Skatteverkets internrevision synliggör utvecklingsbehov med stöd av systemtänkande

2020-05-18 | Nyhet

Internrevisionen på Skatteverket har goda erfarenheter av att använda systemsynsättets tankegångar i sina revisioner. Det fungerar som ett komplement till COSO:s ramverk för att ta reda på om verksamheten fungerar effektivt och i linje med uppdraget. I kommande artiklar visar vi fler exempel på hur myndigheter har utvecklat verksamheter genom att tillämpa ett systemsynsätt.

Som internrevisionsmyndighet ska Skatteverket beakta förordningen om intern styrning och kontroll för att skapa en effektiv struktur för myndighetens styrning. Förordningen bygger på redovisningsorganisationen COSO:s ramverk för intern styrning, som utgör grunden för internrevisionens bedömningar på myndigheten.

Björn Grinde är internrevisor på Skatteverket och har goda erfarenheter av att även använda sig av systemsynsättet i internrevisionens granskningar.

– En fullständig systemanalys ryms inte inom ett normalt revisionsuppdrag men det kan vara användbart att applicera huvudtankarna i internrevisionens arbete. I princip beskriver de båda metoderna samma sak men ur olika vinklar, säger han.

I en systemanalys börjar man med att funderar över syftet med verksamheten utifrån behoven hos myndighetens målgrupper. Sedan formulerar man mål för verksamheten som går att mäta och utvärdera för att avgöra om man uppnår syftet.

COSO:s ramverk utgår i stället från att verksamhetsmålen redan är satta och fokuserar på att utvärdera om verksamheten har den styrning och kontroll som behövs för att nå målen.

– COSO innefattar både styrmedel och förutsättningar och det kan passa in i systemanalysens olika steg. Att identifiera risker ingår i att analysera verksamheten och kontrollaktiviteterna är ju allt vi gör för att nå ett tillfredställande resultat. Båda modellerna poängterar också uppföljningens roll för att få kunskap om hur verksamheten kan förbättras, säger Björn Grinde.

Uppföljningen bör bidra till att utveckla effektivare processer

Syftet med uppföljning och mätning är främst att få en bild av om styrningen och planeringen har fått genomslag i myndighetens arbete. Men resultatet ska även vara ett underlag till den kommande planeringen.

– Uppföljningen bör leda till att vi lär oss av det som varit och använder kunskapen till att utveckla myndighetens processer och arbetssätt. En grundläggande förutsättning för att lyckas med det är ju att målen är formulerade på ett sådant sätt att de stödjer syftet med den verksamhet som bedrivs, säger Björn Grinde.

Björn Grinde internrevisor Skatteverket

Han understryker vikten av att processerna är utformade på ett effektivt sätt utan onödiga moment som inte skapar värde för kunden eller är nödvändiga av andra anledningar, som exempelvis krav i regleringar.

– Det är effektivare att göra rätt sak helt okej än att vara jättebra på att göra fel saker. Därför är det viktigt att lägga tid på att utvärdera att processens olika delar verkligen bidrar till att uppfylla syftet med verksamheten, säger Björn Grinde.

Goda erfarenheter från internrevisionens granskningar

Ett exempel där Grinde använt systemsynsättet är i internrevisionens granskning av Skatteverkets kontroller av deklarationer avseende punktskatter under 2017. Området svarar för drygt 100 miljarder kronor i skatteintäkter per år och förändras ofta med regelbundna lagändringar. Det ställer stora krav på Skatteverkets kontrollverksamhet.

– För att ta reda på om verksamheten fungerar effektivt och i linje med uppdraget granskade vi hela styrkedjan från myndighetens inriktning ned till syftet med kontrollverksamheten. Vi tittade på urval, arbetsmetodik och systemstöd, men även resursallokeringen och vilka mål- och mätetal man använder samt hur de följs upp, säger Björn Grinde.

Revisionens viktigaste slutsats var att styrningen och förutsättningarna för en effektiv kontrollverksamhet hade brister. Främst i att syftet med verksamheten inte var styrande i arbetsprocessen och inte heller återspeglades i utvärderingen.

– Fokus låg på att genomföra den befintliga processen så effektivt som möjligt utan att fundera på om instruktionen till genomförandet är den bästa. Så vårt förslag var att en väsentlig del i ett förbättringsarbete borde vara att utifrån Skatteverkets inriktning formulera ett nytt syfte och nya mål för kontrollverksamheten, säger Björn Grinde.

Våren 2018 beslutade myndighetsledningen om att genomföra de åtgärder som internrevisionen föreslog, men Grinde menar att det ännu inte genomsyrar kontrollverksamheten.

– Skatteverkets inriktning är bra som övergripande strategisk styrning men på handläggarnivå är det fortfarande ofta fokus på antal ärenden, även om det inte säger så mycket om huruvida det blir mer rätt i beskattningen. Så det finns fortfarande saker att göra och i det arbetet kan systemsynsättets verktyg vara användbara, avslutar Björn Grinde.

Dela

Kontakt