Effektivare myndigheter med digitala möten

2018-02-26 | Nyhet

Genom resfria och digitala möten kan många myndigheter minska sina kostnader och spara tid, samtidigt som de minskar sin klimat- och miljöpåverkan. Det visar erfarenheterna från projektet REMM – resfria/digitala möten i myndigheter, som Trafikverket driver sedan 2011.

Staten har möten för omkring 33 miljarder kronor per år. En stor del av möteskostnaderna orsakas av medarbetarnas resor till och från mötena. Resor som oftast även genererar en stor mängd utsläpp av koldioxid. Det var bakgrunden till att Trafikverket 2011 fick ett regeringsuppdrag att öka och utveckla resfria möten inom och mellan myndigheter. Projektet REMM startades som ett regeringsuppdrag för att koordinera samverkan mellan från början 18 myndigheter i deras arbete med att öka andelen digitala möten, inom och mellan myndigheterna.

Från miljö till effektivitet

Arbetet med REMM hade från början sin utgångspunkt i ett miljöekonomiskt perspektiv. Resultatet från ett föregående pilotprojektet visade stora skillnader mellan de myndigheter som lyckades och de som lyckades mindre bra. Genom dessa erfarenheter kunde man identifiera framgångsfaktorer. Ulf Pilerot från Trafikverket är projektledare för REMM och var med och startade upp arbetet tillsammans med Peter Arnfalk, lektor vid Lunds universitet.

– Baserat på framgångsfaktorerna tog Trafikverket fram handledningen Resfria möten, där man beskriver en metod i tio steg för att komma igång med digitala möten på ett organiserat sätt. Handledningen låg sedan till grund för REMM-projektet, säger Ulf Pilerot.

De myndigheter som deltar i REMM följer metoden, som finns att hämta på projektets webbplats remm.se. I regleringsbreven för 2016 fick ytterligare ett stort antal myndigheter instruktioner om att arbeta enligt REMM:s metod och i dag deltar cirka 80 myndigheter.

Numera har projektet större fokus på effektivitet. Den ekonomiska nyttan för staten när tjänsteresor byts mot digitala möten kan vara betydande. Kostnader för tjänsteresor minskar, tid sparas och organisationen blir mer effektiv. Digitala möten ger också förbättrade och helt nya möjligheter att samverka med andra myndigheter, organisationer och medborgare, för att möta ökade krav på god och snabb samhällsservice.

Viktigt att ändra kulturen på myndigheten

Det behövs mycket arbete med kulturen på en myndighet för att dra nytta av möjligheterna med digitala möten. Genom strategier och systematiserat arbete försöker man få digitala möten att bli en naturligt integrerad del i myndigheternas möteskultur.

– Det gäller att få en bra upplevelse. Ibland kan det vara fråga om ganska enkla åtgärder för att förändra kulturen på en arbetsplats. Kanske behöver det bara vara att en person kommer in och säger "tänk på det här". Men vanligen krävs det ett mer genomtänkt, systematiskt och långsiktigt arbete för att nå effekt, säger Ulf Pilerot.

Tullverket är en av de myndigheter som har lyckats bra med att arbeta med digitala möten, och de har även skrivit två rapporter om metoden, från 2013 och 2015. Där påpekar myndigheten att det kan ta olika lång tid att genomföra olika delar som ingår i REMM:s tiostegsmetod. Det kan då vara viktigt att kunna dela med sig av erfarenheter och på det sättet skapa ett helhetstänk om hur man ska arbeta med digitala möten.

– Men det är också bra om det finns någon som sköter om, utbildar och arbetar med hur personalen trivs med att använda digital möten, så att det blir en naturlig del av det vardagliga arbetet. Även här utgör tiostegsmetoden en bra grund för att bygga upp möteskulturen, säger Ulf Pilerot.

Förankring en framgångsfaktor

Framgångsfaktorer för myndigheterna är bland annat att det ska finnas avsatt tid för att komma igång och använda digitala möten. Erfarenheterna från myndigheterna som deltagit i projektet visar också att det är viktigt att arbetet med digitala möten är förankrat i ledningen. Dels behöver mandat finnas för det förändringsarbete som krävs, dels behöver ledningen föregå med gott exempel.

Myndigheterna kan också behöva öva på hur de ska arbeta med digitala möten. Tullverket började till exempel med digitala möten internt inom myndigheten och gick sedan över i en andra fas där man började med digitala möten mellan myndigheter.

Minskat tjänsteresande med metoden

Att myndigheterna bland annat minskat restiderna och på det sättet effektiviserat sin verksamhet verkar alla hålla med om. Frågan är hur mycket man sparar? Ett mått är att de myndigheter som satsar på digitala möten minskar sina koldioxidutsläpp från tjänsteresor. De myndigheter som i flera år deltagit i REMM har i snitt minskat sina koldioxidutsläpp från tjänsteresor med 23 procent per anställd under en femårsperiod. Det kan jämföras med en minskning på 4 procent per anställd bland övriga myndigheter. Detta visar statistik från inrapporteringen till Naturvårdsverket enligt miljöledningsförordningen, publicerad 2017.

Enligt Trafikverket finns det också andra nyttor med digitala möten.

– Det kan till exempel leda till bättre samarbete och att vi får större möjligheter att bygga upp kontakter. Att spara tid genom färre resor kan också leda till mindre stress. Det innebär även att medarbetare som tidigare har haft svårare att till exempel övernatta på resor har möjlighet att delta i vissa möten, vilket kan öka jämställdheten och tillgängligheten, säger Ulf Pilerot.

Teknik, support, säkerhet och juridik

För att lyckas gå över till digitala möten behövs en fungerande teknik och en bra support. Medarbetarna behöver veta hur man använder tekniken, till exempel hur man bjuder in andra mötesdeltagare. Ett problem som en del myndigheter har är att de har olika system som inte samarbetar när de ska ha digitala möten med varandra.

– Det skulle vara önskvärt om statsförvaltningen kunde ha en storskalig lösning. Inte minst för små myndigheter som inte har samma möjligheter som stora, till exempel när det gäller upphandling av system och möjlighet till support, säger Ulf Pilerot.

Ett annat problem handlar om säkerhet, som de flesta myndigheter måste ta någon form av teknisk och juridisk hänsyn till. En del myndigheter har exempelvis brandväggar som inte tillåter digitala möten.

– En myndighet eller annan organisation bör få i uppdrag att göra en analys av säkerhetsrisken, och utifrån denna ta fram rekommendationer och riktlinjer hur dessa bör hanteras. Juridiska aspekter bör även klarläggas, exempelvis vilka inspelade möten som är att betrakta som offentlig handling eller autentisering av deltagare i digitala möten med medborgare, säger Ulf Pilerot.

Uthålligt och systematiskt arbete

För myndigheterna gäller det att inse att det är ett stort arbete att få in digitala möten som en naturlig del i arbetet. Det tar tid att förändra arbetssätt. Det gäller också att arbeta systematiskt för att få till en förändring. Där är tiostegsmetoden ett bra stöd för att starta en resa mot fler digitala möten.

– Vårt arbete med att öka andelen digitala möten handlar inte om att vi helt ska sluta träffas i riktiga livet. Vissa möten kräver en resa, men många andra möten passar bättre digitalt. Det handlar om att skapa en ny möteskultur, där digitala möten är en självklar del, men sådan tar tid. Därför gäller det att vara uthålliga och att vi fortsätter att samverka i utvecklingen av digitala möten i myndigheter, avslutar Ulf Pilerot.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: