Skalbaggar och den röda tråden i processen för planering och uppföljning

2017-11-08 | Nyhet

Naturvårdsverket har framgångsrikt använt sig av verksamhetslogik för att hitta den röda tråden mellan myndighetens verksamhet och övergripande mål. Verksamhetslogiken fungerar även som en stomme för myndighetens planering och uppföljning.

Naturvårdsverket är en av myndigheterna som arbetar för att nå Sveriges miljömål. De svenska miljömålen är ambitiösa och de är många olika aktörer som påverkar klimat och miljö. Det finns många saker som påverkar måluppfyllelsen för en myndighet. Hur vet en att myndighetens insats påverkar målen och hur ser myndigheten till att verksamheten har en gemensam bild av vägen dit? Frågorna ställer krav på processen för planering och uppföljning.

Otydlig koppling mellan prestation och mål

Anna Simonsson arbetade tidigare som verksamhetsutvecklare på Naturvårdsverkets GD-stab. Staben ansvarar för att processen för planering och uppföljning ska vara sammanhållen i alla dess delar. Tillsammans med sina kollegor på staben skapade Anna Simonsson förutsättningarna för att processen ska möta miljömålen.

– Det skriker effekter om verksamheten! När jag kom till Naturvårdsverket var det tydligt, ALLA kan Sveriges miljömål. Det är spännande att komma till en verksamhet där alla är så engagerad i myndighetens målsättningar. Effekttänket finns verkligen i organisationen, säger hon.

Anna SimonssonMyndigheten har även en god kunskap om de olika prestationer som verksamheten levererar under året. En utmaning var dock kopplingen mellan prestationerna och Sveriges miljömål.

– Problemet var att vi inte kunde beskriva det som händer mellan Naturvårdsverkets prestationer och miljömålen. Det är ju meningslöst att leverera prestationerna om man inte har koll på hur effekterna mellan prestationer och mål ser ut. Vi måste förstå att det inte är prestationen utan kundens brukande av vår prestation som ger avsedda effekter. Det kräver i sin tur att vi känner till vad som händer mellan de olika effektstegen i effektkedjan. Vad antar vi? Kan vi göra något för att bidra till att effektkedjan fungerar, förklarar Anna Simonsson.

Verksamhetslogik gav koppling mellan skyddsvärda baggar och skogsbränder

Naturvårdsverket använder sig av verksamhetslogik för att bygga upp kopplingarna mellan prestationer och de olika effektstegen. Genom verksamhetslogik kan man på ett logiskt sätt bygga upp hur verksamheten hänger ihop från myndighetens förutsättningar och resurser till de övergripande målen för verksamheten. Verksamhetslogiken kan hjälpa till att sätta ord på hur effektkedjor ser ut och vilka antaganden som finns mellan olika effektsteg.

– Naturvårdsverket arbetar mycket interaktiv och visualiserande med verksamhetslogiken. De som jobbar med verksamhetslogiken står vid en vägg och ritar för att få en så logisk följd som möjligt i effekterna, säger Anna Simonsson.

Vid ett tillfälle arbetade Simonsson tillsammans med en grupp medarbetare som ansvarade för inköp av skyddsvärda områden. Det var ett tillfälle då vikten av effektkedjornas kopplingar blev särskilt tydlig för den röda tråden i verksamheten.

För att exempelvis bevara skalbaggen Större svartbagge behöver Naturvårdsverket skydda markområden där baggen finns, för att säkerställa att artens livsmiljö bevaras. Vid fortsatt diskussion visade det sig att baggen är beroende av löpande naturvårdsbränningar för att överleva. Naturvårdsverket ansvarar även för att fördela medel till den som förvaltar de områden som skyddas, så att skyddsbränningen kan genomföras. Därför blev det tydligt att Naturvårdsverket behöver bli bättre på att samverka mellan sina två processer för att skydda och för att vårda, för att Större svartbaggen ska kunna överleva långsiktigt.

Större svartbagge

Större svartbagge är en av arterna som gynnas av skogsbränning.

– Det visade sig att det var vi själva som ansvarade för detta. Frågan vi då fick ställa oss var: Kommer det finnas pengar för att skyddsbränna de ytor vi talar om? För utan bränningen är ju skyddet verkningslöst. Verksamhetslogiken gav oss förutsättningar att se kopplingen mellan inköpen av mark och förvaltande av den samma för att uppnå skyddsvärdet. Vi blev medvetna om att vi måste ha en process som säkerställer att vi skyddar mark som vi har förutsättningar att vårda för att exempelvis rädda svartbaggen, förklarar Anna Simonsson.

Naturvårdsverket hittade den röda tråden med verksamhetslogiken

Verksamhetslogiken hjälpte till att hitta den röda tråden i organisationen vilket bidrog till Naturvårdsverkets möjlighet att nå två av de uppsatta miljömålen. Det ger även förutsättningar för att hitta röda tråden i processen för planering och uppföljning. På samma sätt arbetar Naturvårdsverket inom fler och fler områden. De jobbar i kreativa workshops för att visualisera hur verksamhetslogiken ser ut.

 

Exempel på en effektkedja för hur arbetet med att bevara Större svartbaggen bidrar till att nå två av Naturvårdsverkets mål.

– I dag försöker Naturvårdsverket lägga upp hela processen för planering och uppföljning utifrån verksamhetslogiska resonemang. Med hjälp av pilar och lappar bygger man tillsammans upp logiken bakom prestationsområdet. Det blir alltid spännande diskussioner om varför saker händer, säger Anna Simonsson.

Att diskutera verksamheten utifrån nya perspektiv kan stundtals vara utmanande. Verksamhetslogiken gör att en kan ifrågasätta hur verksamheten verkligen fungerar och hur den röda tråden ser ut i praktiken. Naturvårdsverket började använda verksamhetslogiken när årsredovisningen skulle skrivas.

– Det har varit en enorm övning för organisationen. Många upplevde nog mig som en jättejobbig person när vi satte igång arbetet. För jag sa bara: varför, varför, varför? De var tvungna att fortsätta svara till vi hittat den röda tråden. Men de som var mest arga över arbetet år ett var de som skrev bäst texter år två. Och de hade också ett väldigt försprång i verksamhetsplaneringen eftersom de hade logiken i ryggen, säger Anna Simonsson.

Beslutsstödssystemet underlättade arbetet

Mycket av arbetet dokumenteras i Naturvårdsverkets beslutsstödssystem (BI-system). Där gör de kopplingarna mellan aktiviteter, prestationer, effekter och mål. Det ger en övergripande bild av verksamheten som underlättar både planering och uppföljning. Anna beskriver samtidigt att det finns många utmaningar med att arbeta i ett BI-system.

– Det gäller verkligen att hålla informationen på rätt nivå i BI-systemet. Det gäller att inte få in för mycket eller fel information. Systemet ska ju underlätta men om informationsmassan blir för stor blir det svårt att se vad som är viktigt i styrningen, säger hon.

Naturvårdsverket jobbar i små steg för att hitta rätt nivå på informationen i systemet. De är öppna för att saker inte kan vara perfekta från första början.

– Naturvårdsverket har exempelvis inte valt att begränsa exakt hur målen ska formuleras och på vilken nivå de ska ligga. Nu ligger de på olika nivåer och jag tycker att de är för många, men det är okej nu. Sen får man utveckla och förbättra planeringen. Man kan säga att vi övar och övar på att få det rätt, avslutar Anna Simonsson.

Genom att arbeta med verksamhetslogik och ta stöd av ett BI-system har Naturvårdsverket kunnat hitta de röda trådarna i sin verksamhet och förstärka kopplingarna mellan olika verksamhetsdelar. Det innebär att de får en sammanhållen process från planering till uppföljning, årsredovisning och budgetunderlag.

 

Illustration Större svartbagge: Emil Hochdanz – Carl Gustav Calwer; Gustav Jäger (1876) Käferbuch. Naturgeschichte der Käfer Europas., Stuttgart: Julius Hoffmann www.biolib.de, Public Domain.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: