Effektivare lokalanvändning på Linköpings universitet

2015-06-24 | Nyhet

På Linköpings universitet har lokalerna varit i fokus för effektiviseringar. Man siktar på att gå från underutnyttjade lokaler till en beläggning på 70 procent. Drivkraften har inte enbart varit att spara resurser, man har även velat ge studenterna en bra studiemiljö.

Karolina Ganhammar och Dennis Wiese Rhodin arbetar för att lokalerna vid Linköpings universitet ska användas mer.

– En viktig del av vår vision är att skapa en bra miljö för studenterna, att göra universitetet attraktivt. Det var inte bara kostnader som det var fråga om när vi började arbeta med våra lokaler, utan även ett ställningstagande om vilka lokaler som behövdes, säger Karolina Ganhammar, universitetsarkitekt vid Linköpings universitet.

När rektorn tog beslut om projektet var utgångspunkten universitetets vision om det så kallade pedagogiska språnget. Linköpings universitet ska vara det bästa och mest attraktiva alternativet för universitetsutbildning i landet.

Universitetsstyrelsens riktmärke om att lokalkostnaderna för Linköpings universitet inte ska överstiga 15 procent av de totala kostnaderna var också ett viktigt mål.

Låg nyttjandegrad

Dennis Wiese Rhodin vid Linköpings universitets fastighetsavdelning blev utsedd till projektledare. Han såg vid en genomgång att lokalerna bara bokades till 50 procent. Universitetet hade alltså tillräckligt med lokaler i kvadratmeter räknat, men nyttjandegraden borde vara högre.

– Vi gjorde en bedömning av vad vi anser är en rimlig nyttjandegrad. Vi tog bland annat hänsyn till behovet av ventilation och tiden mellan olika föreläsningar samt ut- och inpassering i en och samma lokal. En fråga vi ställdes inför var hur vi skulle mäta nyttjandet av lokalerna. Vi kom fram till att bokningen av olika lokaler, det vill säga hur mycket tid varje lokal var uppbokad för olika aktiviteter, kunde fungera som mått.  Vår slutsats blev att 70 procent är en rimlig målsättning för hur mycket lokalerna borde vara bokade, säger Dennis Wiese Rhodin.

När universitetet studerade lokalutnyttjandet såg de också att fördelningen av bokningarna var ojämn. Exempelvis uppstår alltid en puckel i början av terminerna.  En del institutioner hade fördelar framför andra, eftersom de ägde sina lokaler och därmed hade förtur.

Centraliserat system

Projektet kom fram till att en lösning på problemet var att hitta incitament för att öka bokningsgraden. De utredde hur de befintliga lokalerna kunde användas mer flexibelt och försökte hitta incitament för att göra de lokaler som var knutna till bestämda institutioner mer tillgängliga och möjliga att boka för andra i större utsträckning. 

Ekonomiska incitament var också en viktig del för att få genomslag för arbetet. Därför beslutade Linköpings universitet om en enhetshyra 2012, så att kostnaden blev lika för alla. Man införde även ett mer centraliserat system för schemaläggning, lokalbokning och tentamensbokning.

– Vi insåg vikten av samsyn och solidaritet för att kunna driva arbetet. Viktiga framgångsfaktorer för detta var en tidig förankring, transparens och att skapa legitimitet för projektet. För att få en större tyngd och genomslag fattade rektorn beslut om effektiviseringen. Det var också viktigt att alla skulle vinna på projektet, säger Dennis Wiese Rhodin.

Även de institutioner som i nuläget äger lokaler kommer att vinna på effektiviseringen, eftersom det innebär lägre lokalkostnader för dem. Men man hade också lite tur eftersom internhyrorna gick upp och då blev det lättare att få institutionerna att följa med. Det innebär till exempel en ekonomisk fördel för den ägande institutionen då de endast behöver betala för de timmar som lokalen bokas av dem.

Det var också viktigt att alla kände sig delaktiga. Projektet förankrades därför bland alla på universitetet, såväl ledningen som studenterna hade möjlighet att vara med och påverka.

En ständigt pågående process

Lokalkostnaderna är en fråga som ständigt måste bevakas. Karolina Ganhammar har därför fått i uppdrag av rektorn att effektivisera lokalutnyttjandet utifrån riktvärdet 70 procents bokningsgrad. Hon ska även analysera förändringar av lokalbeståndet. Dessutom ska hon två gånger per år redovisa en helhetsbild av lokalkostnaderna och den förväntade utvecklingen de närmaste åren samt vilka åtgärder som planeras för att minimera kostnadsutvecklingen. Arbetet med effektivare användning av lokaler har med andra ord inte ett bestämt slutdatum utan är en ständigt pågående process.

– Det är en långsam process, men det är fantastiskt att man lyft lokalfrågan, att man insett att det är en strategisk fråga för universitetet, säger Karolina Ganhammar.

Att man fått med alla på den resa som processen utgör – från ledningen till studenterna – att man hittat incitament för alla grupper och att man ser processen som en viktig och strategisk del i den vision som universitetet har satt upp har bidragit till att Linköpings universitet anser att processen varit lyckad.

Dela

Senast uppdaterad: