Effektiv samverkan kan rädda liv

2015-10-28 | Nyhet

Lantmäteriet har tillsammans med flera offentliga aktörer samverkat för att förbättra tillgången av bra kartinformation till blåljusaktörer. Om alla blåljusaktörer har bra och rätt information kan de komma till rätt adress så snabbt som möjligt. Det kan vara en utmaning att få en välfungerande samordning mellan cirka 150 organisationer som arbetar med räddning. Genom samverkan kan myndigheterna tillhandahålla en tjänst, som utifrån medborgarens perspektiv kan verka självklar, samtidigt som förutsättningarna för att rädda liv ökar.

Redigering av kartinformation.

Fotograf: Linda Alfvegren.

Att råka ut för en olycka eller sjukdom som är så allvarlig att ambulans måste tillkallas är en skrämmande och omvälvande händelse. Många boende i Sverige känner en trygghet i att vi har en väl fungerande sjukvård. Efter ett samtal till SOS-alarm kan vi förvänta oss att ambulans och utryckningsfordon hittar till olyckan – och att de dessutom kommer att ta den snabbaste vägen för att komma dit. För dessa aktörer kan minuter vara skillnaden mellan liv och död.

Komplicerat att snabbt hitta rätt

Ulrika Johansson är regional geodatasamordnare på Lantmäteriet och ansvarar i den rollen bland annat för att hålla kontakt med kommuner i olika frågor kring geodatasamverkan. Parallellt med det har hon arbetat i ett projekt kring blåljusaktörernas tillgång till kartdata.

– Att få en ambulans eller annan blåljusaktör att hitta till rätt adress är en komplicerad sak, med många aktörer inblandade. Lantmäteriet och Trafikverket har båda egen kartinformation liksom alla kommuner i Sverige. Sedan har Landstingen ansvaret för sjukvård och ambulanser medan Polisen är statlig och brandkåren är kommunal, så samordningen är en utmaning, berättar hon.

Dessutom har SOS-alarm egna kartor och kopplingen mellan alla aktörers kartsystem på området hanteras av en marknad med privata företag, som förser de olika aktörerna med it-system och kartinformation.

En olycka ledde till samverkansprojekt

En dag i Gävle var olyckan framme och ambulansen tillkallades. Patienten var anhörig till en medarbetare på Lantmäteriet.

– Det var en kollega till mig som jobbade med adressinformation och att data ska vara uppdaterade och hålla hög kvalitet. Ambulansen dröjde och efter en stund visade det sig att ambulansen trots upprepade försök inte hittade till olycksplatsen, säger Ulrika Johansson.

I det här fallet gick det bra men efteråt kunde hon inte släppa frågan: Hur kommer det sig att ambulansen inte hittar, trots att vi i Sverige har bland den bästa kartinformationen i världen? Det blev frågan som identifierar samverkansbehovet mellan de olika aktörerna.

Även om alla aktörer arbetar utifrån sina uppdrag, fanns det ingen som hade det utpekade ansvaret för att det övergripande systemet skulle fungera. Frågan om varför ambulansen inte kom fram riktade uppmärksamheten mot hur kartinformation spreds mellan de olika aktörerna i blåljuskedjan.

– Frågan ledde till att vi startade upp ett lokalt projekt i Gävle, för att förbättra informationen i systemen och kopplingarna mellan de olika aktörerna. Det var flera saker som visade sig brista i kedjan, vilket ledde till att ambulansen inte hittade, förklarar Ulrika Johansson.

Genom att ta ansvaret för detta arbete har Lantmäteriet gått utanför sitt uppdrag, som inte innefattar anpassningar av produkter till marknaden – som att exempelvis göra en blåljuskarta.

Tydlighet viktigt för samverkan

En förutsättning för en bra samverkan är att det blir tydligt vad man ska samverka kring. När det finns gemensamma frågor som ingen aktör själv kan lösa, öppnas möjligheten för att effektivisera genom samverkan. Frågan om att ambulansen måste hitta fram skapade en tydlig sådan gemensam målbild. Det här är ett exempel på en samverkan som är organiserad av aktörerna, med ett nedifrån och upp-perspektiv, utan central toppstyrning.

Genom att träffas och diskutera utifrån målbilden kunde man på det lokala planet relativt enkelt identifiera problem och hitta lösningar, som ökar förutsättningarna för att rätt kartinformation kommer till rätt aktör. Det lokala samverkansinitiativet sporrade också aktörerna till att skala upp från lokal till nationell nivå.

Medel från MSB möjliggjorde uppskalning

Ett vanligt problem vid samverkan är finansieringen. Några frågor som ofta uppkommer är: Vem eller vilka av aktörerna i en samverkan ska avsätta medel? Ska olika aktörer avsätta olika mycket? Får myndigheten avsätta anslag för samverkan?

I detta projekt kunde problemet lösas genom att ansöka om medel från MSB (Myndigheten för samhällskydd och beredskap). Genom finansieringen kunde Blåljusprojektet startas upp för att samla aktörerna. Då Lantmäteriet gjorde ansökan till MSB tog de även på sig projektledaransvaret. Lantmäteriet har sedan varit drivande i projektet genom sin projektledarroll. Den fortsatta utvecklingen finns även med i deras verksamhetsplan för 2016.

Finansieringen från MSB har dock inte kunnat täcka samtliga kostnader för de deltagande aktörerna. Deltagarna har själva fått stå för de kostnader som medverkan i projektet inneburit. I princip deltog två personer från varje typ av aktör i användargruppen som deltog i projektet.

Arbete i workshops gav en helhetsbild och lösningar

Under 2014 och 2015 arbetade projektet med att förbättra kartinformationen mellan aktörerna på ett nationellt plan. Syftet var att utryckningsfordonen ska hitta rätt plats så fort som möjligt, när olyckan är framme. Ett viktigt mål för projektet var att sprida information om var geodata finns, samt hur samverkan vid datainsamling och kedjan fram till användningen hos blåljusaktörerna ser ut.

Under fyra workshops diskuterades olika frågor om geodatainformationen. Mellan träffarna arbetade aktörerna med kunskapsinhämtning och framtagande av material. En viktig del i det arbetet var att genomföra en så kallad lappmodellering, som visade informationsflödena mellan de olika aktörerna i datainsamlingen ur ett helhetsperspektiv. Modellering är ett sätt att måla upp hur exempelvis information rör sig mellan olika aktörer. Genom denna bild kunde aktörerna lättare diskutera varför systemet såg ut som det gjorde och vilka saker som gjorde att systemet inte var effektivt.

Det fanns en samsyn kring systemet mellan aktörerna som gav förutsättningar för att diskutera hur det kunde förbättras. Aktörerna kunde exempelvis ta fram en bild av hur den ideala processen ser ut, för att insamling och uppdatering av kartinformationen ska fungera.

Ett annat viktigt resultat av arbetet är att det visat på vikten av att en uppdaterad och gemensam kartinformation finns hos rätt aktör. Om aktörerna inte har rätt information kan inte systemet som helhet fungera så effektivt som möjligt. Konkret innebär det att informationsmaterial har tagits fram och informationsaktiviteter har genomförts. Det är av avgörande vikt för att blåljusaktörerna ska veta var rätt informations finns och hur de får tag på uppdaterad kartinformation.

– I nästkommande projekt ska vi ta fram produkter som är utvecklade för just blåljus, så även om blåljusprojektet avslutats fortsätter samverkan mellan Lantmäteriet och de andra aktörerna, förklarar Ulrika Johansson.

Stuprör motverkar effektivitet

Myndigheterna är, genom exempelvis myndighetsförordningen, ålagda att samverka för att förbättra för den enskilde eller staten som helhet, om behovet finns. En svårighet i att få till samverkan är ofta att någon aktör måste gå utanför sin vanliga roll eller uppgift. Det kräver att man ser verksamheten utifrån nya perspektiv. Det innebär att en aktör tar ett övergripande ansvar för den enskilde, eller för samhället i stort. Den eller de inbjudande myndigheterna har en stor roll i att få igång en samverkan. En av framgångsfaktorerna i detta exempel har varit att samhällsnyttan och inte det egna uppdraget har blivit vägledande för de olika aktörerna. Genom att identifiera problem, se vilka andra aktörer som berörs och påbörja samtal om problemen, finns stora möjligheter till effektivisering.


 
Vill du dela med dig av din myndighets arbete med effektivisering och samverkan? Kontakta ESV på effektivitet@esv.se.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: