Samverkan öppnar dörren för en effektivare myndighetskontakt för skogsägare

2015-11-25 | Nyhet

Skogsstyrelsen och länsstyrelserna samverkar i ett regeringsuppdrag för att utveckla en gemensam inlämningsfunktion för skogsägare. Syftet med tjänsten är att förenkla skogsägarnas myndighetskontakter. Genom målgruppsorientering, myndighetssamverkan och digitaliseringens möjligheter effektiviseras ärendehanteringen. Deltagande målgrupper har beräknat potentiella vinster till 30–150 miljoner kronor med en fullt utbyggd inlämningsfunktion. Framför allt resulterar projektet i en mer rättssäker, transparent och förutsägbar handläggning av ärenden.

Thomas Mårtensson och Ingrid Tilly presenterade delar av arbetet med att ta fram en gemensam digital inlämningsfunktion för skogsägare på ESV-dagen 2014. Fotograf: Nicklas Rangne

Den svenska skogssektorn präglas av många aktörer med olika ansvarsområden och som skogsägare är det inte alltid lätt att veta vilken myndighet som handlägger vilket sorts ärende. Skogsägarna hade tidigare svårt att orientera sig i skogen av myndigheter eftersom de upplevde att flera myndigheter var inblandade i samma skogliga åtgärd. De uppfattade inte heller myndigheternas sammanlagda hantering som förutsägbar och rättssäker. En del i problembilden är att tillsynsansvaret hos myndigheterna till stor del är organiserat efter de underliggande regelverken och sakområdena som resulterar i en snårighet ur ett kund- och brukarperspektiv.

En dörr in skapas för skogsägarna

Skogsstyrelsen och de 21 länsstyrelserna fick 2014 i uppdrag av regeringen att förenkla myndighetskontakterna för skogsägarna, genom att skapa en gemensam digital inlämningsfunktion. Istället för att ha kontakt med flera myndigheter kan skogsägarna anmäla sitt ärende en gång genom en e-tjänst. Skogsstyrelsen ansvarar sedan för att inkomna ärenden slussas vidare till rätt myndighet.

– Genom aktivt deltagande målgrupper, digitalisering och samverkan effektiviserar vi skogsägarnas kontakter med myndigheterna. Men samverkan tar tid. Ska en förändring komma till så sker det ofta i små steg och genom en öppen dialog med de som ska genomföra förändringen, säger Thomas Mårtensson, projektledare på Skogsstyrelsen.

Initiativet till skapandet av en gemensam inlämningsfunktion kom från regeringen som en del i arbetet med att ta fram ett program för regelförenkling, på regional och lokal nivå. Arbetet bygger på ett tidigare myndighetssamarbete vilket benämndes En dörr in för skogsägare, och som slutrapporterades 2011.

Regeringsuppdrag blev en förutsättning för effektiv samverkan

Vikten av ett regeringsuppdrag för att driva projektet framgångsrikt blev tydligt 2012. Efter slutrapporteringen av det tidigare regeringsuppdraget fortsatte Skogsstyrelsen på egen hand och genomförde flera åtgärder för att förenkla skogsägarnas myndighetskontakter.

– Eftersom vårt regleringsbrev för 2012 saknade ett fortsatt uppdrag för "En dörr in" resulterade det i att arbetet saktade in under ett par år. I regleringsbrevet för 2014 återkom uppdraget och dessutom kompletterades Naturvårdsverkets och Riksantikvarieämbetets regleringsbrev med ett regeringsuppdrag. Nu fortsätter arbetet kring den gemensamma inlämningsfunktionen. Samverkan mellan myndigheter blir mycket enklare om man får ett gemensamt uppdrag, förklarar Ingrid Tilly.

Genom det nya regeringsuppdraget förankrades idén om projektet i den egna organisationen. Eftersom Skogsstyrelsen och länsstyrelserna har märkt vilka positiva effekter tyngden av ett regeringsuppdrag har haft för projektet, har de formulerat ett förslag som underlag till ett flerårigt uppdrag.

– I detta förslag försöker vi även att lösa frågan om finansiering, vilket är ett problem när flera aktörer driver gemensamma projekt. Hur snabbt uppdraget kan genomföras är beroende av finansieringen, menar Ingrid Tilly projektledare på Länsstyrelsen i Värmland.

En överenskommelse för samverkan

När Skogsstyrelsen och länsstyrelserna började samverka med varandra skrev de en överenskommelse. Ledningen i myndigheterna blev mer intresserade när ett uppdrag fanns. Det blev en framgångsfaktor och överenskommelsen har bidragit till att samverkan mellan myndigheterna har fungerat bra.

– I överenskommelsen har vi beskrivit den övergripande styrningen. Vi har även förtydligat ansvarsfördelningen, finansieringen och vem som utför olika uppgifter på respektive myndighet, säger Ingrid Tilly. I överenskommelsen beskrivs också styrgruppens, arbetsgruppens och referensgruppens uppgifter och sammansättning.

– Projektet bidrar till bättre samarbete mellan deltagande myndigheter. Vi försöker att se vår samverkan som en gemensam organisation, fyller Thomas Mårtensson i.

Digitaliseringens möjligheter

Skogsstyrelsens och länsstyrelsernas gemensamma utveckling av e-tjänster är ett bra exempel på hur samverkan kan effektivisera skogsägarnas myndighetskontakter. Med hjälp av användarorientering har myndigheterna belyst behoven. Genom att dra nytta av digitaliseringens möjligheter utvecklas en användaranpassad tjänst. Samverkan har varit en förutsättning för att lyckas med arbetet. Att myndigheterna lyfte problematiken till regeringen och begärde en prioritering av uppdraget, visar också på hur viktigt det är med styrning för att nå resultat. Den gemensamma inlämningsfunktionen resulterar i ett effektivare arbetssätt och stora vinster för skogsägarna.


Vill du dela med dig av din myndighets arbete med effektivisering och samverkan? Kontakta ESV på effektivitet@esv.se.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: