Myndigheter i samverkan för att effektivisera processen för verksamhetsplanering

2021-04-26 | Nyhet

Ekonomistyrningsverkets (ESV) och Statskontoret har avslutat sitt samverkansprojekt för effektivare administration. Projektet har fokuserat på processen för verksamhetsplanering och uppföljning, med utgångspunkt i ESV:s metodstöd för effektivisering. Upplägget har till stor del byggt på erfarenhetsutbyte mellan de sex deltagande myndigheterna.

Under ett år har ESV och Statskontoret drivit ett samverkansprojekt för effektivare administration, tillsammans med sex andra myndigheter. På projektets första möte visade det sig att flera av de deltagande myndigheterna ville arbeta med processen för verksamhetsplanering och uppföljning. Så fokus har legat på denna process under projektets tre ”labbar” där myndigheterna har utbytt erfarenheter.

Kulturrådet är en av myndigheterna som deltagit i projektet med gott resultat.

– Kulturrådet ska gå över till att arbeta med en flerårig verksamhetsplan där vi även samlar våra strategier. Så projektet passade perfekt in i det utvecklingsarbetet, säger Jelena Jesic, verksamhetscontroller på Kulturrådet.

Fokus på erfarenhetsutbyte och diskussion

Inriktningen på labbarna har utgått från ESV:s metodstöd för effektivisering. Inför varje träff har deltagarna fått fundera på den egna myndighetens utvecklingsarbete utifrån metodens fyra steg: analysera nuläge, bestämma börläge, genomförandet, samt att följa upp och säkerställa effekt.

Under labbarna har myndigheterna sedan diskuterat arbetet i de fyra stegen utifrån varandras olika verksamheter. Dessutom har Migrationsverket och Svenska institutet för standarder delat med sig av sina erfarenheter av att arbeta med planering och uppföljning respektive genomförande och förändringsledning.

– Upplägget fungerade bra för oss och bidrog till att driva vårt arbete framåt under ett händelserikt år där Kulturrådet även fått fördela krisstöd under pandemin. Vi har både haft nytta av andras goda exempel och fått tips på hur vi kan undvika vissa fallgropar. Som mindre organisation är den här typen av utbyte ovärderligt då många hos oss är ensamma i sina roller, säger Jelena Jesic.

Efter projektets uppstartsmöte slog coronapandemin till så labbarna har genomförts med digitala möten. Det har fungerat bra men flera deltagare var överens om att det även vore värdefullt att kunna träffas och nätverka ”på riktigt”. ESV och Statskontoret ser nu över möjligheterna att starta upp ett nytt samverkansprojekt.

Kulturrådet arbetar vidare med utvecklingsstöd av ESV

För Kulturrådet går arbetet vidare med att utveckla myndighetens processer.

– Efter vår nulägesanalys och vårt konstaterade börläge kom vi fram till att vi även behöver utveckla myndighetens ekonomistyrning. Därför har vi gett ESV i uppdrag att göra en översyn av vår budgetprocess för att utöka kopplingen mellan verksamhetsstyrningen och ekonomistyrningen, säger Jelena Jesic.

Ambitionen är att få till en sammanhållen, integrerad process som stödjer arbetet utan att vara en administrativ börda, och planen är att implementera den nya processen till verksamhetsplaneringen under 2022.

Dela

Kontakt