MTM effektiviserar verksamheten med målgruppsanpassad taltidningsreform

2016-05-23 | Nyhet

Myndigheten för tillgängliga medier (MTM) har genomgått flera förändringar de senaste åren. Med tydligt målgruppsfokus har myndigheten utvecklat sitt arbetssätt och anpassat verksamheten till samhällets digitalisering. Resultatet är en effektivare taltidningsverksamhet, minskade kostnader och produktionstider och användaranpassade produkter.

MTM arbetar för att alla ska ha tillgång till litteratur och samhällsinformation utifrån vars och ens förutsättningar, oavsett läsförmåga eller funktionsnedsättning. Verksamheten har bland annat bestått av produktion och distribution av talböcker, taltidningar och punktskriftsböcker. Sedan 2015 har myndigheten även övertagit ansvaret för statens insatser för lättläst, genom att ge ut och distribuera lättläst litteratur och den oberoende lättlästa tidningen 8 Sidor.

En förändringsresa inleds

Roland Esaiasson tillträdde som MTM:s generaldirektör 2007. Han tog då initiativ till att se över taltidningsverksamheten, i samarbete med Presstödsnämndens dåvarande kanslichef. Deras arbete resulterade i en rapport som ledde till att Kulturdepartementet gav MTM ett formellt uppdrag att fortsätta utreda frågan.

Utredningen fokuserade på verksamhetens nyttoeffekter och ekonomiska effekter. På den tiden distribuerades taltidningarna som inläst text i olika format, där en mindre del av tidningen lästes in och sedan distribuerades till målgruppen. Den digitala tekniken skulle emellertid kunna erbjuda hela tidningen både billigare att producera och mer tillgänglig för mottagarna.

MTM tog också fram en ny vision som påverkade hur myndigheten såg på sitt uppdrag. Utgångspunkten i hela verksamheten är att underlätta för användarna. Både när det gäller att få tag i litteratur och samhällsinformation och möjligheten att läsa den på det sätt som passar var och en. Att målgrupperna ska kunna delta i samhällslivet på lika villkor är en demokratifråga.

Målgruppsanpassat utvecklingsarbete

MTM var tidigt ute med att digitalisera innehållet i sina produkter och att använda smarta telefoner och läsplattor för att underlättat distributionen. Myndigheten har satt användarnyttan i fokus, vilket uppfattas som positivt och motiverande för såväl medarbetarna som användarna.

Under utvecklingsarbetet genomfördes användarundersökningar för att ta reda på målgruppernas önskemål och behov. Undersökningen visade att en stor majoritet av användarna är it-ovana personer. Ett önskemål som kom fram i undersökningen var att kunna använda samma utrustning för flera tjänster.

– Vi jobbade mycket med målgrupperna för att få med dem i förändringen. Det är främst äldre synskadade personer som använder våra taltidningstjänster. För att kunna genomföra förändringen behövde vi få med oss alla som redan använder tjänsterna och det var viktigt att de skulle få stöd i processen, berättar Susanne Axner, ansvarig för enheten Forskning och utveckling.

För MTM handlade det om att kunna visa på fördelarna med förändringen för mottagarna.

– En positiv aspekt skulle bli att man kan få lokaltidningar som taltidning i hela landet. Det blev alltså möjligt att till exempel få Piteå-Tidningen som taltidning även i Göteborg. Tidigare har man bara kunna få tillgång till tidningen på den ort där man bor, säger Susanne Axner.

Marknads- och kommunikationsavdelningens betydelse

MTM har en marknads- och kommunikationsavdelning, vilket nog är ovanligt för en myndighet. Anledningen till det är erfarenheterna från ett långt arbete med verksamhetsutveckling, som har visat på att tydligt användarfokus är en förutsättning för en effektiv verksamhet.

Myndigheten skapade en marknadsavdelning redan 2009, när den fysiska talboksutlåningen digitaliserades med tjänsten DAISY direkt, som utvecklats till tjänsten Egen nedladdning. Följden blev att myndigheten behövde organisera sig på ett sätt som gjorde det möjligt att nå ut med förändringen på ett effektivare sätt, samt att arbeta mer med stöd till förmedlare och användare. Från början bestod marknadsavdelningen av enheterna Information och Digitala tjänster. Idag består marknads- och kommunikationsavdelningen av enheterna Kommunikation och Användarservice.

MTM tar ut avgifter för de lättlästa böckerna och tidningen 8 Sidor. Det stärker behovet av avdelningen då det är viktigt att marknadsföra de lättlästa produkterna till den bredare målgruppen, eftersom avgifterna är en del av verksamhetens finansiering.

Andra framgångsfaktorer för förändring

Förändringsarbetet har inneburit en ny verksamhetsmodell. Tidigare handlade det för MTM:s del främst om transfereringar av medel till tidningsföretagen, medan man nu främst upphandlar tjänster centralt.

– Nu kan vi driva taltidningsverksamheten på ett nytt sätt, där MTM:s roll är styrande, kravställande och upphandlande. Det finns många aspekter som bidragit till att reformeringen av taltidningsverksamheten blivit så lyckad, men medarbetarnas kompetens och olika bakgrund har tveklöst varit viktigast, säger Jesper Klein, som är MTM:s innovationschef och har varit ansvarig för taltidningsreformen tillsammans med Roland Esaiasson.

– Det handlar också om ett förhållningssätt. Att ha förmågan att se möjligheter, inte problem och hinder, och att ha tillit till medarbetarna. Vi är inte rädda för förändringar, utan det är numera en naturlig del i vår vardag på myndigheten, menar Roland Esaiasson.

Roland Esaiasson. Foto: Foto: Jessica Lund.

Resultat från taltidningsreformen

Taltidningsreformen och senare utvecklingsprocesser har inneburit en effektivisering av produktions- och distributionsprocessen av talböcker och punktskriftsböcker, vilket bland annat lett till att produktionstiden har halverats. Flera resultat av förändringsarbetet svarar direkt mot målgruppens önskemål om att kunna använda samma utrustning för flera tjänster:

  • Projektet Talboken kommer innebär att taltidningsläsare kan få talböcker digitalt distribuerade i samma tekniska lösning som för sina taltidningar.
  • Myndigheten ska under 2016 samordna distributionen av läns- och kommuntaltidningar med taltidningsverksamheten.
  • Ansvaret för statens lättlästverksamhet har medfört synergieffekter. Alla lättlästa böcker blir dessutom talböcker och nyhetstidningen 8 Sidor finns nu som taltidning och kan även komma att bli punktskriftstidning.

– Vi visste vad vi ville uppnå med vårt förändringsarbete och vi kan konstatera att MTM har landat där. Det har varit en lång resa under åtta år men vi har nu en gedigen dokumentation av effektmål och måluppfyllelse som vi har kunnat redovisa för Kulturdepartementet, avslutar Roland Esaiasson.


Vill du dela med dig av din myndighets arbete med effektiviseringar? Kontakta ESV på effektivitet@esv.se.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: