Tidig bedömning gav effektivare ärendehantering

2016-03-18 | Nyhet

Ekobrottsmyndigheten har effektiviserat sin ärendehantering genom att göra en tidig granskning av inkomna ärenden, för att bedöma möjligheterna att nå framgång i arbetet. Genom en medarbetardriven utveckling av myndighetens arbetssätt och ett tydligare fokus på kärnuppdraget, att utreda och lagföra brott, har Ekobrottsmyndigheten lyckats uppnå ett bättre resultat än tidigare.

Ett högt förtroende för våra samhällsinstitutioner är viktigt för att ett demokratiskt samhälle ska fungera. En myndighet som under lång tid kämpat med sina förtroendesiffror i opinionsundersökningar är Arbetsförmedlingen. Förtroendet var så lågt att de i sina regleringsbrev för 2013–2014 fick i uppdrag av regeringen att förbättra det.

Foto: Ekobrottsmyndigheten.

Ekobrottsmyndigheten hade under en tid haft stora svårigheter med att få fram tillräcklig bevisning för att kunna väcka åtal för brott mot marknadsmissbrukslagen. För att kunna fokusera på denna typ av ärenden och förbättra effektiviteten beslutade myndighetsledningen att en ny avdelning, Finansmarknadskammaren, skulle bildas.

Förändrad kultur och utvecklat arbetssätt

En ny chef och en ny kammarledning rekryterades till finansmarknadskammaren. Den nya ledningen initierade ett nytt arbetssätt, med ett tydligare fokus på resultat.

– För att få till en effektivisering arbetade vi med att förändra organisationskulturen och engagera medarbetarna i förändringsarbetet. För att få ett nytt perspektiv på vår kärnverksamhet, att utreda och lagföra brott, införde vi ett tydligare resultatfokus. Numera gör vi en inledande bedömning av alla utredningar. Om bedömningen visar att en utredning sannolikt inte kommer att leda till åtal, lägger vi ned den och prioriterar en annan utredning, säger en av cheferna på Finansmarknadskammaren.

Ett utredningsteam granskar ärendet direkt när det kommit in och det är detta team som avgör om myndigheten ska gå vidare med ärendet. Att Ekobrottsmyndigheten är organiserad i olika specialiserade kammare, där den samlade kunskapen kan utnyttjas bättre, har bidragit till ett positivt genomslag för arbetet.

Medarbetardrivet utvecklingsarbete

För att kunna genomföra ett förändringsarbete är det viktigt att ledningen visar stark tillit till medarbetarna. En utgångspunkt har varit att kraften, kreativiteten och de bästa idéerna finns hos medarbetarna. Utifrån denna utgångspunkt har man skapat en struktur för att arbeta med daglig styrning och ständiga förbättringar. Ambitionen har varit att få in medarbetarnas bidrag som en del i det dagliga arbetet snarare än genom stora förbättringsprojekt.

– Man måste tro på förbättringarna och som chef måste man vara väldigt tydlig och öppen när man talar med sina medarbetare. Lyfta fram för- och nackdelar och förklara varför man gör på ett visst sätt, säger en av cheferna på Finansmarknadskammaren.

Utvecklingsarbetet inleddes med att Finansmarknadskammaren började arbeta enligt lean, för att förbättra och effektivisera handläggningen av sina ärenden. Med hjälp av en extern konsult genomförde de en värdeflödesanalys av ärendehanteringen. Detta arbetssätt förankrade utvecklingsarbetet och skapade engagemang och ansvarastagande bland medarbetarna.

– Det har varit ett bra sätt att utveckla vår arbetsprocess på och vi har fått en bättre handläggning och beredning av ärendena. Värdeflödesanalysen innebar bland annat att vi kunde ta bort onödiga arbetsmoment, säger en av cheferna på Finansmarknadskammaren.

Numera har Finansmarknadskammaren endast en väg in för ärenden och samtliga medarbetare ska handlägga ärenden om otillbörlig marknadspåverkan. Fokus ligger på att ta hand om de ärenden som enligt utredningsteamets bedömning kan leda till åtal.

Det ska vara enkelt att ge förbättringsförslag

Effektiviseringsarbetet är inte avslutat utan fortsätter kontinuerligt. Numera har Finansmarknadskammaren utarbetat ett löpande upplägg för att fånga upp de förbättringsförslag som medarbetarna har.

– Det hela är mycket enkelt. När en medarbetare ser att något kan förbättras går de in till sin närmsta chef och diskuterar det. Om det är en idé som vi kan gå vidare med förankras förslaget genom att chefen "walks the floor", det vill säga går runt i korridoren och pratar med alla berörda. Sedan presenteras förslaget för alla medarbetare, vilket oftast sker på våra måndagsmöten. På detta sätt blir det tydligt för alla vad som är på gång, säger en av cheferna på Finansmarknadskammaren.

Medarbetarna har utryckt att det fungerar bra med att framföra synpunkter som cheferna sedan får ta tag i. De upplever att det är högt i tak med detta sätt att driva förändringsarbete på.

Goda resultat direkt

Ekobrottsmyndigheten har lyckats med att förändra sin organisationsstruktur och sin organisationskultur, samtidigt som de utvecklat sina arbetsprocesser genom ett medarbetardrivet utvecklingsarbete. Viktiga framgångsfaktorer i arbetet har varit att ledningen är lyhörd för medarbetarnas synpunkter, samtidigt som cheferna har satt upp tydliga mål för effektiviseringsarbetet.

Resultatet från arbetet visade sig redan första året. Finansmarknadskammaren lyckades nämligen med att få fällande domar i två insiderbrott, något som varit sällsynt tidigare.

– Det var tufft i början, men att hitta nya förbättringar har numera blivit en naturlig del av arbetet, avslutar en av cheferna på Finansmarknadskammaren.

Ekobrottsmyndigheten har använt sig av ett citat ur Tomas Tranströmers dikt Romanska bågar – valv bakom valv, för att beskriva arbetet: "Du blir aldrig färdig och det är som det skall". På grund av den känsliga naturen i Ekobrottsmyndighetens verksamhet är talespersonerna anonymiserade i texten.


Vill du dela med dig av din myndighets arbete med effektiviseringar? Kontakta ESV på effektivitet@esv.se.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: