Migrationsverket arbetar långsiktigt med livshändelser och fokuserar på målgruppens perspektiv

2017-12-14 | Nyhet

Migrationsverket arbetar livshändelsebaserat med behovsdriven utveckling. I samverkan med andra myndigheter har de utgått från behoven hos målgrupperna för att utveckla myndighetens tjänster. Det har bland annat lett till ett förslag om att ta fram en myndighetsgemensam digital plattform för personer som är nya i Sverige. I kommande artiklar kommer ESV ge fler exempel på myndigheter som har arbetat med behovsdriven utveckling.

För att kunna arbeta behovsdrivet behöver man ha så stor förståelse som möjligt för hela den situation som ens målgrupper befinner sig i när man kommer i kontakt med dem. Ett sätt att bygga upp en sådan förståelse är genom livshändelseperspektivet, som går ut på att identifiera, analysera och utvärdera målgruppens behov.

Migrationsverket började arbeta livshändelsebaserat i och med en förfrågan från eSam. Sedan 2014 är de så kallad färdledande myndighet med huvudansvar för livshändelsen Ny i Sverige. Personerna som befinner sig i livshändelsen Ny i Sverige kan till exempel vara en student från ett land utanför EU/EES, en amerikan som har hittat sin kärlek i Sverige eller någon som flytt från kriget i Syrien.

Ny i Sverige kan man vara på grund av till exempel arbete, studier, flykt, kärlek eller att anhöriga finns i Sverige. Illustration: Migrationsverket.

Migrationsverket började med att se över vad de själva och andra redan gjort inom området, vad de kunde återanvända, vilka andra samverkansprojekt som fanns etablerade och vilka aktörer de borde kontakta. När de fått en bild av nuläget ställde de frågan: vad behövs ytterligare?

– Det gav oss en bas att arbeta vidare utifrån, men det var viktigt att inte uppfinna hjulet på nytt. Vårt arbete involverar flera aktörer som bidrar inom livshändelsen och vi har fått mycket inspiration från andra myndigheter, till exempel Pensionsmyndighetens arbete med Efterlevandeguiden, säger Ann-Catrin Nyberg, ansvarig för Migrationsverkets arbete med Ny i Sverige.

Samverkan med andra en viktig grund

Migrationsverket bjöd därefter in de andra myndigheterna som också möter personer som är nya i Sverige, för att gemensamt ta reda på hur de genom samverkan bättre kan möta målgruppens behov. Tio myndigheter valde att delta i samarbetet och arbetet startade med en gemensam processkartläggning.

– När vi träffades insåg vi att vi hade lite olika syn på det här med livshändelser och lite olika perspektiv på målgruppernas behov. Det ledde till att vi bjöd in en extern konsult som tittade på myndigheternas olika processer utifrån ett målgruppsperspektiv. Det var en tid med mycket workshops och gula lappar med förslag och risker, säger Ann-Catrin Nyberg.

Migrationsverket har återanvänt tidigare arbete med sina målgrupper där de beskriver behovet genom så kallade kundresor och personas. Även de andra myndigheterna har gjort ett liknande arbete.

– Därefter gjorde vi "en mix" av behoven hos vår samlade målgrupp. Dessutom har vi återanvänt kundundersökningar och andra dokumenterade tillfällen där vi tillfrågat målgrupperna om deras upplevelser. Samtliga dessa erfarenheter var väldigt värdefulla inför detta arbete, säger Ann-Catrin Nyberg.

Arbetet ledde fram till processkartan "Generella faser av livshändelsen Ny i Sverige". Bilden visar inga myndigheter utan lyfter fram vilka behov som individen har. En övervägande majoritet som kommer till Sverige går igenom tre faser: förberedelser, komma i ordning och slutligen att vara i det nya livet i Sverige. Behoven inom respektive fas är ganska likartade oavsett vilket skäl man har till att komma hit.

– Ambitionen har varit att bidra till att vägen in i det nya samhället sker på ett smidigt sätt. De som kommer hit ska inte behöva veta vem de ska kontakta, vilken ordning de ska göra saker och slippa bli hänvisad mellan olika myndigheter. Allt ska gå så sömlöst som möjligt ur individens perspektiv, säger Ann-Catrin Nyberg.

Generella faser av livshändelsen Ny i Sverige. Illustration: Migrationsverket.

Digital plattform för en sömlös process

För att nå ambitionen om en sömlös process för individen har arbetsgruppen för Ny i Sverige identifierat framför allt ett utvecklingsområde att samverka kring, nämligen gemensamma digitala mötesplatser. Arbetsgruppen har under hösten 2017 tagit fram ett förslag till en myndighetsgemensam digital lösning i tre steg. Plattformen ska vända sig till personer som är nya i Sverige och vara uppbyggd utifrån målgruppens perspektiv.

Förslaget kan ses som en trestegsraket, där de två första förslagen bygger en grund för det sista steget. Steg ett handlar om att vidareutveckla webbplatsen Informationsverige.se. Det andra steget är att ta fram en myndighetsgemensam digital plattform liknande verksamt.se, där målgruppen får tillgång till vägledning, information och digitala tjänster med en gemensam ingång. I det tredje steget kommer lösningen att hämta information från olika befintliga informationskällor, till exempel olika myndigheters webbplatser.

– En stor vinst med tredje steget är att myndigheterna slipper en dubbel förvaltning av information och att de inte behöver paketera och sortera information lika mycket, eftersom tjänsten hela tiden är synkroniserad med källdata, säger Ann-Catrin Nyberg.

I dag kan man hitta information på en mängd olika ställen, vilket Migrationsverket måste anpassa sig efter. Till exempel är människor på flykt uppkopplade på ett helt annat sätt än tidigare. De söker löpande information under resan till Sverige, genom till exempel appar och sociala medier.

– Migrationsverket behöver finnas med i flödet för att säkerställa att vi når ut med rätt information. Samtidigt är det väldigt viktigt att själva ansökan om uppehållstillstånd görs via myndighetens webbplats. Det finns annars en risk att gränserna för myndighetsutövning suddas ut och vår kvalitetsstämpel måste gå att lita på, säger Ann-Catrin Nyberg.

Långsiktigt perspektiv och egna initiativ driver på arbetet

För att underlätta möjligheterna till att samverka effektivt har Migrationsverket arbetat långsiktigt med löpande omvärldsbevakning för att ta ställning till vad som händer nu och vad som kan komma att hända framöver. Detta för att hitta områden att prioritera i samverkansprojektet. Det är en lärdom man fick 2015 under den hårt belastade situationen med många människor på flykt under kort tid.

Regeringens styrning har också betydelse. Förenklat kan man säga att det som inte återfinns i regleringsbrev inte är prioriterat. För Migrationsverkets del har det dock inte varit ett hinder för att arbeta med samverkansfrågor ur ett livshändelseperspektiv. Arbetet med Ny i Sverige utgår nämligen inte från ett regeringsuppdrag, utan är ett egeninitierat samverkansprojekt inom eSam.

– Men det kan vara svårare att prioritera samverkansprojekt som inte finns i respektive myndighets regleringsbrev. De interna resurserna är begränsade där alla myndigheter är hårt ansatta med olika utvecklingsprojekt, vilket har försvårat möjligheten att samverka. Därför är det viktigt med den löpande dialogen med våra uppdragsgivare och att lyfta upp de behov av samverkan som myndigheten ser, säger Ann-Catrin Nyberg.

Finansieringen är en viktig fråga för samverkan som kan lösas via regeringsuppdrag i regleringsbrevet. Samtidigt kan en mer verksamhetsdriven samverkan bli en bra grogrund för eldsjälar.

– Och samverkan behöver eldsjälar som driver arbetet hela vägen. Så frågan är vad som är bäst – uppdrag eller eldsjälar, säger Ann-Catrin Nyberg.

Livshändelser ger ett helhetsperspektiv med fokus på samhällsnytta

Migrationsverket arbetar med ett antal huvudprocesser utifrån målgruppens identifierade behov, till exempel Att komma till Sverige, Att behöva skydd, Att stanna i Sverige, Att återvända och Att bli svensk medborgare.

– Vi arbetar för att livshändelsen ska bli en del av den ordinarie verksamheten. Vi ser en stor fördel i att det behovsdrivna arbetssättet och livshändelseperspektivet integreras med arbetet i linjen i det ordinarie arbetet, säger Ann-Catrin Nyberg. Samtidigt betonar hon att det är en förändring som tar tid och alla som jobbar behovsdrivet och samverkande måste vara uthålliga för att kunna genomföra förbättringar

Ann-Catrin Nyberg. Foto: Migrationsverket.

Livshändelseperspektivet är även en kulturfråga där det gäller att ha ett långsiktigt förhållningssätt, där man ständigt arbetar för att få mer kunskap om målgruppens perspektiv. Ett exempel på det är att Migrationsverket använder sig av tjänstedesign i arbetet med livshändelser. Tjänstedesign handlar om att jobba utifrån ett helhetsperspektiv med fokus på att förstå och skapa empati för individen. Det är fortfarande ett relativt nytt sätt för myndigheter att arbeta på, men allt fler har börjat bygga upp kompetens på området.

– Det kan ta lite längre tid att identifiera målgruppen och fånga deras perspektiv, men genom att investera den tiden tidigt så är chansen större att vi lyckas ta fram en slutprodukt som bättre matchar behov och förväntningar hos målgruppen och vår uppdragsgivare, säger Ann-Catrin Nyberg.

Att arbeta utifrån livshändelseperspektivet innebär att man i större utsträckning tänker på helheten och inte utifrån enskilda organisationer. En myndighet ska inte begränsas av att nyttan av investeringar kan uppstå hos en annan aktör. Det viktigaste är att se till samhällsnyttan och resultatet för staten som helhet.

– Samverkan och samarbete bygger på att det vi gör i ett inledningsskede kan underlätta för andra senare i processen. Vi måste sluta tänka att vi ska ha finansiering för allt vi gör eller att Migrationsverket som myndighet direkt ska ha nytta av alla våra insatser. Vi har alla snäva budgetar, men vi måste också kunna presentera för våra uppdragsgivare vad vi gör för att underlätta för aktörer som kommer in senare i kedjan, säger Ann-Catrin Nyberg.

Svårt att följa upp nyttor ur ett samhällsperspektiv

Migrationsverket följer framför allt upp resultat och hemtagning av nyttor inom de projekt som myndigheten själv driver. Livshändelseperspektivet förutsätter att man kan involvera fler myndigheter i uppföljningen och då är det svårare att fånga nyttor. I dagsläget finns det däremot ingen tillämpad modell för att räkna på nyttor utifrån ett samhällsperspektiv.

– Migrationsverket använder ESV:s modell för nyttorealisering men vi har stora utmaningar med att inkludera samhällsnyttor. Vi har tidigare gjort ett försök att räkna på samhällsnyttorna tillsammans med en konsult, men resultatet blev inte realistiskt. Men jag upplever att det finns ett stort intresse i förvaltningen för att hitta sätt att fånga upp och mäta samhällsnytta, säger Ann-Catrin Nyberg.

ESV har varit rådgivande i nyttorealiseringsfrågor till Migrationsverket och myndigheterna har även diskuterat möjligheterna att ta fram en tillämpningsbar modell för att mäta samhällsnyttor.

– Det är de viktigaste nyttor en offentlig aktör kan arbeta mot, men samhällsnyttor måste hanteras väldigt varsamt eftersom det nästan är omöjligt att utse en ansvarig för att realisera dem. Därför bör myndigheter undvika att använda en förväntad samhällsnytta för att få igenom ett finansieringsbeslut. Att integrera behovsdriven utveckling med nyttorealiseringskonceptet är en förutsättning för att kunna optimera och säkerställa att samhället i sin helhet får mer valuta för skattepengarna. Därför vore det intressant att sätta samman en arbetsgrupp med nyttorealiseringsexperter från ett antal större myndigheter för att borra djupare i möjligheten att utveckla en statlig modell för att mäta samhällsnytta, säger Daniel Jafari, som arbetar med nyttorealisering på ESV.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: