Frågor och svar obligatorisk e-faktura

  • Lagförslaget kommer att påverka samtliga upphandlande myndigheter och enheter enligt definitionen i respektive upphandlingslag.* De flesta kommunala och landstingsägda bolag omfattas därför av lagförslaget och många statliga bolag, men det finns undantag. Även privata företag som är verksamma inom försörjningssektorerna omfattas. Vänd dig gärna direkt till bolaget ifråga om du är osäker.

    *) Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner och lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet.

  • Den europeiska standarden beskriver affärstermerna i en e-faktura och regler för hur den ska struktureras. På teknisk nivå kan två olika XML-format/syntaxer användas. UBL (Universal Business Language), som även används idag i Svefaktura och PEPPOL samt CII (Cross Industry Invoice).

    Upphandlande myndigheter och enheter måste kunna ta emot båda men leverantören kan välja ett av formaten. ESV och SFTI förespråkar att primärt UBL används.

  • Nej. Men om ni har en leverantör som har en befintlig överenskommelse med er och som skickar till exempel Svefaktura 1.0, så kan leverantören fortsätta med det.

    Utöver det säger lagförslaget och EU-direktivet att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot e-fakturor enligt den nya standarden. ESVrekommenderar därför att ni anpassar era elektroniska flöden till SFTI:s rekommendationer.

  • Innan e-fakturan skickas till mottagaren måste den konverteras och valideras så avsändaren försäkrar sig om att e-fakturan överensstämmer med den nya europeiska standarden.

  • Det är vid sändning och mottagande av e-faktura som den nya europeiska standarden ska följas. Format som hanteras innan sändning respektive efter mottagandet hanteras på det sätt som respektive organisation önskar.

  • Nej. Med elektroniska fakturor avses enligt lagförslaget fakturor som har utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format. Det sistnämnda innebär att det ska vara möjligt att behandla fakturorna automatiskt och elektroniskt. En pdf-faktura lever inte upp till detta krav.

  • En offentlig organisation får emellanåt fakturor från olika leverantörer som innehåller extrafält som inte är med eller finns beskrivna i den standard som är kravställd (Svefaktura 2). Organisationen kan bara se den information som stämmer med Svefaktura 2. Måste de ändra sina interna system så att de kan läsa all information som leverantören skickar till dem?

    Som mottagare ska man kunna ta del av all läsbar information eftersom det är räkenskapsinformation och utgör underlag för verifikationen till den ekonomiska händelsen. Mottagaren eller den mellanaktör som tar emot fakturan får alltså inte förändra, begränsa eller välja att inte visa all information. Om inte samtlig information kan visas måste den ursprungliga fakturan ändå sparas.

    I den beskrivna situationen är det också lämpligt att man kontaktar de leverantörer som inte följer standarden så att kommande fakturor motsvarar den överenskommelse man har. Det finns regler kopplade till standarden som säger att man inte ska skicka fält som inte finns beskrivna i kravställningen, om inte parterna gjort en separat överenskommelse om en utökning.

    Se SFTI:s handledning E-fakturering i offentlig sektor avsnitt 11.3.

  • En VAN-operatör tar emot PEPPOL-BIS (Svefaktura 2) för en kunds räkning. Efter mottagandet konverterar de fakturan till det önskade format som kunden använder i sitt interna fakturasystem. Efter 3 månader tar operatören bort den inkomna filen. Vem ansvarar för att arkivera den mottagna fakturan?

    Eftersom operatören tar emot fakturor på uppdrag av en kund är det viktigt att operatören kan säkerställa att uppgifterna är oförändrade efter konverteringen. I annat fall måste informationen sparas i det format som operatören tog emot. I avtalet med kunden bör det framgå vem som arkiverar det mottagna formatet i de fall man inte med säkerhet kan visa att all information följer med i konverteringen.

    Se SFTI:s handledning E-fakturering i offentlig sektor avsnitt 8.1.

  • Ett företag levererar varor till offentlig sektor och fakturerar med Svefaktura 2 (PEPPOL BIS). De använder dock även fält som inte ingår i BIS-standarden men som ingår i den generella UBL-grundstandarden. Företaget har inte pratat med sina kunder om det men tycker att det är upp till kunden att avgöra vilken information de ska hantera. Kan företaget göra så?

    Nej. Om ett företags kunder har kravställt en viss standard på e-fakturan måste företaget tillämpa den standarden utan undantag. Det innebär också att företaget inte ska använda fält som går utanför det som definierats i den aktuella specifikationen. Kunden kan ha rutiner för konvertering, presentation och arkivering som utgår ifrån de specificerade affärstermerna. Risken är att fält som inte är specificerade förloras i processen. I SFTI:s verifieringstjänst kan man kontrollera om ens fakturor följer standardens regler. Tjänsten rapporterar och varnar även för eventuell "överpopulering" av meddelandet.

    Se SFTI:s handledning E-fakturering i offentlig sektor avsnitt 8.2.

  • En offentlig organisation tar emot PEPPOL BIS-fakturor och validerar dem enligt de regler som hör till standarden. Om det är fel i fakturorna (det vill säga att de inte följer standardens regler) sparar man filerna i 3 månader. Sedan tas de bort. En sådan felaktig faktura kan inte läsas in i organisationens system och inte heller läsas i någon form som fungerar för organisationens användare. Man meddelar också fakturautställaren att fakturafilen var fel. Är det okej att kasta bort filer som inte följer överenskommen standard?

    Om fakturan inte följer överenskommen standard och varken kan läsas eller behandlas anses den inte vara inkommen som en handling. Dock är rättsläget något oklart kring vilka åtgärder som en mottagande myndighet eller enhet förväntas vidta. Man bör kommunicera felet till utställaren av fakturan och begära att man får en ny faktura, samt påpeka betydelsen av att avsändaren tekniskt validerar fakturan innan den skickas.

    Se SFTI:s handledning E-fakturering i offentlig sektor avsnitt 11.4.

Kontakt

Senast uppdaterad: