Från grävskopa till arkeologiverktyg – Transportstyrelsens effektivisering

2015-09-08 | Nyhet

Att uppföljning är ett kraftfullt verktyg för att realisera effektviseringar är någonting som Transportstyrelsen har lärt sig i sitt effektiviseringsprogram som startade för tre år sedan. En nyckelfaktor i deras arbete har varit uppföljningen av ekonomin och verksamheten.

Arbetet med uppföljning av projektet med effektiviseringsprogrammet har varit en stor anledning till att Transportstyrelsen efter två år minskat kostnaderna med cirka 200 miljoner kronor. Uppföljningen gjordes utifrån en centralt framtagen rapport som visade vilken effektiviseringspotential som verksamheten hade. Anders Larsson är direktör för fordonsregistrerings- och ärendestödsavdelningen
på Transportstyrelsen och har ansvarat för uppföljningen av effektiviseringsprogramet.

Anders Larsson direktör fordonsregistrerings- och ärendestödsavdelningen Transportstyrelsen

Foto: Andreas Johansson

 

– När den första rapporten kom var det nog många som kände att det inte skulle gå att leva upp till den. Underlaget till rapporten kom från avdelningarna men i sammanställningen blev den totala summan väldigt stor. De första beräkningarna visade att de löpande årskostnaderna skulle kunna minska med cirka 400 miljoner kronor på fem år. Det var en kostnadsminskning på cirka 20 procent av budgeten, säger han.

Projektetet starkt ifrågasatt

De olika avdelningarna hade gett direkta förslag till besparingar i rapporten. Avdelningsdirektörerna i ledningsgruppen ifrågasatte ändå en hel del vid den första presentationen och reaktionerna i organisationen var stundtals starka kring förslagen. Många var rädda för att vissa uppgifter inte skulle bli utförda och att myndighetens mål inte skulle nås om besparingarna genomfördes. Men Transportstyrelsens generaldirektör Staffan Widlert var trots kritiken fast besluten att genomföra effektiviseringsprogrammet.

Inledningsvis tog man fram en mall i Excel för aktiviteter och effektiviseringspotentialer. De olika avdelningarna kunde se varandras delar i mallen, samtidigt som alla fick se helheten. Utfall på aktiviteterna för verksamheten skulle sedan följas upp månadsvis av avdelningsdirektörerna. De skulle även beräkna när, hur och var utfallet skulle inträffa. Det viktigaste budskapet var: Det går!

Nettoeffektivisering som utgångspunkt

I de löpande uppföljningarna diskuterades ofta hur kostnadsminskningarna skulle genomföras. En viktig utgångspunkt var att det var nettoeffektiviseringar på hela myndigheten som gällde. Investeringarna för att sänka en kostnad behövde med andra ord vara inräknade i den totala kostnadsminskningen.

– Om en kostnadsminskning på min avdelning innebär en kostnadsökning på en annan avdelning är det inte en nettoeffektivisering. Principen var enkel, det är helheten som gäller. Din effektivisering får inte kvadda för någon annan, säger Anders Larsson.

För att ta reda på vad verksamheten verkligen kostade, var det viktigt att Transportstyrelsen säkrade ett ekonomiskt nuläge innan effektiviseringsaktiviteterna drog igång. Utan ett sådant förarbete är det svårt att verkligen räkna ut en nettoeffektivisering och vara säker på att kostnaderna inte bara flyttas runt inom myndigheten.

En annan princip var att myndighetens uppgifter skulle genomföras och att målen skulle nås. Kraven på verksamheten tummades det inte på i projektet.

– Att fem personer slutar betyder inte nödvändigtvis att en effektivisering har genomförts. En effektivisering är en effekt av en aktivitet, exempelvis ett mer produktivt arbetssätt, där man har gjort någonting aktivt för att få till en kostnadsminskning. Om vi bara skulle dra ner på verksamheten finns en stor risk att uppgifter inte blir gjorda och då har vi ju misslyckats, säger Anders Larsson.

Regelstyrning och hushållning

En av de många effektiviseringsmöjligheter som Anders Larsson lyfter fram är att statlig verksamhet ofta har en regelstyrd karaktär.

– Det gör att vi har ett perspektiv som går ut på att vi alltid ska göra saker rätt. Det regelstyrda förhållningssättet gör att ärendehandläggningen i för många fall kan överarbetas rejält innan beslut fattas, säger han.

Det tydliggjordes när JO framförde kritik mot en del av Transportstyrelsen för att beslut inte fattats i ärenden trots att tillräckligt underlag fanns. Istället hade handläggare ändå begärt in ytterligare kompletteringar.

– Här är ”tillräckligt bra” och ”mod” nyckelord. Samtidigt måste man känna att vi har mandat att fatta beslut och att om vi någon gång skulle göra fel, så kan vi lära oss och utvecklas av det, säger Anders Larsson.

Hushållning med statens medel och rättsäkerheten för den enskilda måste alltid balanseras varsamt i myndigheter. En del i arbetet med effektiviseringsprogrammet har handlat om att ingjuta mod i myndighetens medarbetare, så att beslut kan fattas både rättsäkert och kostnadseffektivt.

Uppföljningen fungerade som en sporre

Inledningsvis var det många aktiviteter som hämtade hem stora kostnadsminskningar. Uppföljningen av projektet visade tydligt, i siffror, att många av aktiviteterna verkligen hade fungerat. Det förändrade även perspektivet på hela projektet.

– Vändningen kom när vi såg i mallen att effekterna föll ut i slutet av 2012. Från att många tänkte att det var omöjligt, till att vi minskat kostnaderna med cirka 100 miljoner kronor, säger Ander Larsson.

Att visa upp goda exempel internt kan vara ett effektivt sätt att få med andra i effektiviseringsarbeten. Exempelvis som att uppföljningen i Excel-mallen fanns tillgänglig för alla avdelningar på Transportstyrelsen.

– Det var peppande att se när någon lyckades minska kostnaderna. Tankesättet i gruppen började förändras: ”de andra avdelningarna har ju fixat sitt mål, då ska vi också fixa vårt”, säger Anders Larsson.

Kostnadsbesparingar blev en naturlig del av arbetet

Att hitta kostnadsbesparingar är numera ett långsiktigt arbete på Transportstyrelsen och ett naturligt sätt att arbeta.

– När de lågt hängande frukterna är plockade blir det såklart svårare att hitta stora effektiviseringar, då får man börja finlira. Man kan säga att vi har gått från att använda grävskopa till att använda arkeologiverktyg för att hitta kostnadsminskningarna, säger Anders Larsson.

Transportstyrelsen visar i detta exempel hur viktig uppföljningen av effektiviseringar är. Uppföljning kan synliggöra både värden som tillit och förtroende till medarbetare och visa vilka besparingar ett förändringsarbete leder till.


Vill du dela med dig av din myndighets arbete med effektivisering och uppföljning? Kontakta ESV på Effektivitet@esv.se.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: