Nytt förhållningssätt till reglerna gav effektivare informationsutbyte mellan myndigheter och kommuner

2017-03-22 | Nyhet

Verksamhetsfokus och regelförenkling i samverkan har varit ett framgångsrecept i utvecklingen av den myndighetsgemensamma digitala tjänsten SSBTEK. Tjänsten har lett till en förenklad och mer säker informationshantering, samt bättre förutsättningar för att frigöra arbetstid i handläggningen hos både kommuner och myndigheter. Förhoppningen är att det också ska leda till bättre service för de som söker ekonomiskt bistånd.

Många myndigheter har information som flera andra aktörer behöver använda för att handlägga sina ärenden, till exempel inom ekonomiskt bistånd. För handläggarna på kommunernas socialtjänster innebar det tidigare ett ganska omfattande manuellt arbete, trots att det fanns både legala förutsättningar och praktiska möjligheter för att hämta uppgifter elektroniskt.

Under 2012 initierade E-delegationen projektet Effektiv informationsförsörjning (EIF), för att digitalisera informationsinhämtningen. Projektet leddes av Centrala studiestödsnämnden (CSN) i samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Skatteverket, Pensionsmyndigheten, A-kassornas Samorganisation samt ett antal referenskommuner och tillhörande tjänsteleverantörer.

Syftet var att skapa en effektiv informationsförsörjning för handläggare inom kommunerna och verksamhetsområdet ekonomiskt bistånd. Det gemensamma arbetet ledde till att man utvecklade en sammansatt bastjänst för ekonomiskt bistånd (SSBTEK), som är en elektronisk tjänst som stödjer och förenklar handläggningen av ärenden inom ekonomiskt bistånd.

I dag är SKL förvaltningsledare och utvecklar tjänsten i enlighet med de kommunala behoven från tjänsterådet samt utifrån styrgruppens beslut. I styrgruppen ingår alla uppgiftslämnande myndigheter. På uppdrag av SKL har Försäkringskassan fått ansvar för teknisk förvaltning och drift av tjänsten.

Gemensam målbild viktig vid samverkan

Ett mål med projektet var att utveckla en tjänst där kommunerna kan inhämta information från flera myndigheter, direkt via sina verksamhetssystem. E-delegationen hade bestämt att projektet i sitt utvecklingsarbete skulle utgå från konceptet kring livshändelser. Det är när en privatperson eller företagare ställs inför en händelse som påverkar och förändrar hans eller hennes livssituation, och som kräver en mängd kontakter med det offentliga. Att utgå ifrån livshändelser handlar om att ha ett utifrån-och-in perspektiv, som också är en grund för att kunna jobba med en behovsdriven utveckling.

Att sätta upp en gemensam målbild var ett viktigt framgångskoncept för projektets arbete. För att lyckas med det sammanförde man olika tvärfunktionella kompetenser i en gemensam samverkan. Det har lett till att olika yrkesgrupper med olika perspektiv har börjat arbeta mot gemensamma verksamhetsmål. Tidigare kunde man fastna i detaljfrågor utifrån kompetens och verksamhetsperspektiv hos varje enskild yrkesgrupp. Men det var ofta frågor som inte gav kunden något mervärde.

Verksamhetsfokus betonades

En svår fråga att överbrygga var de regler som satte käppar i hjulet för informationsutbyte mellan myndigheter, och mellan myndigheter och kommuner. Att olika myndigheter är olika regeltunga gjorde inte arbetet lättare.

Markus Bill är verksamhetsutvecklare på Försäkringskassan, som är den myndighet som tekniskt utvecklade tjänsten SSBTEK.

– En framgångsfaktor i projektet var att det fanns ett gemensamt verksamhetsfokus. Det innebar till exempel att juristernas uppdrag inte bara var att arbeta med en strikt regeltolkning utifrån vad regelverket medgav. Utan de var en del av den tvärfunktionella arbetsgruppen som hade ett gemensamt mål, säger han.

Att juristerna blev tidigt involverade i projektet var en annan framgångsfaktor som gjorde att de fick bättre förutsättningar att bidra till att uppnå målen för projektet.

– Allt för ofta involveras jurister sent i utvecklingsprojekt, vilket innebär att de då ofta får rollen som ja- eller nej-sägare. Det nya arbetssättet gav oss ett gemensamt förhållningssätt med fokus på vilka möjligheter som fanns, snarare än att fastna i vilka begränsningar som fanns. I detta projekt innebar det att juristerna inte blev nej-sägare utan möjlighetsjurister, säger Markus Bill.

Effektivare handläggning gav stora besparingar

Det ställs cirka 4 miljoner frågor per år till den sammansatta bastjänsten. Tidigare tog det 10–15 minuter att få varje fråga besvarad. För en tid sedan gjorde SKL en beräkning och kom fram till att informationsinsamlingen numera i genomsnitt tar sju sekunder per frågeställning. Det har lett till att handläggningen av ärenden effektiviserats.

Enligt SKL:s beräkningar blir det en besparing på 1,5 miljoner timmar per år, vilket motsvarar 450 miljoner kronor i arbetstid. Enskilda kommuner har gjort uppföljningar som verifierar dessa siffror.

Stor potential för ytterligare effektiviseringar

Plattformen SSBTEK har en stor utvecklingspotential, eftersom den förenklar informationsutbytet mellan offentliga aktörer. Ett exempel är möjligheten att effektivisera informationsinsamlingen från Migrationsverket, som socialtjänsten kan ha behov av i mötet med nyanlända.

Bland annat innebär möjligheten att få information via SSBTEK att socialtjänsten kan förkorta handläggningstiden i ett hundratal ärenden varje månad. Det kan leda till att Migrationsverket minskar antalet besökare i receptionen och får färre telefonsamtal från socialtjänsten. Det ger även en bättre service till den enskilda personen, som inte behöver gå mellan myndigheterna för att samla ihop aktuella underlag.

– Sammanfattningsvis kan vi se stora vinster i att via SSBTEK kunna inhämta väsentlig information om till exempel uppehållstillstånd, arbetstillstånd och LMA-kort. Det både gynnar den sökande och effektiviserar socialtjänstens och Migrationsverkets arbete, säger Annika Londono, utvecklingsledare för SSBTEK, samt programansvarig på SKL för arbete och integration i en digital värld.

Överbygga gränserna

SSBTEK är ett exempel på när ett gemensamt arbete river stuprören mellan offentliga aktörer, och där ett pragmatiskt förhållningssätt till reglerna är en vital faktor för att överbygga gränserna. Det gör det möjligt att lyfta frågor om rättssäkerhet och diskutera dem i tvärfunktionella arbetsgrupper som har ett gemensamt mål – något som har varit en viktig faktor i arbetet med utvecklingen av SSBTEK.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: