig verksamhet. Det strukturerade arbetssättet utgår från en process i tre steg för den organisatoriska förändringen: förberedelse, genomförande och förstärkning.

Slösa aldrig bort en kris

Dagen avslutades med journalisten och författaren Mustafa Cans personliga reflektioner av pandemin. Han uppmanade oss att inte ”slösa bort” krisen på den rädsla och misstänksamhet som tidvis har präglat debatten, där framtiden blivit något att vara rädd för i stället för något att se fram emot. Pandemin har visat hur sammanlänkande vi är till varandra oberoende av var i världen vi bor. Så i stället för att vara rädda bör vi försöka svara på frågan vad vi kan göra för varandra.

Dela

Kontakt