Herr Karlsson och hans lappar – effektiviseringar på enheten för näringslivsutveckling

2015-09-04 | Nyhet

På Länsstyrelsen i Västernorrland finns enheten för näringslivsutveckling. De arbetar bland annat med bidragsstöd till företag och har nyligen gjort effektiviseringar av sin kärnverksamhet. Genom ett lean-inspirerat arbetsätt har enheten både minskat sin resursanvändning och handläggningstiderna.

Magnus Karlsson är chef på näringslivsenheten på länsstyrelsen.  En dag får han ett telefonsamtal, som kommer att förändra verksamheten i grunden.

– Samtalet kom från en företagare som frågade vad som hänt med ett ärende. Jag bad att få återkomma när jag pratat med handläggaren som bereder ärendet. Det visade sig att det har legat hos oss i ett och ett halvt år. Av olika beklagliga anledningar hade ärendet alltså dragit ut på tiden.

Ärendet blir ett startskott för Magnus Karlsson, det var uppenbart att en handläggningstid på ett ärende inte kan, eller får bli så långt. Många frågor blir aktuella att besvara på enheten efter samtalet. Om myndigheten inte begår fel i processerna varför blir handläggningstiderna så långa? Varför får myndigheten in fel information från de sökande? Vilka konsekvenser får det för företagarna att bidrag som de har rätt till inte kommer dem till del?

Processkartläggningar avslöjar onödiga moment

Magnus startade ett förändringsarbete på enheten för att korta handläggningstiderna, utföra uppgifter till minskade kostnader och börja med kunskapsöverföring, eftersom enheten stod inför pensionsavgångar.

– Vi påbörjade ett arbete för att gå igenom samtliga processer. Vi kartlade processerna för handläggningen av företags- och projektstöd och identifierade onödiga moment. System byggs ofta på utifrån informationsbehov. Det är sällan någonting tas bort i samma utsträckning som det tillförs nyheter. Det medför att blanketter ofta inte står i proportion till behoven i beredningsprocessen, säger Magnus Karlsson.

Ett steg på vägen var att undersöka vilken typ av information som efterfrågades när företagen ansökte om stöd. Ansökningarna var detaljerade och ställde många frågor som inte direkt var kopplade till beredningen av arbetet. Genom att ta bort alla informationskrav som inte direkt påverkade besluten kunde ansökningsblanketterna minska i omfång, samtidigt som de kunde förenklas. Båda dessa åtgärder gjorde att felen i blanketterna minskade, vilket i sin tur gjorde att det blev lättare att administrera och bereda ansökningarna.

Arbetet gjorde Länsstyrelsen i Västernorrland utan externa konsulter. Det var med hjälp av medarbetarna som de kunde kartlägga arbetet och förbättra verksamheten. Det var dock inte en självklarhet för alla medarbetare att kartlägga processer med hjälp av post it-lappar. En av de anställda som var med i effektiviseringsarbetet var Karin Gidmark avdelningscontroller.

– Vi tyckte att arbetet funkade bra och nu skulle den där Karlsson komma och ställa till det med sina lappar. Det var vad vi kallade arbetet: Herr Karlsson och hans lappar! Det var först när processerna kom upp på väggen som vi började ifrågasätta om alla steg var nödvändiga. Det var då jag förstod hur mycket vi kunde effektivisera vår verksamhet, säger Karin Gidmark.

Uppgiftslämnande blev uppgiftshämtande

Förenklingsarbetet med lean som metod innebar förenklingar både för sökanden och för handläggaren. Som en direkt följd av lean-arbetet minskade handläggningstiden i snitt med 30 procent för de ärenden som enheten handlade mellan 2012 och 2013.

Utifrån kartläggningarna blev det tydligt vilka uppgiftskrav myndigheten ställde på de sökande. Bolagsbevis och årsredovisningar var några av de dokument som krävdes i besluten. Dessa dokument fanns dock ofta redan i staten.

– Varje dokument värderades utifrån om det gick att hämta elektroniskt för handläggaren. Bolagsbevis och årsredovisningar är till exempel möjliga för oss att hämta själva. På detta sätt förenklades ansökningsblanketten avsevärt. Det blev mindre uppgifter att lämna för den sökande. Handläggaren får uppgifterna snabbare och sökanden slipper lämna in bilagor till ansökan, säger Magnus Karlsson.

Samordnade kontroller

En del i arbetet fokuserade på kontakten med kunderna. Länsstyrelsen i Västernorrland kan ha flera ärenden hos samma kund, men ärendena kan ligga hos olika avdelningar inom myndigheten. Det gör att samma näringsidkare kan få besök av länsstyrelsen flera gånger, av olika personer. Om besöken är helt oberoende av varandra och närliggande i tid finns en risk att förtroendet för myndigheten minskar.

– Uppdelningen och specialiseringen inom en myndighet är många gånger nödvändiga för att vara en effektiv organisation. Det innebär dock inte att det är effektivt att myndigheten organiserar sig utåt på samma sätt som man valt att organisera verksamheten internt. Genom att åka ut tillsammans från olika delar av våra verksamheter kan vi effektivisera – både för myndigheten och för kunden, säger Magnus Karlsson.

Effektiviseringar kan göras på olika sätt i staten. Enheten för näringslivsutveckling i Västernorrland visar att man kan göra förändringar i den egna verksamhet som får stor effekt för kunderna.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: