Effektivare arbete med årsredovisningen kan ge mer tid för annan verksamhet

2016-02-03 | Nyhet

Länsstyrelserna har en komplex verksamhet som gör det komplicerat att hålla ihop arbetet med årsredovisningen. Genom att använda sig av ett administrativt system har Länsstyrelsen i Halland lyckats med att effektivisera arbetet med årsredoviningen. Det har både förenklat för medarbetarna och lett till resursbesparingar.

Länsstyrelsen i Halland har under några år arbetat med att effektivisera sitt årsredovisningsarbete med hjälp av ett nytt administrativt system för verksamhetsplanering och uppföljning. Utgångspunkten var den komplicerade uppgiften att hålla ihop arbetet med årsredovisning på en länsstyrelse. När projektet startade 2013 hade länsstyrelsen 90 uppdrag i regleringsbrevet, cirka 30 uppdrag i instruktionen, 70 uppdrag genom lagar och förordningar och cirka 20 interna uppdrag. Att verksamheten dessutom finansieras och styrs på olika sätt gör det ännu mer svårarbetat.

– Effektiviseringen har gett de som arbetar med årsredovisnigen en bättre översikt och en större förståelse för arbetet, samtidigt som det går snabbare. Det har lett till att kvaliteten på årsredovisningen har ökat och att mer tid har kunnat ägnas åt andra uppgifter, bland annat analys, berättar Janette Johansson, verksamhetscontroller på Länsstyrelsen i Halland.

Utvecklad verksamhetsplanering

Arbetet inleddes med verksamhetsplaneringsprocessen där man först började använda systemet. Två enheter fick testa det under 2013. Året efter var alla enheter med. Personalen var övervägande positiva och det fanns väldigt lite motstånd. När verksamhetsplanen för 2014 skulle läggas in i systemet utbildades alla berörda medarbetare, vilket var ungefär hälften av de anställda.

När väl arbetet med verksamhetsplaneringen var på plats föddes idén att även använda systemstödet i årsredovisningsarbetet. Länsstyrelsen i Halland kunde då bygga ett system som drog nytta av arbetet med verksamhetsplaneringen eftersom det redan fanns upplagt i systemet.

Helhetsbilden blev en framgångsfaktor

En viktig framgångsfaktor var att involvera hela verksamheten för att fånga upp alla länsstyrelsens uppdrag. Att alla chefer var med på initiativet att införa systemet bidrog också till framgången.

Med det nya systemet kan alla handlingar och all information om till exempel deadlines hållas ihop och bli överblickbara. Det skapas en tydlig bild av vad alla arbetar med och vilka aktiviteter som utförs. Handläggarna avrapporterar ett uppdrag när det är klart och kan sedan släppa det fram till årsredovisningen.

Det innebär att alla får en bättre överblick över det arbete som genomförs på myndigheten. Som ett resultat har Länsstyrelsen i Hallands arbete blivit mer transparant. Detta gäller ända upp i ledningsgruppen. Ett bra exempel var när Länsstyrelsen i Halland fick en ny landshövding. Tack vare systemet var det lätt för henne att sätta sig in i länsstyrelsen uppgifter.

– Eftersom vi hela tiden tydliggör var och ens arbete skapas också en positiv arbetssituation där alla blir angelägna om att rapportera in i systemet. Jag brukar beskriva vår inställning till systemstödet med "skriver jag inte så finns jag inte!", säger Janette Johansson.

Stora tidsvinster

Utgångspunkten var inledningsvis att höja kvaliteten i arbetet och de tidsvinster som åstadkoms var en bonus. Men i arbetet med årsredovisningen fick länsstyrelsen effektivitetsvinster redan från början, eftersom den verksamhetsplanering och uppföljning som redan gjorts kunde användas direkt första året.

– Vi har inte gjort någon mätning men jag uppskattar vår tidsbesparing till 20–25 procent. Det är tid som vi i stället har kunnat använda till att höja kvaliteten på årsredovisingen och utöka vår analys, men det har även gett mer tid för annat arbete, säger Janette Johansson.

Ett tydligt kvitto på den positiva effekten av systemstödet i det praktiska arbetet kom från en medarbetare, som alltid haft problem med att leverera i tid och att hålla ordning på sina egna versioner.

– Hon sa att det nya systemet "verkligen var enkelt att använda och att det var så lätt att ladda upp dokument". Hon går i pension nu vilket hon tyckte var tråkigt "nu när polletten äntligen ramlat ned" som hon uttryckte det, avslutar Janette Johansson.


Vill du dela med dig av din myndighets arbete med effektiviseringar? Kontakta ESV på effektivitet@esv.se.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: