En vitamininjektion för myndigheternas e-handel

2017-12-15 | Nyhet

I maj 2017 startade första omgången av Ekonomistyrningsverkets utvecklingsprogram för effektivare inköp med e-handel. Deltagare från 15 myndigheter medverkar i programmet som pågår under ett års tid. Målet är att myndigheterna ska få bättre koll på sina inköp men också att arbetet ska leda till tid- och kostnadsbesparingar för myndigheterna.

Idén om att starta upp ett utvecklingsprogram tog sin början i den uppföljning som ESV gör av myndigheternas e-handel.

– Vi kunde se att myndigheternas arbete går framåt och att man exempelvis ökar andelen e-faktura och antalet e-beställningar - men inte i den takt som vi skulle önska, säger Sofia Ståhl som är koordinator för programmet.

Programmet är utformat så att varje myndighet arbetar mot egna uppsatta mål för att kunna förbättra och effektivisera sitt e-handelsarbete. Målet är att myndigheterna ska lägga mindre tid på administrativa processer, samt få en bättre styrning och ökad kontroll på sina inköp. Utifrån sina mål har myndigheterna sedan listat konkreta aktiviteter som ska genomföras under året.

– Vårt deltagande i programmet har hjälpt oss framåt i vårt e-handelsarbete, bland annat genom att vi blir uppföljda kring de mål som vi har satt upp. Det har blivit en stående punkt på vår agenda och vi har fått in detta i vårt löpande arbete, säger Marie Henkelmann, enhetschef på Statistiska centralbyrån och en av deltagarna på programmet.

Luleå tekniska universitet medverkar också i programmet och fick erbjudandet att delta i samband med att de skulle göra ett omtag av införandet av e-handel.

– Det var en utmärkt möjlighet att få professionell hjälp och samtidigt byta erfarenheter med andra myndigheter som arbetar med att effektivisera och digitalisera inköp. Kombinationen av konkreta råd samt krav på prestation från ESV:s sida har gett oss lite extra fart och nya infallsvinklar kring hur vi kan gå vidare. Stöd i förarbetet med att formulera mål, och aktiviteter för att nå dem, har också varit hjälpsamt, säger Stina Spiik, ekonom vid Luleå tekniska universitet.

Agil utformning av programmet

– Vi har försökt vara nytänkande vid utformningen av programmet. Upplägget är konkret och behovsanpassat; vilka problem brottas myndigheterna med just nu? Hur kan vi hjälpa dem framåt? säger Sofia Ståhl.

Innehållet är delvis baserat på önskemål från deltagarna, och har kontinuerligt anpassats och justerats under programmets gång. Genom att samla in feedback efter varje träff så blir det tydligt vilka ämnen och vilket innehåll som uppskattats och vilka problemområden som kvarstår. Programmet har samtidigt ett coachande upplägg och myndigheterna är indelade i tre grupper. Varje grupp har en gruppledare från ESV som fungerar som kontaktperson. Anneli Emdebrant, e-handelssamordnare på Lantmäteriet, menar att utvecklingsprogrammet gett verktyg för att tänka nytt och för att hitta nya förbättringsområden.

– Genom kunskap från programmet har vi till exempel fått ett ökat samarbete med ekonomienheten på myndigheten, vilket gjort att vi kommer framåt i olika e-handelsfrågor, uppger Anneli.

Nätverksbyggande för framtiden

Erfarenhetsutbyte och att skapa ett nätverk mellan myndigheterna har varit ett annat viktigt område inom ramen för programmet. Antalet träffar under året är sex stycken, varav två är webbmöten.

– Det är alltid värdefullt att möta personer som har en liknande roll och att utbyta erfarenheter mellan myndigheterna. Vi har skapat en Linkedin-grupp med alla deltagare på programmet, i syfte att deltagarna ska kunna fortsätta de diskussioner som initieras när man ses. Till exempel så är det många gånger givande att diskutera med myndigheter som har samma system för att därigenom få konkreta tips, säger Anderz Petersson som är en av gruppledarna.

Börja med det enkla

Det finns stora vinster för myndigheterna om de lyckas effektivisera sina inköp ytterligare med hjälp av e-handel. Ledningens stöd, kommunikation och att finnas där som ett stöd för organisationen är viktiga delar för att lyckas med e-handeln, menar Marie Henkelmann.

– Mitt bästa tips för att öka e-handeln är att börja med det som är enkelt. Tålamod och att skapa nätverk är också betydelsefulla delar, tillägger Anneli Emdebrant.

Alla myndigheter är välkomna till avslutningsträffen

Om du är nyfiken på hur det har gått för de deltagande myndigheterna är du välkommen att anmäla dig till programmets avslutningsträff i slutet av maj 2018. Då kommer samtliga myndigheter att visa upp sina resultat i förhållande till sina uppsatta mål. (Anmälningslänk publiceras senare).

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: