Frågor och svar om personalsystem

Avrop

  • Ja, ni ansvarar för era personuppgifter och behöver alltid teckna ett särskilt avtal med den som behandlar dem för er räkning.

  • Med tanke på kommande förordning om obligatorisk anslutning till SSC, hur ska vi som myndighet (idag utanför SSC) hantera vår situation med ett avtal för löne- och personalsystem som snart går ut?

    Ett eget avrop är en bra lösning för en smidig övergång, framförallt för de som ligger sent i anslutningsplanerna som ska redovisas till regeringskansliet 1 mars respektive 1 september 2015 .

    För att förenkla en smidig övergång kan avropsavtal (med Evry HR Solutions) tecknas med kort avtalstid (exempelvis till 2018-12-31/2019-06-30) och sedan förlängas årsvis. Det möjliggör en övergång till SSC som kan anpassas efter alla parters kapacitet och önskemål.

    Det är dessutom inte önskvärt att ligga kvar länge i olika former av avtal som är onödigt dyra eller upphandlade under tveksamma former.

  • Nej, avropsavtalet ska överensstämma med ramavtalet. Tillägg hanterar ni bäst genom att bifoga bilagor till avropsavtalet.

  • Ni kan göra vissa anpassningar – dock inom ramen för den lösning som ramavtalet omfattar, med avtalad funktionalitet och med begränsning, så att inte anpassningen utgör huvuddelen av leveransen. Se ramavtalsbilaga 2, Krav på personalsystemet, punkt 1.1 Övergripande krav.

    Tänk på att ni som beställare måste planera och se till att ni har resurser för att göra leveransprov. Om ni har många myndighetsspecifika anpassningar bör ni överväga att senarelägga några av dem för att leverantören ska ha en realistisk möjlighet att kunna leverera inom nio månader.

    Fundera också på att göra uppdelning med delleveranser, det ställer krav på att myndigheten fortsätter att driva projektet och att det finns resurser för flera leveransprov samt provdriftsfaser. Om leveransen delas upp i två eller flera delleveranser kan myndigheten begära i sin avropsförfrågan att leverantören specificerar hur stor del av kostnaden som kommer att faktureras för respektive delleverans. Detta måste sedan föras in i...

    Läs hela

  • Nej, en option är alltid möjligt att avstå. Ni kan avropa konsulttjänster som stöd för migrering.

    Tänk på att när ni avropar konsulttjänster så har ni ansvar för ledning och styrning av arbetet samt det resultat som arbetet ska åstadkomma – var tydliga i avropet gällande vad konsulten/-erna ska genomföra och formerna för detta. För att underlätta ert arbete med att leda projektet finns hjälp att få, till exempel via ramavtalet för oberoende konsulter.

    Om ni väljer att avropa optionen migrering så har leverantören ett helhetsansvar. Leveransen sker enligt avtalets former för  leveransgodkännande, vilket innefattar leverantörens validering av uppgifterna samt ert leveransprov.

  • Avrop ska omfatta leverans av personalsystem med tillhörande tjänster. Det finns inget hinder i ramavtalet för att avtals-/avropsmässigt genomföra flera avrop. Dock gäller att tilläggsfunktioner (under punkt 7 i prislistan) är angivna som delar i helhetslösningen. Det är leverantören som avgör om moduler kan levereras fristående.

    Det finns inte heller något hinder för att avtals-/avropsmässigt genomföra avrop som sträcker sig över tid, med olika tidpunkter för implementation. I avropsavtalet är detta angivet som delleverans.

Felklasser

  • Om det uppstår fel vid användningen av Personalsystemet kan myndigheten behöva kontakta supporten för att få hjälp. För att olika typer av fel ska kunna hanteras på rätt sätt enligt ramavtalet finns en indelning av Fel i 4 olika felklasser. I ramavtalsbilagorna 1-definitioner och 2.1-Funktionella och tekniska krav på personalsystem, finns det definierat vad ett Fel är och vad de olika felklasserna innebär.

    Nedan har vi försökt sammanfatta vad de olika felklasserna innebär samt ge exempel på vilken typ av Fel man kan hänföra till respektive felklass.

    Felklass 1

    Det är ett kritiskt Fel som förhindrar användningen av Personalsystemet eller resulterar i felaktig löneproduktion vid Myndighet.

    Felavhjälpning inom 16 respektive 8 timmar.

    Exempel på fel i felklass 1:

    • Hinder i användning av hela Personalsystemet eller väsentliga delar av personalsystemet (kan för SSC gälla för en enskild Kundmyndighet)
    • Lönebearbetning eller Årsomställning kan inte genomföras
    • Lönebearbetning genererar...

    Läs hela

Migrering

  • Ja, CGI har rätt att ta betalt för sitt arbete för migrering av data från Palasso/Heroma.

Omfattning

  • Kostnaden för integration består av två delar.

    Del 1 - ett fast pris för integration Priser anges i ramavtalsbilaga 5 (avsnitt 2.2 och 3.2). Priset varierar beroende på vilket system som ska integreras. För integrationerna gäller att priset för integration som anges inkluderar kostnader för leverans, installation och validering av integrationen.

    Del 2 – eventuella underhållskostnader Om ni har personalsystem med driftservice ingår eventuella underhållskostnader i priset för driftservice inklusive underhåll och support (ramavtalsbilaga 5, avsnitt 2.4). Om ni har personalsystem med egen drift ingår eventuella underhållskostnader i priset för underhåll och support (ramavtalsbilaga 5, avsnitt 3.4).

  • Ja, det finns stöd, på två sätt, för att redovisa arbetad tid mot olika projekt eller motsvarande:

    1. I modulen schema/bemanning så kan du redovisa tid som du ska arbeta eller har arbetat.
    2. I Primula egenrapportering kan du redovisa den tid du har arbetat.

Övergång mellan gamla och nya avtal

  • Med tanke på kommande förordning om obligatorisk anslutning till SSC, hur ska vi som myndighet (idag utanför SSC) hantera vår situation med ett avtal för löne- och personalsystem som snart går ut?

    Ett eget avrop är en bra lösning för en smidig övergång, framförallt för de som ligger sent i anslutningsplanerna som ska redovisas till regeringskansliet 1 mars respektive 1 september 2015 .

    För att förenkla en smidig övergång kan avropsavtal (med Evry HR Solutions) tecknas med kort avtalstid (exempelvis till 2018-12-31/2019-06-30) och sedan förlängas årsvis. Det möjliggör en övergång till SSC som kan anpassas efter alla parters kapacitet och önskemål.

    Det är dessutom inte önskvärt att ligga kvar länge i olika former av avtal som är onödigt dyra eller upphandlade under tveksamma former.

  • Hur kan vi säkerställa våra framtida löneutbetalningar nu när CGI har sagt upp vårt avtal med Palasso?

    Den situation som många myndigheter befinner sig i på grund av CGI’s uppsägningar kräver att ni agerar snabbt.

    Det första ni bör göra är att säkerställa vilket uppsägningsdatum som gäller för er, så att ni vet hur lång tid ni har på er för att ha en lösning på plats. Mer information om uppsägning av avropsavtal.

    Vi ser att ni parallellt bör jobba med ett avrop på det nya ramavtalet med EVRY och samtidigt för en dialog med CGI för att få till stånd ett ”interimsavtal”. Syftet blir att säkra era löneutbetalningar och att ni får en rimlig övergång till Primula. Upphandlingar där ni vänder er direkt till en viss leverantör är möjliga i särskilda undantagssituationer (läs mer i LOU 4 kap. 5-8 §§). Det här kan eventuellt ses som en sådan situation.

    Vissa av er kan eventuellt göra en direktupphandling med stöd av den nya gränsen för direktupphandling, som uppgår till 505 800 kr. Mer om de nya reglerna finns hos Konkurrensverket.

    Ställföreträdande generaldirektör Kristina Geiger från...

    Läs hela

  • CGI kan tidigast 8 år efter avropsavtalets tecknande säga upp myndighetens avropsavtal. CGI får säga upp avropsavtal tidigaste efter 7 år, med ett års varsel som ska vara skriftligt. Det innebär att ett avropsavtal kan bli uppsagt efter 7 år med 1 års uppsägningstid (7+1 år). Detta framgår i myndighetens avropsavtal punkt 4 och ramavtalets punkt 6.

    Exempel
    Om en myndighet har tecknat avropsavtal 2007-06-30 så kan CGI 2014-06-30 göra en uppsägning med ett års varsel. Myndigheten har då giltigt avropsavtal till 2015-06-30.

    Om CGI gjort en uppsägning som inte lever upp till ovanstående, till exempel genom kortare uppsägningstid än 1 år eller om myndigheten haft systemet kortare tid än 8 år så måste ni invända mot detta.

    Ta hjälp av en jurist eller motsvarande så att ni kan hantera er avtalssituation på bästa sätt.

  • Nej, det går inte att förlänga dessa avtal.

  • Myndighetens avropsavtal reglerar de exakta giltighetstiderna, men avtalen  kan gälla som längst till och med det år som infaller 8 år efter det att ramavtalet upphört, vilket innebär år 2016.

Kontakt

Senast uppdaterad: