Frågor och svar obligatorisk e-faktura

Lagens omfattning

  • Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling omfattar alla fakturor som en leverantör utfärdar till följd av en offentlig upphandling (inklusive direktupphandlingar) enligt följande lagar:

    • Lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS)
    • Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)
    • Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)
    • Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK).

    Lagen omfattar inte upphandlingar enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV).

  • Lagförslaget kommer att påverka samtliga upphandlande myndigheter och enheter enligt definitionen i respektive upphandlingslag.* De flesta kommunala och landstingsägda bolag omfattas därför av lagförslaget och många statliga bolag, men det finns undantag. Även privata företag som är verksamma inom försörjningssektorerna omfattas. Vänd dig gärna direkt till bolaget ifråga om du är osäker.

    *) Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner och lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet.

  • Gäller det nya lagförslaget om krav på e-faktura till offentlig sektor även utomeuropeiska leverantörer?

    Ja. Alla varu- och tjänsteleverantörer omfattas av den nya lagen.

Den europeiska standerden

  • Den europeiska standarden beskriver affärstermerna i en e-faktura och regler för hur den ska struktureras. På teknisk nivå kan två olika XML-format/syntaxer användas. UBL (Universal Business Language), som även används idag i Svefaktura och PEPPOL samt CII (Cross Industry Invoice).

    Upphandlande myndigheter och enheter måste kunna ta emot båda men leverantören kan välja ett av formaten. ESV och SFTI rekommenderar i första hand att PEPPOL BIS Billing 3 (UBL) används.

  • Nej. Men om ni har en leverantör som har en befintlig överenskommelse med er och som skickar till exempel Svefaktura 1.0, PEPPOL BIS 2, Fulltextfaktura 2.3 och 2.4, så kan leverantören fortsätta med det.

    Utöver det säger lagen att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot e-fakturor enligt den nya standarden. ESV och SFTI rekommenderar i första hand att PEPPOL BIS Billing 3 (UBL) används.

  • Innan e-fakturan skickas till mottagaren måste den konverteras och valideras så avsändaren försäkrar sig om att e-fakturan överensstämmer med den nya europeiska standarden.

  • Det är vid sändning och mottagande av e-faktura som den nya europeiska standarden ska följas. Format som hanteras innan sändning respektive efter mottagandet hanteras på det sätt som respektive organisation önskar.

  • Ja, det behöver ni efter den 1 april 2019.

    ESV rekommenderar att aktörer i den svenska offentliga sektorn säkerställer att er e-handelstjänst eller motsvarande it-stöd kan hantera CII-formatet per den 1 april 2019. Då är ni redo att vid förfrågan kunna tillmötesgå ett sådant önskemål från er leverantör.

    Ytterst få leverantörer hanterar CII i dag. Kravet har tillkommit eftersom vissa intressegrupper i det europeiska standardiseringsarbetet argumenterat för att inkludera detta format.

    Mot bakgrund av den begränsade användningen är det vare sig nödvändigt eller lämpligt att på förhand registrera sig som mottagare av CII i PEPPOL:s infrastruktur. Innan en anslutning bör ni ha kontakt med leverantören i fråga. Formatet är inte lika etablerat som UBL som är betydligt mer spritt i Europa, och det finns mindre omfattande tekniskt stöd tillgängligt. Vid de första anslutningarna kan det därför vara bra att testa så att det verkligen fungerar.

  • Nej, det räcker att ni hanterar Svefaktura och PEPPOL:s faktura, PEPPOL BIS Billing 3, då ni skickar e-faktura.

    Kravet att hantera Cross Industry Invoice gäller enbart då ni tar emot fakturor från leverantörer efter den 1 april 2019.

Pdf- och pappersfaktura

  • Kan man fortsätta skicka pdf-fakturor till offentlig sektor även efter att lagen om obligatorisk e-faktura har trätt i kraft?

    Nej. Med elektroniska fakturor avses enligt lagförslaget fakturor som har utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format. Det sistnämnda innebär att det ska vara möjligt att behandla fakturorna automatiskt och elektroniskt. En pdf-faktura lever inte upp till detta krav.

  • Fakturan i sig är en inkommen handling och måste bevaras enligt normala regler. Även om utfärdandet av pappersfaktura är fel så kan en offentlig organisation vare sig skicka tillbaka den eller låta bli att betala den.

    I dessa fall får ni hantera och betala fakturan, men ni bör också kontakta leverantören och informera om lagkravet för framtiden. Om leverantören fortsätter att skicka pappersfakturor så ta hjälp av Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) som kan utfärda vite som en sista åtgärd.

    Observera att regeringen har valt att inte göra som i Danmark där de offentliga köparna kan avstå att betala fakturor som kommer i fel format. Det framgår av regeringens lagrådsremiss (sid 28–29).

    Observera också att den nya lagen inte påverkar befintliga avtal. Så om en leverantör skickar pappersfaktura enligt gällande avtal kan leverantören fortsätta med det även efter att lagen trätt i kraft.

    Läs hela

Stöd för att införa e-faktura

  • EU-kommissionen driver programmet Connecting Europe Facility (CEF) som stödjer satsningar på digitalisering av förvaltningen, inklusive e-faktura. Via CEF-programmet ger EU-kommissionen stöd för att underlätta arbetet samt bistår med projektfinansiering.

    Inom CEF-programmet kan projekt beviljas finansiering med upp till 75 procent av projektets kostnader. Det finns villkor uppsatta för vilka projekt som får finansiering och hur EU-kommissionen ska prioritera mellan olika ansökningar. Mer information om ansökningsprocessen för den utlysning som är öppen till september 2018 finns på EU-kommissionens webbplats.

    Alla projektansökningar behöver ha ett godkännande av regeringen. Detta hanteras av enheten för digital förvaltning vid Finansdepartementet. Tänk på att handläggningen medför vissa ledtider.

  • CEF-projektets administrativa krav på ansökan, löpande rapportering och slutredovisning behöver vägas mot det ekonomiska bidraget. Ni behöver också tänka på att säkra upp tillräckliga interna resurser för att genomföra projektet. Därför kan det vara värt att i varje fall noga bedöma om det är genomförbart i ert specifika fall.

    Ett tips för den som är intresserad är att till exempel samarbeta med organisationer i samma geografiska område eller som använder samma it-plattform. Då kan man dela på det administrativa arbetet och genom samarbetet lära av varandra. I sådana fall bör ni förslagsvis upprätta ett tydligt konsortieavtal mellan de inblandade parterna för att reglera roller och ansvar för olika delar i arbetet, inklusive samordning och administration.

    Tänk på att om ni samarbetar med konsulter för att ansöka och genomföra ett projekt av detta slag så kan ni behöva upphandla detta stöd enligt gällande upphandlingsregler.

Övriga frågor

  • Nej. PEPPOL-nätverket har visserligen många fördelar genom att det är en stabil och modern infrastruktur som erbjuder en helhetslösning för e-faktura och e-handel. PEPPOL är dessutom utformat på ett sätt som bland annat gör att det är enkelt att ansluta leverantörer vilket därmed innebär en låg kostnad.

    Det skulle dock vara ett för långtgående krav att kräva att alla leverantörer ska vara anslutna till PEPPOL. Alla offentliga köpare behöver alltså även ha kapacitet att hantera flera olika kommunikationssätt för att ta emot fakturor.

    Eftersom att hela den offentliga sektorn kommer vara ansluten till PEPPOL den 1 november 2019 kommer det vara en attraktiv lösning även för leverantörerna. Flertalet kommer att gå över till PEPPOL, och det kommer att vara lätt gjort då nästan alla operatörstjänster som förmedlar e-fakturor på den svenska marknaden redan är anslutna till PEPPOL.

    I ett fåtal fall kommer den offentliga sektorn att behöva stå för kostnaden för att etablera...

    Läs hela

  • Ja. När man använder en leverantörsportal som köparen tillhandahåller så skickas ingen e-faktura mellan köpare och säljare. Därför är inte kraven om e-fakturaformat tillämpliga då.

Kontakt

Senast uppdaterad: