Myndigheter har lärt sig minska onödig efterfrågan

2017-11-06 | Nyhet

I september avslutade Ekonomistyrningsverket (ESV) sin programutbildning Effektivisera handläggningen. Under programmet har teoretiskt metodstöd varvats med praktiskt arbete på de deltagande myndigheterna, för att öka kompetensen om onödig efterfrågan och ta fram förslag som ska effektivisera verksamheten. Deltagarna tycker att upplägget fungerat bra, och att metodstödet de fått lära sig har varit användbart.

För tredje året har ESV genomfört ett program för myndigheter som vill effektivisera sin ärendehandläggning, genom att identifiera och minska onödig efterfrågan. De flesta deltagarna i årets program valde att göra en telefonstudie för att kartlägga onödig efterfrågan med hjälp av intervjuer. Myndigheternas eget arbete med kartläggningen har sedan varvats med gemensamma teoretiska genomgångar och redovisning av arbetet i gruppen.

Johan Quist, Helena Corell och Sofia Palmér berättar mer om programutbildningen i ESV:s film om Effektivisera handläggningen (Youtube).

Metod förankrad i forskning

Metoden som myndigheterna har använt är baserad på forskning på Försäkringskassan och Skatteverket. Metoden ska ge

  • konkreta förslag på åtgärder för att minska onödiga efterfrågan inom respektive myndighet
  • kunskap om hur idén om att identifiera och eliminera onödig efterfrågan är tillämpbar inom respektive myndighet
  • generell kunskap om onödig efterfrågan i offentlig sektor.

Johan Quist är forskare på Karlstads universitet och en av dem som tagit fram metoden. Han har deltagit i utbildningen för att säkra den teoretiska förankringen och stötta myndigheterna i deras arbete.

Bra stöd i utvecklingsarbetet men resurser krävs

Arbetet under programutbildningen passade in i de deltagande myndigheternas pågående utvecklingsarbete. Ett exempel är Domstolsverket som behövde hitta en metod för att se över en intern supportprocess.

– Vi har kartlagt efterfrågan till vår supportfunktion, som stöttar 6 900 medarbetare ute på domstolarna i användningen av ett centralt verksamhetsstöd, säger Helena Corell, verksamhetsutvecklare på Domstolsverket.

Något alla deltagarna är överens om är att det är viktigt att vara beredd på att arbetet under programmet kräver resurser i form av personal och tid. Det behöver också finnas en förankring hos de som berörs, så väl medarbetare som chefer. En tydlig beställning från ledningen krävs för att det ska fungera.

Coachande upplägg med balanserad tidsram

Programupplägget har fungerat bra såväl tidsmässigt som i balansen mellan teori och praktiskt arbete. Träffarna är även planerade så att det ska vara möjligt för deltagare utanför Stockholm att åka över dagen.

– Det var väl investerad tid att delta i programmet. Arbetet med hemuppgifter mellan träffarna har fungerat utmärkt, med tydliga och klara förväntningar för vad vi ska leverera när vi träffas i gruppen. Upplägget var coachande med tillräckligt mycket teori för att klara nästa steg. Kombinationen av teori, eget arbete och att dela erfarenheter med övriga deltagare gjorde att vi stegvis kom vidare i våra insikter under programmets gång, säger Helena Corell.

– Det har varit lärorikt att göra det här arbetet tillsammans med andra myndigheter i liknande situationer. Att Johan Quist har funnits till hands som metodstöd för att ifrågasätta och utmana våra val har också varit väldigt användbart, säger Sofia Palmér, ansvarig för utvecklingsprogrammet IVO 2020 på Inspektionen för vård och omsorg.

Fortsatt arbete på myndigheterna

Under utbildningen har deltagarna löpande sammanställt underlag för beslut om fortsatt utveckling av verksamheterna. Deltagarna ska under hösten också lämna en rapport till ESV med förslag på konkreta åtgärder för att minska onödig efterfrågan. Att genomföra förslagen är inte en del av programmet, utan ett arbete som nu fortsätter på myndigheterna.

– Det är bra med ett krav på att skriva rapporten. Det är inte bara för sakens skull utan den har ett tydligt syfte att visa hur metoden kan användas i verksamheten. Arbetet har gjort att vi utvecklats som myndighet och internt börjat diskutera frågorna, vilket gett en ökad kundförståelse, säger Helena Corell.

Flera av de deltagande myndigheterna räknar även med att använda den metod de lärt sig i andra verksamhetsdelar.

– Det kommer vi absolut att göra. Metoden är enkel att använda och applicera på olika områden. Det finns redan en nyfikenhet och ett intresse ute i verksamheten för att använda metoden, säger Sofia Palmér

– En tanke vi fått efter utbildningen är att samla flera domstolar för att lära ut metoden på ett motsvarande sätt som under ESV:s programutbildning. Det blir både effektivt för oss och kan ge ett bättre lärande på domstolarna, säger Helena Corell.

ESV ser ett behov av fortsatt dialog med deltagarna

Programmet har även varit givande för ESV som fått lära sig mer om vilka utmaningar myndigheterna står inför när de ska effektivisera sina verksamheter. En av de största utmaningar som har framkommit under programmet är hur man säkerställer förankring i hela verksamheten för att kunna hämta hem nyttan av insatserna.

Utmaningen blir störst efter programmet när myndigheterna på egen hand måste implementera de åtgärder som tagits fram. Där ser ESV ett behov av en mötesplats där deltagarna kan fortsätta utbyta erfarenheter och ge stöd i det fortsatta arbetet. Under december planerar därför ESV att bjuda in myndigheter för att inventera behov och intresse för att eventuellt etablera ett nätverk.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: