Frågor och svar om e-handelstjänst

Vad ingår i e-handelstjänsten

  • Varför har vi fått en faktura för ett registreringsarbete som personal vid e-handelstjänstens support hjälpte oss med? Vi har uppfattat att det ingår support.

    Det är rätt uppfattat, det ingår support i e-handelstjänsten. Däremot kan det förekomma att supportens personal vid en förfrågan från er genomför olika typer av konsultinsatser. Precis som vid alla typer av köp av tjänster bör det i sådana fall finnas en tydlig överenskommelse om att en insats kommer att debiteras.

    Supportens uppgift är att tillhandahålla information och stöd, kunna besvara frågor knutna till användning och administration av e-handelstjänsten samt ta emot felanmälningar. Supporten ska också kunna ge myndigheten förbättringsförslag baserat på återkommande ärenden till dem. Ni kan inte kräva att supporten utför konsultinsatser utan att få ersättning för det.

    Ramavtalet innebär att leverantören av e-handelstjänst ska tillhandahålla en supportfunktion och att fem (5) utsedda personer vid myndigheten har rätt att kontakta den. Myndigheten kan i samband med avropet begära att ytterligare personer ska ha den rätten och får då betala extra för det.

    För att dialogen med...

    Läs hela

  • Om leverantören har svarat Ja på ett börkrav i ramavtalsupphandlingen, får leverantören då ta extra betalt för det, utöver vad som regleras i avtalet?

    Nej.

  • Har funktionalitet för lagring av information om leverantörsavtal kravställts i ramavtalen för e-handelstjänst?

    Funktionalitet för lagring av information om leverantörsavtal är kravställt och ingår i tjänsten.

  • Går det att använda produktklassificeringar i e-handelstjänsten?

    I de statliga ramavtalen för e-handelstjänst finns stöd både för standardiserade produktklassificeringar (såsom UN/SPSC) och egna klassificeringar

    Klassificeringen kan till exempel ge automatiska konteringsförslag och underlätta sökningar.

  • Kan vi köpa tilläggsmoduler utöver vad som regleras i avtalet, till exempel ett upphandlingssystem?

    Nej, varken i den förnyade konkurrensutsättningen eller ingånget avropsavtal kan tilläggsmoduler utöver vad som regleras köpas på avtalet.

    E-handelstjänsten är specificerad i ramavtalet med funktionalitet och möjligheter till myndighetsspecifika anpassningar och därtill kopplade konsulttjänster. Moduler och funktioner som inte ingår i avropad lösning kan inte köpas som tillägg.

Systeminförande

  • Kan jag behålla mitt nuvarande system för elektronisk fakturahantering (EFH-system) och använda tillsammans med e-handelstjänsten?

    I normalfallet avråder ESV från en sådan lösning.

    Ramavtalen för e-handelstjänst avser en helhetslösning. Vi har inte kravställt någon integration mellan EFH-system och e-handelstjänst så att delar av arbetsflödena gällande beställning görs i e-handelstjänst och fakturahantering i befintlig fakturaväxel och EFH-flöde. Det medför betydande kostnader att göra en sådan myndighetsspecifik anpassning och vi avråder därför från detta.

    Om det ändå skulle vara aktuellt måste ni titta på hur ert avtal för EFH-system ser ut idag. Ni behöver i detta sammanhang säkerställa att ni har giltiga avtal för alla de tjänster ni behöver nyttja nu och en tid framöver om ni väljer att inte flytta all hantering till den nya e-handelstjänsten.

    Motsvarande funktionalitet som finns via EFH-system ingår i e-handelstjänstens arbetsflöde, som också kan hantera beställningar. Genom en gemensam lösning kan matchningsfunktioner användas, vilket annars är mycket svårt att etablera. Att ha dubbla system kan...

    Läs hela

  • Kan jag behålla nuvarande fakturaväxel och använda den tillsammans med e-handelstjänsten?

    I normalfallet avråder ESV från en sådan lösning.

    Motsvarande funktionalitet som fakturaväxeln erbjuds inom e-handelstjänsten i den s.k. partsintegrationstjänsten. Behov saknas därför av att behålla fakturaväxeln. Dubbla lösningar ökar kostnaderna och ökar komplexiteten, exempelvis i hantering av supportärenden.

  • Vi har leveransgodkänt e-handelstjänsten men har nu upptäckt ett fel. Vad händer om leverantören inte kan rätta felet?

    Leverantören har ett fortlöpande ansvar att åtgärda de fel som uppstår i enlighet med avropsavtalet.

    För att kunna utnyttja de möjligheter till kompensation, i form av ersättning, som ramavtalet ger är det nödvändigt att avroparen har god dokumentation och rutiner för felanmälningar. Om det skulle råda olika uppfattning om när ett fel anmäldes behöver ur bevissynpunkt avroparen kunna styrka när fel meddelats leverantören. Läs mer i dokumenten Ersättningar under införandefasen och Ersättningar under driftsfasen.

Konsulttjänster

  • När kan ramavtalsleverantören fakturera kostnader för en konsults resor och logi?

    Det beror på. Det finns skillnader mellan de konsultarbeten som ingår i tjänster med fasta priser och de arbeten konsulten gör mot timdebitering.

    Konsultarbete som ingår i tjänster med fasta priser

    När ni har fått fasta priser på de tjänster ni efterfrågade i ert avrop ingår konsulternas eventuella resor och logi i de fasta priserna. Av hänsyn till miljön och till leverantören bör ni förstås, när det är möjligt, samordna de fysiska mötena för olika delprojekt eller motsvarande. I vissa fall, om myndigheten begär möten på annan ort än den normala, kan ramavtalsleverantören debitera kostnader för resor och logi.

    Konsult som arbetar mot timdebitering

    När ni avropar konsulter för ett arbete de utför mot timdebitering har leverantören rätt att fakturera faktiska och styrkta kostnader för logi och i vissa fall för resor (ramavtalsbilaga 8, avsnitt 8.16, Leveransvillkor).

    Det ingår en tur- och returresa per 40 genomförda uppdragstimmar om uppdragsplatsen ligger

    • inom en radie av 20...

    Läs hela

  • Vi vill avropa konsulttid för att genomföra utbildning. Vilken konsultkategori ska vi fråga efter?

    I ramavtalsbilaga 3 finns på sidan 5 beskrivning av de olika efterfrågade konsultrollerna. Av dessa framgår att det är Applikationskonsulten som är den roll som är lämpad för utbildning i systemet. Om du har en option på konsulttimmar för applikationskonsult kan du aktivera dessa för till exempel utbildningsinsatser.

Leverantörsanslutning

  • Kan myndigheten själv ansluta leverantörer i e-handelstjänsten?

    Ja, det finns ett webbaserat gränssnitt i e-handelstjänsten för detta. Om myndigheten använder detta så utgår ingen extra kostnad. Myndigheten kan också köpa tjänster av ramavtalsleverantören för stöd kring leverantörsanslutning. Det senare är sannolikt lämpligt åtminstone för mer komplex partsintegration (till exempel SFTI Sc 6 Avrop mot ramavtal).

Övrigt

  • Hur genomfördes ESV:s användbarhetstester vid upphandlingen av statliga ramavtal för e-handelstjänst?

    I upphandlingen ingick Användbarhet som ett utvärderingskriterium. Nedan finns en beskrivning över de tester som gjordes. Vid behov kan ESV lämna ut detaljerade beskrivningar om genomförandet.

    Användbarhet definieras som "den utsträckning i vilken en specificerad användare kan använda en produkt för att uppnå specifika mål, med ändamålsenlighet, effektivitet och tillfredsställelse, i ett givet användningssammanhang" (ISO 9241-11 Riktlinjer för användbarhet). För att utvärdera användbarhet behöver man veta vem som ska använda E-handelstjänsten, vad personen ska göra och i vilken situation som E-handelstjänsten ska användas.

    ESV har låtit ett representativt antal användare använda E-handelstjänsten under så realistiska förhållanden som möjligt. E-handelstjänsten har testas genom att ett antal användare utfört olika scenarier i ett så kallat användningstest. I anslutning till testet fick användarna besvara enkäten System Usability Scale (SUS) individuellt.

    En expertutvärdering av...

    Läs hela

  • Behöver vi teckna ett särskilt PUL-avtal med leverantören eller räcker det med avropsavtalet?

    Ja, ni ansvarar för era personuppgifter och behöver alltid teckna ett särskilt avtal med den som behandlar dem för er räkning.

  • Hur redovisas utgifter för avrop från ESV:s ramavtal för e-handelstjänst?

    ESV bedömer att inköp av system för e-handelstjänst som levereras via internet normalt inte kan betraktas som en immateriell anläggningstillgång eftersom myndigheten saknar kontroll över tillgången. Detta betyder att kostnaden i sin helhet belastar verksamhetens resultat under det verksamhetsår som anskaffning sker.

    ESV rekommenderar dock att alla myndigheter beslutar om inköpet är en immateriell anläggningstillgång utifrån den egna myndighetens specifika förutsättningar. Exempelvis skulle en ombyggnad av ekonomisystemet för att kunna använda tjänsten kunna falla in i definitionen av en immateriell anläggningstillgång – under förutsättning att villkoren för aktivering av immateriell tillgång är uppfyllda.

    För mer information om den allmänna definitionen av en tillgång och vilka egenskaper som utmärker immateriella anläggningstillgångar se publikationen Immateriella anläggningstillgångar – en handledning om redovisning av immateriella anläggningstillgångar vid statliga myndigheter...

    Läs hela

  • Om vi inför e-upphandling framöver, måste vi byta ut e-handelstjänsten då?

    Nej, de båda lösningarna stödjer olika delar av inköpsprocessen och kan användas samtidigt.

    Upphandlingssystem stödjer själva upphandlingen i moment rörande annonsera upphandling, ta fram förfrågningsunderlag, ta in anbud, utvärdera anbud etcetera. Alltså stegen före beställningen från en given leverantör.

    Det finns uppgifter från upphandlingen som kan behövas vid beställningen. Om man gör många upphandlingar så kan det vara värt att integrera de båda lösningarna med varandra.

    Om myndigheten önskar integrera e-handelstjänst med upphandlingssystem ska det anges som myndighetsspecifik anpassning.

    Se vidare frågor och svar, under rubriken Myndighetsspecifika anpassningar.

Kontakt

Senast uppdaterad: