Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor

Den 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura) enligt en ny europeisk standard. Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt den nya standarden, och att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem. ESV rekommenderar att alla offentliga organisationer och leverantörer börjar förbereda sig för att klara av de nya lagkraven.

Kravet på e-faktura gäller för alla offentliga upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan detta datum omfattas inte retroaktivt av lagen. Den nya lagen ska inte tillämpas i de fall då e-faktura skulle innebära en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet. Kravet på e-faktura gäller inte heller för upphandlingar enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem.

Den nya lagen omfattar inte kontanta betalningar eller betalningar med betalkort. Lagen medför därmed inte någon ytterligare faktureringsskyldighet för finansiella tjänster utöver befintliga bestämmelser i mervärdesskattelagen (1994:200).

Vad innebär det för offentlig sektor?

Såväl myndigheter som kommuner, landsting och regioner måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden som etableras i Sverige under 2018. Lagen gäller även för de flesta kommunala och landstingsägda bolag samt för en del statliga bolag.

Om ni använder Svefaktura BIS 5A 2.0 är det ingen stor omställning att gå över till PEPPOL BIS Billing 3 som lever upp till de nya kraven. PEPPOL-nätverket är förberett för den nya e-fakturan.

Hur kan offentlig sektor förbereda sig?

Inledningsvis bör ni göra följande:

  • Fråga om er systemleverantör (av till exempel ekonomisystem och e-handelstjänst) stödjer SFTI:s rekommenderade e-fakturastandarder – särskilt PEPPOL BIS Billing 3.
  • Anslut er till PEPPOL-nätverket. Fråga eran leverantör av inköpssystem eller ekonomisystem om de redan är en accesspunkt till PEPPOL för er. Kontakta ESV om ni behöver veta mer.
  • Informera era leverantörer om de nya lagkraven på e-faktura från 1 april 2019.
  • Säkerställ att ni kan erbjuda en fakturaportal till era leverantörer.
  • Ställ krav på e-faktura i era upphandlingar.

Vad innebär det för varu- och tjänsteleverantörer?

Alla leverantörer till offentlig sektor måste kunna skicka e-fakturor som följer den nya europeiska standarden som etableras i Sverige under 2018. Det kommer att vara en förutsättning för att vinna offentliga upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019. Var uppmärksam på upphandlingskrav om e-faktura och efterfrågad fakturastandard när ni svarar på anbud.

Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura enligt den nya standarden. Om ni använder Svefaktura BIS 5A 2.0 är det ingen stor omställning att gå över till PEPPOL BIS Billing 3 som lever upp till de nya kraven. PEPPOL-nätverket är förberett för den nya e-fakturan.

Ett företag som efter flera påminnelser ändå inte fakturerar enligt de nya lagkraven kan få föreläggande om att betala vitesbelopp.

Hur kan leverantörer till offentlig sektor förbereda sig?

Inledningsvis bör ni göra följande:

  • Fråga om er leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst kan hantera e-faktura enligt SFTI:s rekommendationer – särskilt PEPPOL BIS Billing 3.
  • Verifiera er e-faktura via SFTI:s tjänst.
  • Fråga om er ekonomisystemleverantör eller er operatörtjänst kan ansluta er till PEPPOL, som är ett europeiskt nätverk för e-handel som säkerställer att ni lever upp till kraven i lagförslaget.
  • Fråga om era offentliga kunder har en fakturaportal, vilket är ett alternativ för att klara lagkraven om ni bara skickar ett fåtal fakturor till offentlig sektor.

Vad händer härnäst?

Den 14 juni beslutade riksdagen att anta regeringens förslag till lag (2018:000) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Regeringen kommer att utfärda lagen vid regeringssammanträdet den 20 juni.

Få stöd av SFTI

För att underlätta övergången till obligatorisk e-faktura kommer ESV att stödja offentlig sektor och leverantörer med införandet. Bland annat inom ramen för SFTI, som kommer att erbjuda utbildning och tekniskt stöd vid behov. SFTI har även gett ut ett antal handledningar som kan underlätta arbetet. Den 1 september 2018 lämnar ESV över uppdraget till den nya Myndigheten för digital förvaltning.

Frågor

Har du tekniska frågor om fakturaformat och olika standarder kontakta Tekniskt kansli på SKL.

För övriga frågor kontakta ESV.

Kontakt

Senast uppdaterad: