Samverkan ett sätt för enmansrevisorer att bli mindre ensamma

2015-04-21 | Nyhet

Flera myndigheter med internrevision har så kallade enmans-, eller ensamrevisorer. Det kan vara problematiskt att sakna kollegor att bolla med, men det är inte ett olösligt problem. Centrala studiestödsnämnden (CSN) och Statens tjänstepensionsverk (SPV) har till exempel en utvecklad samverkan och för två år sedan startade ett nätverk för enmansrevisorer.

Internrevisionscheferna Birgitta Arnberg och Hans Stark är vana att samarbeta. 

Birgitta Arnberg, internrevisionschef på SPV, och Hans Stark, tidigare internrevisionschef på CSN, har haft en tät samverkan i tre år. De tillträdde sina respektive tjänster med en månads mellanrum och redan från start var det uttalat att de två myndigheterna skulle samverka om sin internrevision.

– Ekonomistyrningsverket har gjort en del utredningar om enmansrevisionsrollen och kommit fram till att det inte alltid är så enkelt. Därför ville CSN och SPV hitta ett sätt att minimera de svårigheter som finns och hitta andra konstruktiva sätt att överbrygga dem, förklarar Birgitta Arnberg.

De inledde sitt gemensamma arbete med att ta fram de två myndigheternas revisonshandböcker, mallar och checklistor tillsammans. För varje avsnitt i revisionshandboken finns det beskrivet hur samverkan mellan de två myndigheterna är tänkt att fungera. Samarbetet är också formaliserat genom en överenskommelse mellan myndigheterna och det står i myndigheternas riktlinjer att internrevisorerna ska samverka med varandra.

Använder varandra som bollplank

Varken Birgitta Arnberg eller Hans Stark kan komma på en enda nackdel med att samverka.

– Risken med att vara enmansrevisor är att man blir ensam och inte har någon att prata jobb med. Så när jag sitter med revisionsplanen för ett specifikt projekt så är det bra att ha kontakt med Birgitta, som arbetar med ungefär samma saker. Hon är mitt bollplank, säger Hans Stark.

Varje år byter CSN och SPV ungefär 300 revisorstimmar med varandra. Hans Stark gör alltså granskningar på SPV och Birgitta Arnberg gör granskningar på CSN. Förutom att det är roligt med variation i arbetet leder det också till att de båda myndigheterna får mer bredd och djup i den kompetens internrevisorerna besitter. Dessutom är det enklare att värna oberoendet.

De kvalitetssäkrar också varandras arbete och går igenom den andres akter för att se så att rutiner och god revisionssed följts. Innan någon rapport går ut till verksamheten har de också för vana att låta den andre läsa igenom och komma med synpunkter. En gång om året gör de också fördjupade kvalitetsgranskningar som rapporteras till myndigheternas ledningar.

– När det gäller SPV så intygar jag själv att jag följt god sed och våra rutiner och sedan anger Hans, utifrån sin kvalitetsbedömning, om han har samma bild. Det ger såklart ett annat värde på bedömningen, säger Birgitta Arnberg.

Nätverket ett forum för att utbyta erfarenheter

Både Birgitta Arnberg och Hans Stark är medlemmar i nätverket för enmansrevisorer. Lars Agerberg, internrevisionschef på Kammarkollegiet, är sammankallande för nätverket.

– Vi började 2013 på initiativ av Charlotta Löfstrand Hjelm, internrevisionschef på Svenska kraftnät. Vi kände båda att vi enmansrevisorer är en stor grupp som arbetar självständigt och gör allt från de praktiska handgreppen till att rapportera till generaldirektören eller styrelsen. Vi sköter oss själva och trivs med det, däremot så saknade vi ett forum för att utbyta erfarenheter och tankar.

Nätverket brukar träffas två gånger på hösten och tre gånger på våren. Varje träff utgår man ifrån ett eller flera ämnen från en lista som kontinuerligt fylls på. Kommande träffar kommer till exempel handla om it-kostnader och informationssäkerhet. Men tonvikten brukar ligga på revisionstekniska frågor.

Mellan träffarna brukar nätverkets medlemmar mejla varandra för att diskutera svårigheter och lämpliga lösningar.

– När jag till exempel ska in på ett nytt område som jag inte granskat tidigare så är det skönt att vända sig kollegor och höra hur de gjort när de har attackerat liknande saker, säger Lars Agerberg.

Internrevisionen kan öka effektiviteten

Internrevisionens uppgift är att granska myndighetens interna styrning och kontroll. En del i det handlar om hur väl myndigheten hushållar med statens medel, vilket i förlängningen handlar om effektivitet. Alla tre är överens om att internrevisonens synpunkter kan bidra till ökad effektivitet på myndigheterna.

– Effektivitet handlar om att göra rätt saker och jobba utifrån målen, men också att göra saker på rätt sätt. En utgångspunkt för oss som revisorer är att granskningarna ska vara framåtsyftande, det är därför vi alltid lämnar rekommendationer. Då lyfter vi fram vad vi bedömer att myndigheterna bör  ha fokus på, men inte exakt hur det ska ske. Det är alltid en avvägning så att man inte går in operativt, säger Birgitta Arnberg.

Hans Stark fyller i:

– Rollen som internrevisor handlar om att du ska förbättra någonting, inte att du ska fokusera på det som är dåligt eller inte fungerar.

Lars Agerberg håller med om att internrevisionen ska leverera ett mervärde.

– Jag tror att man som chef på en myndighet blir lite hemmablind efter ett tag. Man har fullt upp på skrivbordet med sin arbetsdag och jag tror att vi som internrevisorer då kan komma in med en helikopterblick och stötta chefen i en bedömning av vad som skulle kunna gå att göra mer effektivt.

Lars Agerberg lyfter också fram att internrevisionen indirekt levererar ett mervärde även ur ett externt perspektiv, till internrevisionens intressenter.

– Jag menar att det inte bara är ledningen som har ett mervärde av en god styrning och kontroll. Det har även en bredare intressentgrupp som i vårt fall omfattar bland andra regeringen, andra myndigheter, medarbetare, leverantörer och inte minst våra kunder: medborgarna. Flera internrevisioner har till och med en stående begäran från journalister att skicka revisionsrapporter löpande. Och eftersom revisionsrapporterna blir offentlig handling är det viktigt att rapporterna ger en så objektiv och fullständig beskrivning som möjligt. Men rapporterna skrivs primärt för den egna verksamheten och för ledningen.

Inom kort kommer ESV publicera en ny handledning om internrevision, som är tänkt att fungera som ett stöd i arbetet både för nya internrevisorer och de som arbetat en tid.

Dela

Senast uppdaterad: