Ett myndighetsgemensamt system för företagens uppgiftslämning ger effektivare verksamhet

2016-04-28 | Nyhet

Bolagsverket har en central roll i ett mångårigt statligt projekt för att minska företagens uppgiftslämnarbörda till myndigheterna. Regeringens styrning och ett tydligt målgruppsfokus har lett till att myndigheterna har kunnat utveckla sina processer och ta fram tjänsten Uppgiftslämnarservice för företag. Målet är att förenkla för företagen samtidigt som myndigheterna effektiviserar sitt arbete.

verksamt.se

Uppgiftslämnarservice för företag på Verksamt.se.

Att företag måste lämna en mängd information till flera olika myndigheter är inget nytt problem. Bolagsverket har uppmärksammat frågan i flera utredningar, på uppdrag av regeringen (2000 och 2008–2009). Ett förslag som Bolagsverket gav i utredningarna var att kartlägga vilka uppgiftskrav myndigheterna ställer på företagen. Det ledde till att regeringen gav 14 myndigheter i uppdrag att göra en kartläggning av företagens uppgiftslämnande 2011–2013. Bolagsverket deltog i kartläggningen och fick även uppdraget att koordinera och leda arbetet.

År 2012 tillsatte regeringen Uppgiftslämnarutredningen, med uppdraget att lämna förslag på ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag. Utredningen pågick parallellt med kartläggningsuppdraget, med ett kontinuerligt utbyte mellan de båda projekten.

Målgruppsorienterad processutveckling

Kartläggningsuppdraget visade att företag var tvungna att lämna 1 318 olika uppgifter. Många gånger handlade det om att lämna samma uppgifter till flera olika myndigheter. Dessutom samlades grundläggande uppgifter in vid nästan varje tillfälle som ett företag hade kontakt med en myndighet. Ibland samlade myndigheten även in uppgifter som egentligen inte behövdes för att hantera ärendet. Därtill kunde uppgifter samlas in från andra källor, bland annat i kontrollsyfte. Kartläggningen visade även att myndigheterna hanterade uppgifterna mycket olika.

Uppdraget ledde till ett flertal åtgärder för att förenkla och minska företegens uppgiftslämnande. Bland annat gjorde flera myndigheter förändringar i sina blanketter och inledde ett eget och gemensamt arbete för att öka återanvändningen av uppgifter. Utöver de direkta åtgärderna gav Bolagsverket även flera rekommendationer på fortsatt arbete i uppdragets slutrapport. Bland annat förslag på ytterligare utveckling av e-tjänster för företagens uppgiftslämning, och en myndighetsövergripande samordning av arbetet.

Myndigheterna i uppdraget hade en målgruppsorienterad utgångspunkt för att utveckla processen för företagens uppgiftslämnande. Att de olika aktörerna diskuterade frågan utifrån företagens perspektiv var en viktig framgångsfaktor för arbetet. Det var mycket svårare att kritisera olika förslag när de inblandade förde diskussionerna utifrån företagarnas perspektiv.

Ett myndighetsgemensamt system

För att fortsätta arbetet med att underlätta för företagen fick Bolagsverket, Skatteverket, Tillväxtverket och Uppgiftslämnarutredningen år 2014 i uppdrag av regeringen att vidareutveckla och anpassa den myndighetsgemensamma företagsportalen verksamt.se. Under de tidigare utredningarna hade man etablerat bra kontaktytor och olika nätverk, vilket underlättade utvecklingen av verksamt.se.

En viktig princip i Uppgiftslämnarutredningen var att uppgifter som lämnas av företag ska göras "en gång från ett ställe". Dessutom föreslog utredningen att en servicetjänst borde etableras. Båda dessa synpunkter togs tillvara i det fortsatta arbetet genom förslaget att etablera ett myndighetsgemensamt system för företagens uppgiftslämnande.

I juni 2015 lanserades det som kallas Uppgiftslämnarservice för företag. Det bakomliggande systemet kopplar ihop företagen med olika myndigheter, genom grundläggande bastjänster och uppgiftskravstjänster. Företagen får på detta sätt en enklare kontaktyta med alla de myndigheter som ett företag måste ha kontakt med.

Uppgiftslämnarservice för företag innehåller fyra delar:

  • Verksamt.se – en servicetjänst där information för företag finns samlad.
  • Mina meddelanden – en myndighetsgemensam tjänst för säker digital post från myndigheter och kommuner till företag och privatpersoner.
  • En sammansatt bastjänst för grundläggande information om företag, som förmedlar grundläggande uppgifter om företag, exempelvis företagsnamn och postadress, från olika myndigheter till verksamt.se.
  • En uppgiftskravstjänst, som tillhandahåller information och krav på uppgifter som kan efterfrågas av myndigheter eller som måste lämnas av företag, när de initierar olika ärenden.

Tydlig styrning mot samverkan

En framgångsfaktor för arbetet som lett fram till Uppgiftslämnarservice för företag, är att regeringen gett specifika uppdrag till de olika myndigheter som var involverade i de olika uppdragen. Eftersom det var flera myndigheter med olika verksamheter som fick uppdragen, innebar det att även flera departement engagerades. Både myndigheterna och departementen kunde se nyttan av uppdraget. En bidragande orsak till framgången var att det även fanns en stark vilja hos alla aktörer att förenkla för företagen.

En viktig förutsättning för att samverkansprojektet skulle bli lyckat var att det fanns en utsedd samordnare, med ett klart mandat från regeringen att koordinera arbetet. Regeringsuppdragen har också underlättat för myndigheterna att koordinera sina egna insatser och arbeta i takt med varandra.

En annan förutsättning som bidragit till framgången, har varit att samverkan var lönsam för alla inblandande och att den följdes upp över sektors- och myndighetsgränserna.

Fortsatt samverkan för utveckling

Verksamt.se har utvecklats under lång tid. Det har varit ett prioriterat initiativ för myndighetssamverkan både inom dåvarande E-delegationen och det frivilliga fortsatta samarbetet i eSamverkansprogrammet (eSam). Bolagsverket har fått ett fortsatt regeringsuppdrag att ansvara för drift, förvaltning och vidareutveckling av bastjänsten. Eftersom det finns ett behov av att vidareutveckla systemet för uppgiftslämnande och servicetjänsten på verksamt.se behövs även en fortsatt samverkan mellan de inblandade myndigheterna.


Vill du dela med dig av din myndighets arbete med effektiviseringar? Kontakta ESV på effektivitet@esv.se.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: