Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor

Regeringen föreslår att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura) enligt den nya europeiska standarden. Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt den nya standarden, och att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem. ESV rekommenderar att alla offentliga organisationer och leverantörer börjar förbereda sig för den nya lagen som ska börja gälla den 1 april 2019.

Grunden för regeringens lagförslag är ett EU-direktiv. Förslaget innebär att Sverige tillämpar högre krav än de minimikrav som direktivet anger. Bland annat att alla fakturor till följd av offentlig upphandling ska vara elektroniska, även vid direktupphandlingar. Enligt regeringens proposition ska lagen börja gälla 1 april 2019.

Kravet på e-faktura gäller bara för offentliga upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan detta datum omfattas inte retroaktivt av lagen. Den nya lagen ska inte tillämpas i de fall då e-faktura skulle innebära en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet. Kravet på e-faktura gäller inte heller för upphandlingar enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem.

Den nya lagen omfattar inte kontanta betalningar, inklusive betalningar med betalkort. Det betyder att lagen inte medför någon ytterligare faktureringsskyldighet för finansiella tjänster utöver befintliga bestämmelser i mervärdesskattelagen (1994:200).

Vad innebär det för offentlig sektor?

Såväl myndigheter som kommuner, landsting och regioner måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. Om ni redan använder PEPPOL-BIS-fakturan (Svefaktura 2) kommer det inte att innebära några stora skillnader i standard. PEPPOL-nätverket är förberett för den nya europeiska e-fakturastandarden.

Hur kan offentlig sektor förbereda sig?

Inledningsvis bör ni göra följande:

  • Fråga om era systemleverantörer (av till exempel ekonomisystem och e-handelstjänst) stödjer de e-fakturastandarder som SFTI rekommenderar.
  • Anslut er till PEPPOL. Fråga eran leverantör av inköpssystem eller ekonomisystem om de redan är en accesspunkt till PEPPOL för er. Kontakta ESV om ni behöver veta mer.
  • Informera era leverantörer om de nya lagkraven på e-faktura från 1 april 2019.
  • Säkerställ att ni kan erbjuda en fakturaportal till era leverantörer.
  • Ställ krav på e-faktura i era upphandlingar.

Vad innebär det för varu- och tjänsteleverantörer till offentlig sektor?

Alla leverantörer till offentlig sektor måste kunna skicka e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura enligt den nya standarden. Om ni redan använder PEPPOL-BIS-fakturan (Svefaktura 2) kommer det inte att innebära några stora skillnader i standard. Var uppmärksam på upphandlingskrav om e-faktura och efterfrågad fakturastandard när ni svarar på anbud.

Hur kan leverantörer till offentlig sektor förbereda sig?

Inledningsvis bör ni göra följande:

  • Fråga om er leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst kan hantera e-faktura enligt SFTI:s rekommendationer.
  • Verifiera er e-faktura via SFTI:s tjänst.
  • Fråga om er ekonomisystemleverantör eller er operatörtjänst kan ansluta er till PEPPOL, som är ett europeiskt nätverk för e-handel som säkerställer att ni lever upp till kraven i lagförslaget.
  • Fråga om era offentliga kunder har en fakturaportal, vilket är ett alternativ för att klara lagkraven om ni bara skickar ett fåtal fakturor till offentlig sektor.

Vad händer härnäst?

Den 19 mars överlämnade regeringen en proposition till riksdagen, som förväntas besluta om den nya lagen den 13 juni.

Få stöd av SFTI

För att underlätta övergången till obligatorisk e-faktura kommer ESV att stödja offentlig sektor och leverantörer med införandet. Bland annat inom ramen för SFTI, som kommer att erbjuda utbildning och tekniskt stöd vid behov. SFTI har även gett ut ett antal handledningar som kan underlätta arbetet. Den 1 september 2018 lämnar ESV över uppdraget till den nya Myndigheten för digital förvaltning.

Frågor

Har du tekniska frågor om fakturaformat och olika standarder kontakta Tekniskt kansli på SKL.

För övriga frågor kontakta ESV.

Kontakt

Senast uppdaterad: