Frågor och svar om e-handel

Reglering och införandeplan

  • Vilka är de formella kraven som ställs på myndigheter knutet till e-beställningar?

    Regeringen fattade i november 2013 beslut om ändring av förordningen om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte .

    Kraven gäller myndigheter med 50 anställda eller mer som inte är undantagna enligt förordningen.

    Som framgår av förordningstexten får ESV meddela föreskrifter för att specificera och precisera innebörden av förordningen. Föreskrifter och allmänna råd till förordningen beslutades i november 2012 och återfinns i ESV cirkulär 2012:6

  • Var kan jag hitta en förklaring över de regler och krav för e-fakturering som gäller för statliga myndigheter?

    ESV gav under hösten 2007 ut föreskrifter och allmänna råd till 21 f § förordningen (2000:606) om statliga myndigheters bokföring. I och med att ESV under 2012 beslutade om föreskrifter och allmänna råd till 3 § förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte flyttades reglerna kring e-fakturering dit.

  • Regeringen beslutade i december 2006 om att det skulle vara obligatoriskt för statliga myndigheter att hantera in- och utgående fakturor elektroniskt. Detta skulle vara genomfört av alla myndigheter senast den 1 juli 2008 och sågs som ett första steg i arbetet med att införa elektroniska inköpsprocesser.

    Kravet omfattar alltså samtliga statliga myndigheter, men inte de företag som handlar med statliga myndigheter. Kravet gäller inte heller kommuner och landsting. Avsikten med ett obligatorium var att förenkla samordningen av införandet mellan olika myndigheter och ge en ökad tydlighet mot statens varu- och tjänsteleverantörer. Formellt regleras detta dels i 21 f § förordningen om myndigheters bokföring och dels i 3 § förordning om statliga myndigheters informationsutbyte.

    Användandet av e-faktura i staten ska inte vara en börda för näringslivet, tvärtom. Inom ramen för de ramavtal som ESV tecknar erbjuds myndigheterna lösningar som passar olika företags förmåga att använda...

    Läs hela

  • Vad innefattar föreskriften om standarder för elektroniska produktkataloger, beställningar och fakturor?

    För att elektronisk handel ska vara enkel och kostnadseffektiv krävs gemensamma standarder som ger enhetliga gränssnitt för informationsutbytet mellan statliga myndigheter och deras varu- och tjänsteleverantörer. En leverantör ska kunna sända ett handelsmeddelande enligt samma standard till olika offentliga köpare och vice versa ska en offentlig köpare kunna använda samma standard gentemot sina olika leverantörer. Leverantörer ska inte utestängas från affärer med offentlig sektor på grund av den teknik som används.

    SFTI arbetar med e-handelsstandarder för offentlig sektor och samt med information och utbildning inom området. Huvudmän för SFTI är Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), ESV och Kammarkollegiet. Verket för förvaltningsutveckling beslutade 2007 att SFTI Basic Invoice version 1.0 (Svefaktura) är statens standard för in- och utgående elektroniska fakturor.

    ESV beslutade i november 2012 om föreskrifter och allmänna råd till 3 § i förordningen om statliga myndigheters...

    Läs hela

  • Vi undrar om vårt befintliga IT-stöd för e-handel uppfyller kraven?

    Regeringen beslutade i juli 2012 att 51 statliga myndigheter i en första etapp ska hantera beställningar elektroniskt senast den 1 juni 2013, se förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

    För övriga myndigheter med fler än 50 anställda beslutade regeringen i november 2013 att de ska kunna hantera beställningar elektroniskt senast den 1 juli 2014, se ändring av förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

    I november 2012 fastställde ESV med stöd i den av regeringen beslutade förordningen de föreskrifter och allmänna råd som gäller inom området. I föreskrifterna återfinns de mer preciserade krav som är obligatoriska för de berörda myndigheterna att följa.

    I den formella regleringen (förordning, föreskrifter, allmänna råd) ställs krav på myndigheternas interna hantering i beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocesserna och på informationsutbytet med varu- och tjänsteleverantörer inklusive vilka...

    Läs hela

  • Ja, tanken är att använda e-handelstjänsten i de flesta fall. E-handelstjänsten ska stödja de interna processerna i myndigheten även om kommunikationen med varu-/tjänsteleverantören avseende beställningen inte är elektronisk.

    E-handelstjänsten hanterar beställningar, det vill säga begäran av leverans av varor eller tjänster vilket alltså sker efter själva upphandlingen. Det går också att hantera fritextbeställningar. Om ett avrop ska göras med förnyad konkurrensutsättning så måste det momentet hanteras utanför e-handelstjänsten.

    Det finns vissa undantag från att hantera beställningar elektroniskt, dessa är:

    • Icke momspliktiga inköp som inte omfattas av 11 kap. mervärdesskattelagen. Som exempel kan nämnas beställningar mellan myndigheter.
    • Inköp där erhållen faktura är förenklad, exempelvis biltullar, parkeringsbiljett etc.
    • Inköp som görs genom personligt utlägg alternativt betalas med kort där myndigheten är betalningsansvarig.
    • Beställningar som omfattas av sekretess.
    ...

    Läs hela

  • Vi tar emot fakturor från internationella företag och organisationer. Hur påverkas detta av besluten om standarder och obligatorium?

    Enligt ESV:s föreskrifter till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska beställningar i normalfallet ha godkänts i myndighetens IT-system av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan den kommuniceras till leverantör. Detta gäller även beställningar till internationella leverantörer. Vidare anges att fakturor från utlandet ska överföras till elektronisk form men de behöver inte tolkas maskinellt.

    Enligt ESV:s allmänna råd bör en myndighet hantera fakturor från utlandet elektroniskt på motsvarande sätt som myndigheten hanterar andra fakturor, om myndighetens verksamhet därigenom kan effektiviseras.

    En av fördelarna med elektronisk hantering av inköpsprocessen är att den i förväg attesterade ordern kan matchas med rätt faktura. Detta gäller såväl svenska som utländska inköp.

    Myndigheter bör, enligt de allmänna råden till den ovan nämnda förordningen, använda PEPPOL:s infrastruktur för överföring av elektroniska meddelanden...

    Läs hela

  • Kan myndigheten få dispens från kravet på att införa elektroniska beställningar?

    Ekonomistyrningsverket får i enskilda fall besluta om undantag från kraven på att hantera utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt om det behövs i avvaktan på att en myndighet ska kunna ansluta sig till Statens servicecenter eller om det finns andra särskilda skäl. Detta framgår av 4 § till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. Undantaget kan avse hela eller delar av myndighetens verksamhet. Det kan också vara tidsbegränsat.


    Med särskilda skäl menas exempelvis situationer som:

    • Större omorganisationer i myndigheten
    • Planerad nedläggning eller sammanslagning av myndigheter
    • Verksamhet i utlandet

    Myndighetens ansökan om undantag (”dispens”) ska vara skriftlig.

    Det är viktigt att myndigheten i sin ansökan tydligt beskriver och motiverar varför undantag bör beviljas. Det måste i förekommande fall också finnas formella beslut som styrker det som åberopas i myndighetens begäran om undantag. Det är också viktigt att myndigheten...

    Läs hela

  • Kan ni förtydliga vad regleringen om e-beställningar innebär i praktiken, vad ska vara klart vid måldatum?

    Måldatum för e-beställningar var, beroende på vilken införandeetapp som myndigheten ingår i, den 31 maj 2013 eller den 1 juli 2014. Myndigheter som har fått dispens kan ha ett senare måldatum. De formella kraven som ställs på de myndigheter som har passerat måldatum innebär att ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande i normalfallet ska ha godkänt beställningar i myndighetens IT-system innan de kommuniceras till leverantör. Det finns några undantag från kraven.

    För att detta ska vara möjligt måste alla berörda anställda känna till kraven och ha kunskap och möjlighet att följa de nya rutinerna. Myndigheten behöver också aktivt följa upp att de nya rutinerna tillämpas.

    Vid måldatum räcker det med att den myndighetsinterna hanteringen finns på plats. Myndighetens varu- och tjänsteleverantörer behöver däremot inte vara anslutna med elektronisk kommunikation till IT-stödet för e-beställningar per detta datum.

    Myndigheten bör dock sträva efter att ansluta sina leverantörer, ...

    Läs hela

  • Det finns ett krav på e-beställningar men vad gör vi om det kommer en faktura där vi har missat att göra en sådan?

    Om någon har missat att göra en elektronisk beställning där det borde ha funnits en sådan är det viktigt att återkoppla och påminna om det krav som finns. Det kan också vara motiverat att se över rutinen för den typ av beställning som missen avsåg.

    Ett särskilt formulär eller en anvisning om att en telefonbeställning ska kompletteras med ett ordernummer som skapas i systemet kanske framöver kan underlätta för beställarna?

    För följande typer av fakturor finns det inget krav på koppling till elektroniska beställningar:

    • Periodiska fakturor och abonnemangsfakturor, såsom telefonräkningar, leasingavgifter och bankaviseringar. De kan nämligen av praktiska skäl inte kopplas till några löpande beställningar. Sådana fakturor kan ändå omfattas av affärsprocesserna för e-handel eftersom det går att effektivisera hanteringen genom att sätta upp automatisk kontering och automatiska attestregelverk i e-handelstjänsten.
    • Fakturor som är undantagna från kravet på elektroniska beställningar....

    Läs hela

  • Vad är en leverantörsportal och varför behöver myndigheten ha en sådan?

    En leverantörsportal är ett webbgränssnitt som varu-/och tjänsteleverantörer kan använda för att skicka elektroniska fakturor och produktkataloger till en kund, eller för att ta emot order som kunden skapar i sitt e-handelssystem.

    Syftet med att erbjuda en leverantörsportal är att leverantörer som inte har eget systemstöd för utbyte av elektroniska dokument ändå kan klara myndighetens krav på elektronisk handel.

    Det framgår i föreskrifter och allmänna råd till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte att alla myndigheter ska erbjuda möjlighet till elektronisk kommunikation via en leverantörsportal.

    En leverantörsportal kan se ut och fungera på olika sätt men den omfattar alltid gränssnitt för produktkataloger, order och fakturor. De statliga ramavtalen för e-handelstjänst omfattar leverantörsportaler.

Förändringsarbete

  • Om en faktura matchar med en elektronisk beställning och går direkt till betalning, hur gör vi då om den avser den budgetsansvariges egen representation vilken enligt vår arbetsordning alltid ska godkännas av den budgetansvariges chef?

    Ni bör säkerställa att den budgetansvariges chef i något läge godkänner beställningen alternativt fakturan. Ett smidigt alternativ kan vara att utforma arbetsflödet i e-handelstjänsten så att beställningar som rör den budgetansvariges kurser, resor, representation med mera kan godkännas av en överordnad innan de skickas till leverantör.

  • Förändras ansvaret för den som godkänner en leverans av en vara eller tjänst när vi inför e-beställningar?

    Nej, ansvaret bör vara detsamma oavsett om du kontrollerar en leverans mot vad som står på fakturan eller mot vad som står på beställningen. Däremot kan arbetet med att godkänna leveranser förenklas med e-beställningar.

    När det saknas en attesterad beställning måste leveransgodkännarens granskning utgå från den specifikation av leveransen som leverantören har gjort på fakturan. Härutöver bör leveransgodkännaren försäkra sig om att fakturan överensstämmer med beställningen och kan därför behöva söka fram andra underlag.

    Med en e-handelstjänst görs leveransgodkännandet digitalt med den attesterade beställningen som är grund. Vid en godkänd leverans kan en matchning mellan beställning och faktura innebära att fakturan går direkt till betalning.

    Förändrad tvåhandsprincip

    Tvåhandsprincipen finns fortfarande men leveransgodkännaren kan nu bli den sista ”handen” i stället för den första. Även om det finns avvikelser i leverans eller pris och fakturan därför måste attesteras blir arbetet...

    Läs hela

  • Vilken strategi bör vi ha för antalet beställare i e-handelstjänsten, begränsa antalet eller låta alla få beställarrättigheter?

    Det finns olika strategier för att styra inköpen via tilldelning av beställarrättigheter i e-handelstjänsten. I vissa fall medför införandet av e-beställningar en minskning av antalet beställare i organisationen, i andra fall får alla som önskar en rättighet att beställa. Ibland tillämpas en kombination av strategierna. En möjlighet är också att begränsa antalet beställare men ge titta-behörigheter i systemet till alla.

    Oavsett vilken strategi som väljs ska en budgetansvarig i normalfallet godkänna en beställning innan den skickas till leverantören. Det innebär att de budgetansvarigas arbete kan påverkas av den kompetens som finns hos beställarna.

    Underlaget för beslut om strategi för antalet beställare i organisationen bör omfatta de möjligheter till styrning som finns i den valda systemlösningen. En strategi som innebär många beställare gör att e-handelstjänstens möjligheter till styrning och kontroller blir viktiga.

    Exempel på sådan styrning kan vara att systemet sätts upp så...

    Läs hela

  • Vilka arbetsuppgifter utöver de vi redan har idag tillkommer med e-beställningar och vem ska utföra dem?

    När en myndighet inför e-beställningar tillkommer en del nya, administrativa arbetsuppgifter, men det finns också uppgifter som förändras, minskar eller inte längre är aktuella att utföra.

    Myndigheten kan organisera arbetsuppgifterna på olika sätt. Ett alternativ kan vara att fördela dem mellan upphandlings-, inköps- eller IT- och ekonomifunktionerna och ett annat kan vara att skapa en helt ny organisatorisk enhet.

    Oavsett hur organisationen ser ut behöver arbetsfördelningen och resurstilldelningen ses över. Nedan listar vi några exempel på vilka arbetsuppgifter det kan handla om. Observera att listan inte gör anspråk på att vara heltäckande samt att myndighetens val av e-handelssystem och driftsform, köp av tjänst eller lokal drift, kan påverka arbetet.

    Systemförvaltning

    Systemförvaltning handlar till exempel om generell övervakning av systemets funktionalitet, integrationer, tester vid uppgraderingar med mera.

    Arbetsuppgifter kopplade till myndighetens tidigare e-fakturalösning...

    Läs hela

Leverantörsanslutning

  • Vi vill i samband med upphandling ställa krav på att leverantören ska anslutas till vår e-handelstjänst. Kan vi göra det?

    Det är viktigt att statliga myndigheter som ett led i införandet av e-beställningar och e-handel i statsförvaltningen ställer krav på att varu- och tjänsteleverantörer ska kunna e-handla.

    Läs mer i SFTIs handledning om krav på e-handel vid upphandling

  • Vid elektroniskt informationsutbyte måste parterna kunna identifieras på ett säkert sätt. Därför behövs en unik kod för varje organisation, en så kallad Partsidentitet. Många myndigheter använder i dag organisationsnummer som Partsidentitet vid utbyte av elektroniska fakturor.

    Vid övergången till elektroniska beställningar bör ni använda GLN-nummer i stället. GLN-nummer fyller samma funktion som organisationsnummer men kan också användas för att identifiera organisatoriska enheter och platser. För vissa av SFTI:s affärsscenarior krävs GLN-nummer.

    GLN-nummer ges ut och administreras av GS1 Sweden. Läs mer på GS1 hemsida och i ESV:s stödpaket för e-beställningar avsnitt 3.3. och 4.6.

  • Vilket ansvar har jag för att våra varu-/och tjänsteleverantörer ska ställa om den elektroniska fakturaadressen till den nya e-handelstjänstens operatör?

    Ni måste informera era varu-/och tjänsteleverantörer om ert byte av operatör och att den elektroniska fakturaadressen ska ändras. Ansvaret för adressändringen ligger därefter hos varu-/tjänsteleverantören.

    Om ni skriftligt har meddelat en varu-/tjänsteleverantör att fakturor ska skickas till en ny operatör betraktas felaktigt skickade fakturor inte som inkomna handlingar. För viktiga fakturor, till exempel försäkringsfakturor, bör ni säkerställa att bytet av operatör har uppmärksammats.

  • Måste varu- och tjänsteleverantörer ansluta sig till två e-handelstjänster?

    Bland de statliga myndigheterna förekommer några få olika system för e-handel. De vanligaste är de som myndigheterna kan avropa från Ekonomistyrningsverkets ramavtal för e-handelstjänst.

    Enligt ESV:s föreskrifter ska myndigheterna i normalfallet använda SFTI:s standarder i det elektroniska utbytet av information med varu- och tjänsteleverantörer. Genom detta och genom att statsförvaltningen i övrigt arbetar samordnat i införandet av e-handel underlättas ytterligare för varu- och tjänsteleverantörerna.

  • E-kommunikationsavtal är avtal som används vid e-handel. e-kommunikationsavtalet är ett komplement till ramavtal eller andra affärsavtal. I avtalet regleras form och teknik för den elektroniska utväxlingen av handelsmeddelanden.

    Inom SFTI rekommenderas NEA e-kommunikationsavtal 2007 som finns på NEAs webbplats. (I en tidigare version kallades avtalet NEA EDI-avtal 2004).

  • Hur gör jag när jag ska byta operatör vid byte av e-handelstjänst?

    En grundprincip som gäller för e-handelstjänsten är att parterna (leverantörer och kunder) ska ha rätt att själva välja operatör. Det innebär att myndighetens leverantörer och kunder själva kan välja den systemlösning som passar dem bäst utifrån deras behov.

    När myndigheten byter operatör (och därmed sin mottagningsadress för e-fakturor) så måste motparten informeras om detta och få chansen att ställa om sina utgående flöden gentemot myndigheten.

    E-handelstjänsten har flera alternativa kanaler för att ta emot e-fakturor och skicka svefakturor. Kortfattat kan man säga att det finns tre huvudsakliga sätt att kommunicera med myndighetens operatör: 

    1. Användning av SFTI Transportprofil BAS. Leverantören (eller leverantörens operatör) skickar då meddelanden direkt till en angiven mottagningsadress. Kommunikationen är krypterad och avsändaren får en kvittens efter mottagning

    2. I vissa fall har operatörerna etablerade kommunikationskanaler (samtrafikavtal) och kan förorda att dessa...

    Läs hela

  • En grundprincip som gäller för e-handelstjänsten är att parterna (leverantörer och kunder) ska ha rätt att själva välja operatör. Det innebär att myndighetens leverantörer och kunder själva kan välja den systemlösning som passar dem bäst utifrån deras behov.

    När myndigheten byter operatör (och därmed sin mottagningsadress för e-fakturor) så måste motparten informeras om detta och få chansen att ställa om sina flöden gentemot myndigheten.

    E-handelstjänsten har flera alternativa kanaler för att ta emot och skicka e-fakturor. Kortfattat kan man säga att det finns tre huvudsakliga sätt att kommunicera med myndighetens operatör:

    1. Användning av SFTI Transportprofil BAS. Leverantören (eller leverantörens operatör) skickar då meddelanden direkt till en angiven mottagningsadress. Kommunikationen är krypterad och avsändaren får en kvittens efter mottagning.
    2. I vissa fall har operatörerna etablerade kommunikationskanaler (samtrafikavtal) och kan förorda att dessa används. Det finns inget...

    Läs hela

  • I ramavtalet för e-faktura användes begreppet fakturaväxel. Fakturaväxeln har en rad funktioner, bland annat att skicka och ta emot e-fakturor från andra myndigheter och leverantörer. I e-handelstjänsten kallas motsvarande funktioner för partsintegration – ett lite mer generellt begrepp då det inte längre bara är e-fakturor som utväxlas. Ofta hör man också talas om VAN-operatörer.
     
    I samtliga fall handlar det om att en operatör tillhandahåller funktioner för att utbyta elektroniska dokument med andra organisationer. Så i praktiken är det ingen större funktionell skillnad mellan de olika begreppen.

     

  • Vilka klassificeringssystem för varor och tjänster finns och när och hur kan de användas?

    För att ge svar i dessa frågor finns det inom SFTI en arbetsgrupp som tagit fram en vägledande rapport, se SFTI rapporten varugrupper och  produktklassificering.

  • Vi undrar om vi måste betala motpartens operatör för att skicka och ta emot e-fakturor?

    Nej. Var och en ska stå för sina egna kostnader för att skicka och ta emot elektroniska meddelanden.

    En leverantör som skickar e-fakturor får bekosta en lösning för att skapa och skicka dem. Det är precis på samma sätt som att den leverantör som skickar pappersfakturor får köpa papper, bekosta utskriften, kuvertera, frankera och lägga dem på brevlådan.

    Den kund som tar emot e-fakturor får betala för lösningen att ta emot och läsa in dem för hantering i sitt elektroniska arbetsflöde. Den kund som i stället tar emot pappersfakturor behöver (eventuellt) ha en postbox, öppna posten samt bokföra fakturan. Den kund som vill hantera en pappersfaktura i ett elektroniskt arbetsflöde får i stället kostnader för skanning och tolkning.

  • Behöver vi teckna avtal med flera operatörer för att kunna skicka och ta emot e-fakturor?

    Nej. Var och en väljer om de vill anlita en operatör eller ej. Via ESV:s statliga ramavtal får ni tillgång till en tjänst som är öppen för att kommunicera med andra operatörer eller direkt med era affärspartners. Att sluta avtal med flera operatörer kommer att öka era kostnader och ger en mer komplex helhetslösning.

Fakturahantering

  • Vi behöver bifoga dokument med myndighetsbeslut med våra utgående fakturor. Går det att hantera denna typ av bilagor med Svefaktura?

    Ja, det går att använda bilagor tillsammans med Svefaktura. Detta är också kravställt i ESV:s ramavtal för e-handelstjänst.

    Det är i vissa fall inte möjligt att skicka med bilagor till Svefaktura, vilket innebär att det finns ett behov att utveckla en tillfällig lösning:

    Fakturautställaren

    I de fall faktureringssystemet saknar stöd för Svefaktura med bilaga kan en referens göras till bilagan som istället sänds via e-post till en i förväg överenskommen mottagare. Det är att rekommendera att enbart hantera bilagor av detta slag som pdf-filer, tiff-filer eller motsvarande bildformat.

    Fakturamottagaren

    Fakturamottagaren kan i detta fall knyta bilagan till fakturan när den hanteras i det elektroniska arbetsflödet. Det ger en möjlighet att i slutänden få en samlad hantering av verifikationen trots att överföring av faktura och bilaga gjorts via två olika vägar.

  • Vilka krav finns det på att bilagor, exempelvis kvitton och deltagarförteckningar, ska skannas och elektroniskt kopplas till fakturan i systemet?

    Det finns inget tvång att skanna in bilagor till mottagna fakturor.

    Om bilagan är ett underlag som krävs enligt förordningen om myndigheters bokföring eller skatteverket måste denna verifikation knytas till fakturan. Det innebär att när verifikationen (fakturan) tas fram måste det finnas en hänvisning att det finns bilagor och var dessa finns. Det talar för att det torde vara betydligt enklare att skanna in bilagan och koppla denna direkt till fakturan.

    När det gäller kundfakturor som myndigheten skickar ut torde dessa vara en del av fakturan. Det innebär att dessa bör vara i elektronisk form.

    Handlingar som en verifikation hänvisar till (som bilagor, exempelvis kvitton och deltagarförteckningar) utgör räkenskapsinformation och därför gäller samma arkiveringsregler för dessa som för huvuddokumentet.

  • Vi har fått en annan myndighets e-fakturor. Fakturorna har andra myndigheter som köpare än vår myndighet, men vår partsidentitet är angiven. Vad ska vi göra?

    En e-faktura som skickas till fel elektronisk adress anses inte vara avsänd på ändamålsenligt sätt och inte heller ha kommit mottagaren till handa. Jämför detta med hur man skulle göra om det rörde sig om pappersfakturor som skickas till fel adress.

    Fakturamottagaren kan i detta fall makulera e-fakturan samt informera fakturautställaren om detta.

    Fakturautställaren bör i detta fall säkerställa att rätt partsidentitet finns angiven för fakturamottagaren och sända om e-fakturan.

    Se handledning om rättsfrågor om e-fakturering, avsnitt 3.5, som tar upp denna fråga.

  • Hur ska moms anges på e-fakturor när myndigheter fakturerar varandra?

    Inomstatlig fakturering faller utanför mervärdesskattelagstiftningen och det finns därför varken krav på att ange referens till momsundantag eller att ange skattetotaler som sätts till 0. Att ändå göra detta är däremot inte något fel.

    Utifrån detta så kan myndigheter väljer endera av lösningarna:

    1. Inte ange något belopp i fakturan som underlag för uttag av skatt. Utan endast fylla i totalbelopp.
    2. Fylla i beloppet som underlag för uttag av skatt (som blir samma belopp som totalbeloppet i fakturan) och anges skattesats till 0 samt ange orsak till varför skatt inte tas ut, det vill säga att det är fråga om inomstatlig fakturering.

    Båda lösningarna är korrekta enligt Svefakturastandarden.

    Myndigheter som har både statliga och utomstatliga kunder som faktureras bör vara uppmärksamma vid framtagning av lösningar för e-faktura så att man beaktar mervärdesskattelagstiftningens krav för de utomstatliga fakturorna.

    En närliggande fråga är skattebeslut såsom exempelvis...

    Läs hela

  • Hur fungerar automatattest av abonnemangsfakturor och vad måste jag tänka på för att komma igång med det?

    Automatattest kan minska administrationen och öka säkerheten vid hanteringen av fakturor som rör samtalsavgifter, el, vatten, leasing, hyror och motsvarande. I statliga ramavtal för e-handelstjänst ingår stöd för automatattest av abonnemangsfakturor.

    I praktiken går det till så att regler för automatattest registreras för varje enskilt abonnemang. Reglerna omfattar kontering, minimi- och maximibelopp samt periodicitet det vill säga hur ofta som fakturan ska komma.

    När fakturan läses in i e-handelstjänsten görs kontroller mot de regler som är registrerade. Om belopp och periodicitet ligger inom de regler som lagts in konteras och attesteras fakturan helt automatiskt. Därefter går fakturan till betalning.

    För att komma igång med automatattest behöver ni:

    1. Välja ut lämpliga leverantörer och teckna ett E-kommunikationsavtal där ni bland annat reglerar vad som ska stå på fakturorna för att de ska hanteras på rätt sätt. Både Svefakturor och SFTI fulltextfakturor kan användas för...

    Läs hela

  • Oavsett om det är elektronisk fakturering eller papperfaktura måste originalet finnas kvar som verifikation i uppdragstagarens bokföring. Tekniskt sett hanteras dessa bilagor som andra bilagor vid användning av Svefaktura.

  • Vi har tidigare arbetat för att minska antalet pappersfakturor, nu säger man att vi ska gå ifrån samlingsfakturor då vi börjar med e-handel. Varför då?

    Administrationen förenklas om den enskilda beställningen kan matchas med rätt faktura i e-handelstjänsten. Detta fungerar inte om leverantören skickar en samlingsfaktura.

    Även om det saknas en order går det mycket enklare att hantera en leverantörsfaktura i det elektroniska arbetsflödet om den bara behöver skickas till en enda granskare.

  • Hur ska man göra om varu- och tjänsteleverantören inte anger ordernummer eller om fakturans beställarreferens saknas eller är felaktig?

    Det är viktigt att informera leverantörerna om att de måste ange beställningens ordernummer på de fakturor som skickas till myndigheten. Om ordernummer saknas ska leverantören instrueras att ange beställarreferens.

    Fånga upp felaktiga eller obefintliga beställarreferenser och meddela berörda parter för att undvika problemen framöver. Den strategi som ESV förespråkar är att först säkerställa att fakturamottagarens interna rutiner stämmer och själv göra nödvändiga kompletteringar. Först i nästa steg kontaktas fakturautställaren för att säkerställa korrekta uppgifter framöver.

    I dialog om fakturor är det viktigt att vara tydlig så att motparten förstår vad problemet är och vad som förväntas. Det är också nödvändigt att varje myndighet informerar berörda inom myndigheten vad som gäller beträffande ordernummer och beställarreferenser just för deras myndighet.

  • Vi får idag fakturor som pdf-filer i e-post från vissa leverantörer, hur ser ESV på det?

    En pdf-faktura som skickas via e-post är inte tolkningsbar vilket innebär att informationen måste hanteras manuellt i mycket större utsträckning än för en Svefaktura. Därför ger fakturor i pdf-format inte samma effektivisering i hanteringen som en Svefaktura. Enligt ESV:s föreskrifter till 3§ förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte framgår vilka standarder som myndigheter är skyldiga att ta emot. Bland dessa finns inte fakturor i pdf-format listade.

    Ytterligare skäl för att undvika pdf-fakturor är att de gör det svårare att leva upp till kraven i regelverken för bokföring och arkivering. En faktura är en inkommen handling och ska hanteras som en sådan. I detta fall är det pdf-filen som utgör verifikation och ska sparas i tio år. Det är inte tillåtet att skriva ut ett elektroniskt dokument och istället arkivera papperskopian. I de fall då även e-postmeddelandet innehåller uppgifter som klassas som räkenskapsinformation, ska även detta arkiveras...

    Läs hela

  • Lever vi upp till kraven om elektronisk handel när vår leverantör inte vill ändra adress för e-fakturor till vår nya operatör?

    Ja, ni lever upp till kraven i och med att ni via er e-handelstjänst kan skicka och ta emot elektroniska affärsmeddelanden (e-fakturor samt elektroniska order och produktkataloger) samt att ni har kontaktat de varu-/tjänsteleverantörer som skickar eller tar emot elektroniska fakturor och meddelat den nya elektroniska adressen.

    Om ni har reglerat kraven på e-faktura i ett avtal med en varu-/tjänsteleverantör kan ni erbjuda dem att använda Leverantörsportalen som ett alternativ till att göra adressändringen.

    Myndighetens varu-/tjänsteleverantörer och kunder kan få ett visst besvär och eventuellt också kostnader kopplat till adressändringen. Observera att det krav som finns på myndigheterna om att kunna skicka och ta emot e-fakturor kravet förutsätter att motparten gör sin del.

    Om motparten inte är villig att göra en adressändring kan myndigheten återgå till att skicka och ta emot pappersfakturor. Självklart ska ni försöka motivera era varu-/tjänsteleverantörer och kunder att genomföra...

    Läs hela

  • Måste vi skicka elektroniska kundfakturor till andra myndigheter om det innebär att vi behöver betala för att använda deras leverantörsportal?

    Alla myndigheter ska kunna hantera såväl kundfakturor som leverantörsfakturor elektroniskt. Om ni ställer ut få fakturor och själva inte kan skicka e-faktura från ert ekonomisystem kan ni skapa e-faktura i en leverantörsportal som er kund tillhandahåller.

    Alla myndigheter ska erbjuda sina leverantörer möjlighet till elektronisk kommunikation via en leverantörsportal. Det är den mottagande myndigheten som ska erbjuda leverantörsportalen, det vill säga även bekosta den. Kontakta den aktuella myndigheten (kunden) för att få information om hur ni ska göra för att kunna fakturera dem utan att behöva betala. I avvaktan på svar kan ni övergångsvis skicka pappersfakturor.

    Det finns flera leverantörsportaler på marknaden. Därför kan ni i praktiken behöva registrera era kundfakturor i flera olika webbgränssnitt. Eftersom det rör sig om få antal fakturor är detta sannolikt inte så stort problem för er.

  • Får en myndighet neka att skicka och/eller ta emot e-fakturor till/från oss?

    Ni ska kunna skicka e-fakturor till alla statliga myndigheter men ni behöver göra det på ett standardiserat sätt. Kraven som finns på myndigheterna är att de ska kunna ta emot Svefakturor via SFTI transportprofil och framöver via PEPPOL som är ett operatörsoberoende nätverk för överföring av elektroniska meddelanden. Många myndigheter kan redan nu ta emot e-fakturor via PEPPOL.

  • Måste vi tillmötesgå en kund eller en leverantörs önskemål om e-fakturor på annat sätt än vi jobbar i offentlig sektor?

    Nej, det är inte rimligt att ni bekostar speciallösningar som avviker från de krav som finns på er. Utgångspunkten för myndigheters e-handel är att följa SFTI:s rekommendationer som också återspeglas i ESV:s föreskrifter om standardformat och kommunikationssätt.

    Ni kan i dessa situationer vara tillmötesgående och meddela er kund/leverantör att ni inte kan göra på detta sätt och samtidigt berätta om vilka möjligheter till e-fakturering som ni kan erbjuda. Kraven på standardformat för e-fakturor är Svefaktura i version 1 eller 2. Kraven på standardiserade kommunikationslösningar är SFTI transportprofil Bas och senast från november 2018 ska statliga myndigheter kunna hantera PEPPOL.

    Om de inte är intresserade av era förslag så får ni skicka eller ta emot pappersfaktura eftersom det inte är rimligt att ni får merkostnader för diverse speciallösningar.

    ESV:s ramavtal för e-handelstjänst stödjer de krav som finns på myndigheterna i ESV:s föreskrifter och SFTI:s rekommendationer. Visma och...

    Läs hela

Arkivering

  • Hur ska myndigheter som fakturerar via mottagarens fakturaportal hantera sin arkivering?

    Myndigheter som själva saknar faktureringssystem och använder mottagarens fakturaportal för sin elektroniska fakturering har en speciell situation.

    Riksarkivet har konstaterat att en utskrift av fakturan från fakturaportalen får arkiveras av myndigheten. Denna åtgärd innebär gallring och kräver i normalfallet särskilda föreskrifter från Riksarkivet.

    I detta fall har Riksarkivet utfärdat särskilda tidsbegränsade gallringsföreskrifter som medger gallring genom utskrift av e-fakturor för de myndigheter som använder fakturaportalen för utgående faktura.

    Myndigheter behöver därför tills vidare inte begära ett medgivande från Riksarkivet att gallra Svefaktura via fakturaportal. För mer information kontakta gärna Riksarkivet.

  • Vi tar emot EU-medel och behöver arkivera e-fakturorna under lång tid. Hur gör vi när avropsavtalen går ut?

    Många myndigheter har avropat tjänst om arkivering av pappersdokument av ramavtalsleverantören för e-faktura. Motsvarande tjänst för arkivering gäller även för e-handelstjänsten. Enligt avtal lagras pappersdokumenten i tio år om inget annat har överenskommits.

    Myndigheter som tar emot EU-medel har ofta behov av längre arkiveringstid. Enligt Riksarkivets PM om Gallring av "EU-revisionsunderlag" daterat 2011-09-15 finns det två alternativ för myndigheter som avropat tjänst om arkivering av pappersdokument och som har behov längre lagringstid på grund av att pappersdokumenten utgör EU-revisionsunderlag:

    1. Myndigheterna kan antingen skilja ut EU-fakturorna från de andra fakturorna och bevara dem så länge som de behövs. Detta alternativ skulle innebära en väsentlig merkostnad för de flesta myndigheter. Om det handlar om en mindre mängd fakturor är detta dock en tänkbar lösning.

    2. Eller så kan man bevara alla fakturor under en längre period än de vanliga tio åren. Detta...

    Läs hela

Standarder

  • Orderöverenskommelse innebär att e-handelssystemet uppdateras med artiklar i efterhand, när en beställning redan är klar. Det innebär att det inte går att godkänna en beställning i förväg, men ger möjlighet till fakturamatchning och uppföljning av inköpen.

    Leverantörens sortiment och priser i förhållande till löpande avtal behöver följas upp av upphandlaren. Under 2017 introduceras en ny standard för orderöverenskommelse.

  • Det finns stöd för PEPPOL i ESV:s olika ramavtal. Om ni har avropat kan ni meddela ramavtalsleverantören att ni vill läggas upp som fakturamottagare i PEPPOL.

    Om ni har gjort en egen upphandling av operatörstjänst behöver ni kontakta er leverantör. Visst stöd kring kravställningen finns på vår hemsida under rubriken PEPPOL.

  • Kan jag skicka en Svekatalog till en kund som är registrerad som mottagare av Svefaktura?

    Nej, du kan bara skicka ut den typ av meddelanden i PEPPOL som mottagaren har registrerat sig för att ta emot. Om kunden har registrerat sig för att kunna ta emot Svefaktura 1 och 2 är det enbart dessa meddelanden som kan skickas till kunden.

  • Vilka konsekvenser får det för oss om vi i PEPPOL:s register funktion anger att vi kan ta emot e-fakturor via PEPPOL-nätverket?

    Alla kunder som finns med i PEPPOL:s adressregister kan få fakturor från alla varu-/tjänsteleverantörer som kan skicka fakturor via PEPPOL-nätverket. Det blir precis som med den fysiska posten, den som känner till er adress och frankerar på rätt sätt kan få ett brev levererat till er.

    En stor fördel med PEPPOL är att ni kan ha kvar er elektroniska adress så länge ni vill. Adressen i PEPPOL är fristående från er operatör, det vill säga den som levererar er tjänst för att ta emot e-fakturor. När ni eller någon av era varu-/tjänsteleverantörer byter operatör behövs bara en enda ändring på ett enda ställe av den som gör bytet. Tänk på att uppdatera faktureringsinformationen på er webbplats med er elektroniska adress i PEPPOL, till exempel att ni använder ert organisationsnummer som identifikation, se till exempel ESV:s webbplats.

  • Är det säkert nog att ta emot e-fakturor via PEPPOL-nätverket?

    Det är lika säkert att ta emot e-fakturor via PEPPOL som att ta emot dem på andra sätt.

    I PEPPOL används moderna lösningar för överföringen och specifikationerna innehåller både tekniska lösningar som kvittenser som avtalsvillkor för operatörernas utförda tjänster. Internt i köparens organisation gör ni alltid samma interna kontroller när ni registrerar eventuella nya leverantörer och det finns ingen skillnad på hanteringen i era arbetsflöden med leveranskontroller och attest med mera.

  • Måste inte statliga myndigheter ta emot Svefaktura 2 från oss?

    Myndigheter ska kunna ta emot och hantera formatet Svefaktura 2 men det fortfarande en ny standard. ESV förespråkar en pragmatisk hållning i detta läge. Det bästa är att det är mottagaren utifrån möjligheterna i det mottagande systemet, som bestämmer versionen av Svefaktura. Det innebär att myndigheter kan föreslå er att skicka dem Svefaktura 1.

  • Behöver vi skicka respektive ta emot Svefaktura 2 om kunder eller leverantörer begär det?

    Ja, om ni är en myndighet har ni enligt föreskrifterna krav på er att kunna skapa Svefaktura 2 och bör tillmötesgå er kund. Kravet finns också att myndigheter ska kunna ta emot Svefaktura 2. ESV förespråkar att det är mottagaren, möjligheterna i det mottagande systemet, som bestämmer versionen av Svefaktura.

    Svefaktura 2 är vad PEPPOL-fakturan kallas i Sverige. Den är helt identisk med PEPPOL BIS invoice, utan några som helst ändringar. Det innebär att den går bra att använda även i handel över gränserna.

  • Varför behöver statliga myndigheter använda vissa standarder?

    Syftet med att använda gemensamma standarder är att göra det enklare och billigare att skicka, ta emot och hantera elektroniska meddelanden. Om både sändare och mottagare använder samma meddelandeformat på samma sätt underlättas e-handeln. Standardiserade kommunikationssätt innebär att överföringen av meddelanden fungerar oavsett om sändarens och mottagarens operatörer har avtalat om samverkan mellan sig eller inte.

    Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Ekonomistyrningsverket (ESV) och Upphandlingsmyndigheten arbetar gemensamt i Single Face To Industry (SFTI) för ge rekommendationer och stöd kring standardformat och kommunikationssätt. På så sätt underlättar vi för de som levererar varor och tjänster till den offentliga sektorn och därmed också för oss själva.

    ESV:s föreskrifter innehåller krav på statliga myndigheter att vi ska kunna hantera vissa utpekade format för prislista, order, faktura mm. Föreskrifter och allmänna råd ger också anvisningar om vilka kommunikationssätt som ska ...

    Läs hela

Inköp

  • E-handel mellan myndigheter och deras varu-/tjänsteleverantörer kan utformas på olika sätt. Ett exempel på inköpsförfarande med e-handel är att beställaren gör ett uthopp från e-handelssystemet till en avgränsad del av en extern webbshop, som innehåller avtalat sortiment och avtalade priser.

    Beställaren skapar därefter en varukorg och hämtar tillbaka den till systemet där den hanteras på vanligt sätt med kontering och attest innan den skickas som en order till  leverantören. Detta brukar kallas punch-out.

  • Vi har kommit fram till att det bästa sättet för vår myndighet att göra inköp inom ett visst produktområde är att beställa via leverantörens egen webbshop. Är det okej att göra det?

    Ja, ni kan göra beställningar via leverantörens egen webbshop. Förutsättningen är att ni har utformat era interna rutiner så att ni i normalfallet godkänner beställningarna i förväg i ert e-handelssystem.

    Kraven på e-handel i förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte innebär bland annat att utgående beställningar i normalfallet ska ha godkänts av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande i myndighetens it-system innan den kommuniceras till leverantör.

    Syftet är att kunna styra och dokumentera inköpen. Godkända beställningar får ett ordernummer systemet. Om leverantören anger ordernumret på fakturan kan den matchas med beställningen och därmed underlätta uppföljning och intern kontroll.

    Ni behöver ha rutiner för att underhålla och följa upp användarnas behörigheter vid eventuella kundunika inloggningar till leverantörens webbsida. Den uppföljningen samt styrning mot avtalade produkter blir enklare om ni tillämpar en så kallad punch-outlösning. ...

    Läs hela

Krav i upphandling

  • SFTI:s standard för orderöverenskommelse uppdateras under 2017. Därför är det för närvarande svårt för anbudsgivare att bedöma vad det skulle innebära i form av kostnader med mera att införa den. En möjlighet är att ange att ni vill använda orderöverenskommelse under ramavtalsperioden och eventuellt komma överens med leverantören om att framöver använda denna process.

    SFTI:s handledning Krav på e-handel vid upphandlingar av varor och tjänster, kommer att uppdateras när den nya standarden för orderöverenskommelse är fastställd, se exempel C.

    Det är alltid viktigt att ställa krav på att leverantören ska ange ordernummer på fakturorna. På så sätt får ni ändå den möjlighet till styrning och uppföljning av inköpen som förordning (2003:770) syftar till. Se även Är det okej att handla via leverantörens webbshop?

    Läs hela

  • Ja, det kan ni göra, men gör först en bedömning av branschens e-handelsmognad, se avsnitt 2.3 i SFTI:s handledning Krav på e-handel vid upphandlingar av varor och tjänster.

    Om ni bedömer att konkurrensen i en upphandling skulle begränsas av tvingande krav på punch-out kan ni överväga att använda tilldelningskriterier, se till handledningens exempel B. Med tilldelningskriterier menas de kriterier som används för att utvärdera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet inför tilldelning av kontrakt. Det kallas även utvärderingskriterier eller "bör-krav".

    Resultatet av en upphandling med tilldelningskriterier kan bli att ni får en leverantör som inte erbjuder punch-out och ni hänvisas till att göra beställningar separat från ert e-handelssystem. Om ni har ställt krav på att leverantören ska ange ordernummer på fakturorna får ni ändå den möjlighet till styrning och uppföljning av inköpen som förordning (2003:770) syftar till. Se även Är det okej att handla via leverantörens webbshop?

    Läs hela

Kontakt

Senast uppdaterad: