Digitalisering av klassisk tjänst ökade SCB:s effektivitet

2016-05-24 | Nyhet

Förändringar i omvärlden kan göra att myndigheter behöver tänka nytt för att uppehålla en hög effektivitet. Statistiska centralbyrån (SCB) har gjort en sådan resa genom att lägga ned sin statistiska årsbok efter 100 år, och i stället satsa på att utveckla webbplatsens innehåll under rubriken Sverige i siffror. Den digitala förändringen utifrån målgruppens behov gör att myndighetens medel kan användas mer effektivit.

Beslutet att lägga ner Statistisk årsbok tog SCB 2013. Den sista upplagan publicerades 2014, samma år som skriftens 100-årsjubileum. Målgruppen för boken var ovana användare, det vill säga personer som inte brukar hanetera och läsa statistik. Genom årsboken kunde man på ett lättare sätt komma in i de statistikunderlag som SCB tillhandahåller.

– Jag pratade med min mamma om statistisk årsbok. Hon jobbade i kommunalförvaltningen under 50-talet, och för henne var boken var den självklara ingången till kunskap om Sverige och den svenska statistiken, berättar Maria Egonsdotter, SCB:s projektledare för Sverige i siffror.

Maria Egonsdotter. Foto: SCB.

Behov av förnyelse

Den allmänna utvecklingen i samhället gjorde dock att Statistisk årsbok inte längre fyllde samma samhällsfunktion som den en gång gjort. De sista åren beställde man boken via internet och 2013 var det bara några hundra som köpte den.

– Timmarna som krävdes för att ta fram boken uppgick till en heltid plus att många andra skulle komma in med underlag. Det var helt enkel väldigt mycket handpåläggning för att nå den färdiga produkten, förklarar Sara Brinkberg, kommunikatör på SCB.

Även om boken var väldig populär bland vissa grupper, inte minst internt, blev de ansvariga på SCB tvungna att fråga sig vilka de ville nå ut till. Årsboken kunde inte bli kvar enbart för att det var ett minne som de anställda ville spara.

– Vi visste att 60 procent av våra besökare på scb.se kommer in via Google. Det är den huvudsakliga vägen in till vår statistisk. Det gjorde att det var viktigt för oss att anpassa webben till olika plattformar för att därigenom öka antalet potentiella träffar per sökning, säger Maria Egonsdotter.

En tydligare målgrupp specificerades

När årsboken lades ner frigjordes resurser som kunde användas till att ta fram en ny produkt för att nå samma målgrupp, men på nya sätt.

– Vårt uppdrag förändrades inte och syftet var detsamma som för årsboken. Vi ska precis som innan nå en bred målgrupp. Frågan var bara hur vi på bästa sätt skulle nå ut med vår kunskap, berättar Sara Brinkberg.

– Det finns en risk med att ha en allt för bred målgrupp. Det gör att man inte riktar sig mot någon särskild, och då är risken att vi inte blir intressant för någon. Vi var helt enkelt tvungna att försöka förtydliga målgruppen ovana användare, säger Maria Egonsdotter.

Skolan är en verksamhet som efterfrågar statistisk, samtidigt som många i skolan är ovana statistikanvändare. Det fanns även en efterfrågan sedan tidigare från lärare om att få ett verktyg från SCB där eleverna kunde lära sig statistik.

– Vi gick från den breda målgruppen ovana användare till den något smalare målgruppen unga. För att nå den blev en naturlig strategi att rikta sig mot lärare. Efterfrågan kring bra statistik som kunde granskas källkritiskt fanns redan hos lärargruppen, men vi hade inte tagit steget förrän nu, förklarar Maria Egonsdotter.

Målgruppsanpassad utveckling

Både kommunikatörer och statistiker på SCB arbetade med att utveckla den nya webbaserade statistiskingången, som riktade sig till unga. Arbetet skedde i nära samarbete med engagerade lärare som hjälpte myndigheten att dimensionera informationen mot rätt åldersgrupper, utifrån kraven i den svenska läroplanen. Det gör att lärare kan uppmana elever att gå in på sidan för att få kunskap. Men Sverige i siffror innehåller också mycket annan statistik, än den som baseras på läroplanen. Delvis för att uppmuntra till eget lärande.

– Namnsöken är en av våra mest klickade länkar på sidan. Där kan man söka på namn och få fram statistisk kring namnet. Egentligen ingår inte just namnsöket i vårt uppdrag men det kan leda till att man hittar andra spännande saker som man vill lära sig mer om. Genom både rolig och användbar information kan vi öka intresset för statistisk hos målgruppen, förklarar Sara Brinkberg.

Sara Brinkberg. Foto: SCB.

Genom att rikta sig mot få når man många

Utvecklingen av den nya webbplatsen gav en oväntad positiv effekt. Sidan har inte bara blivit populär i skolans undervisningssituationer, utan även hos andra grupper.

– I arbetet frågade vi oss: hur tar unga till sig fakta? Några saker som vi slog fast var att det är viktigt med visuella urval, och att det är enkelt att navigera så att man snabbt hittar det man söker. Vi jobbar även mycket med klarspråk. Sammantaget gör det informationen lättillgänglig, berättar Sara Brinkberg.

Dessa slutsatser och den produkt SCB tog fram visade sig passa fler än den tänkta målgruppen. Vid lanseringen av den nya webbplatsen var det många journalister som uttryckte att formatet även var väldigt bra i deras arbete.

– Jag tror att det är en stor fördel att ha en tydlig målgrupp för ögonen när man tar fram en produkt som vår. Chansen att man får en bra produkt är bättre då. Det är lite likt karbinväskan för flygpersonal. Den utvecklades utifrån väldigt specifika måttkrav för att passa flygplanen. Det visade sig snabbt att den även blev omåttligt populär bland andra som flyger, även om de inte var den tänkta målgruppen från början. På samma sätt tror jag att det är för Sverige i siffror. Utformningen passar många även om vi haft en specifik målgrupp i fokus när vi tagit fram sidan, säger Maria Egonsdotter.

Nya arbetsätt

SCB:s nya sätt att sprida kunskap ställer också nya krav på hur arbetet internt på myndigheten går till.

– Våra statistiker är väldigt bra på att samla in, värdera och analysera stora mängder data. De arbetsuppgifterna kommer alltid ligga till grund för allt vårt arbete. Vi kommunikatörer är bra på att analysera olika målgruppers behov av kunskap och hur vi på bästa sätt ska nå ut till allmänheten. Vi måste hitta vägar att arbeta tillsammans för att nå ut på ett så bra sätt som möjligt, förklarar Sara Brinkberg.

I framtagandet av Sverige i siffor började man visualisera och testa olika gränssnitt för att visa statistik på nya sätt.

– Vi valde att tapetsera väggarna med våra utkast. Det visade sig vara en framgångsfaktor då det gjorde att det kom förbi personer och började prata. Vi fick diskussioner om vad vi skulle kunna visa upp och vilken information som var spännande att sprida. I utvecklingen var det viktigt att både våra it-utvecklare, statistisker och kommunikatörer samarbetade för att nå ut på riktigt. Vi skapade tillsammans ett nytt sätt att prata om statistik. Idag pratar vi både feeling och fakta och inte bara fakta, säger Maria Egonsdotter.

En annan framgångsfaktor från SCB:s utvecklingsarbete är att det har funnits en tydlig ansvars- och mandatfördelning. Kommunikationsavdelningen har varit ansvariga för arbetet men med ett stort stöd av andra avdelningar som bidragit med sina respektive expertområden. Sammantaget har myndigheten ökat kvaliteten i sin kommunikation till samma kostnader som tidigare.


Vill du dela med dig av din myndighets arbete med effektiviseringar? Kontakta ESV på effektivitet@esv.se.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: