Utveckling av e-handel i raketfart

2018-04-04 | Nyhet

Resultatet från Ekonomistyrningsverkets (ESV:s) uppföljning av myndigheternas e-handel visar att det fortfarande finns en outnyttjad potential på området. Samtidigt har några myndigheter utvecklats i "raketfart" under det senaste året. ESV vill därför uppmärksamma dessa myndigheter.

Många myndigheter har fortfarande en låg mognadsgrad när det gäller e-handel och behöver förbättra sitt arbete ytterligare. Men några myndigheter har kommit extra långt under ett års tid. ESV vill uppmärksamma de myndigheter som har utvecklats mest under det senaste året. Därför har vi lyft fram fyra myndigheter som årets "raketer" för respektive nyckeltal som vi följer upp.

Fortifikationsverket är "årets e-orderraket" eftersom de har ökat antalet elektroniska beställningar mest under året. Myndigheten har gjort ett viktigt strategiskt arbete på flera områden.

– Vi har bland annat börjat kartlägga våra inköp, utifrån engångsbeställningar respektive beställningar som genererar återkommande kostnader, berättar Victor Nanni som är e-handelsansvarig på Fortifikationsverket.

Automatisk matchning av återkommande fakturor en framgångsfaktor

Fortifikationsverket största framgång är att de hanterar återkommande kostnader med hjälp av abonnemangsfunktionalitet i e-handelssystemet. Det innebär att fakturor för återkommande köp (exempelvis energi och mobiltelefoni) automatiskt matchas mot abonnemanget i systemet, så länge summan stämmer med det prisintervall som är avtalat. Om summan ligger utanför prisintervallet behöver fakturan godkännas manuellt. Det gör att det blir enkelt att upptäcka felaktiga kostnader.

– Vi har lyckats ansluta cirka en tredjedel av alla våra fakturor mot abonnemangshantering eftersom de är av återkommande karaktär, där både kostnadsnivåer och frekvens är känt i förväg, säger Victor Nanni.

Viktigt att få medarbetarna att följa nya rutiner

När det gäller att komma igång med elektroniska beställningar är det viktigt att fundera över hur man ska få medarbetarna att ändra invanda beteenden och börja följa nya rutiner.

– Vi har skapat beställningsmallarna med mycket fokus på och hjälp från de som kommer att använda dem. De har varit med och tyckt till från början och då känner de att det passar deras behov. Ytterligare en viktig förutsättning för oss har varit tydliga direktiv från ledningen om att detta är en prioriterad fråga. För att förtydliga det gjorde vår generaldirektör en beställning i systemet via Skype, så att alla medarbetare kunde se hur enkelt det är att beställa rätt, säger Victor Nanni.

De andra myndigheterna som utnämnts till "raketer" är Arbetsförmedlingen (e-handel), Migrationsverket (matchning), och Högskolan Dalarna (e-faktura).

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: