Räkenskapsinformation m.m.
|
Bevarande
|
Gallring
|
Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa
verksamhetens ekonomiska förhållanden, 3 § 4. b) FBF. |
Regleringsbrev, avtal, kontrakt, beslutshandlingar, bevis,
donationsförordnanden och handlingar rörande lån, fordringar,
investeringar, marknadsstrategier, försäkring, förvaltningsuppdrag,
m.m., ska bevaras. |
Rutinbetonad korrespondens, t.ex. avräkningsnotor och blanketter för
rekvisition för mervärdesskatt, och avtal av en art och omfattning som
är frekvent förekommande och som inte enligt 6 § dessa
föreskrifter ska undantas gallring, får gallras 7 år efter utgången
av det räkenskapsår som handlingen avser. |
Uppgifter som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå
de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen, 3 § 4. c) och
12 § FBF. |
Instruktioner om redovisningsprinciper, värderingsnormer,
prisöverenskommelser, rättelseposter m.m., ska bevaras. |
Instruktioner och program till programmerbara kassaapparater,
kontokuranter, lagerinventeringslistor, m.m. får gallras 7 år efter
utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. |
Grundbokföring, 8 § FBF. |
De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras i
registreringsordning (dagbok), ska bevaras. |
|
Huvudbokföring, 8 § FBF. |
De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per
redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok), ska bevaras. |
|
Sidoordnad bokföring, 11 § FBF. |
De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per
redovisningsperiod i reskontror, ska bevaras. |
|
Verifikationer, 13 § FBF. |
Verifikationer som enligt 6 § dessa föreskrifter ska
undantas gallring, ska bevaras. |
Övriga verifikationer får gallras 7 år efter utgången av det
räkenskapsår som handlingen avser. |
Fakturor, 21 § FBF och
1 kap. 17 § mervärdesskattelagen
(1994:200). |
Fakturor som enligt 6 §
dessa föreskrifter ska
undantas gallring, ska
bevaras. |
Fakturor på papper som har
skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår
som handlingarna avser. Verkställande av gallring förutsätter
att de skannade bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år |
Elektroniska fakturor,
21 f § FBF och 1 kap.
17 a § mervärdesskattelagen
(1994:200). |
Elektroniska fakturor
som enligt 6 § dessa
föreskrifter ska undantas
gallring, ska bevaras. |
Övriga elektroniska
fakturor får gallras 7
år efter utgången av det
räkenskapsår som
handlingarna avser.
Undantag:
Elektroniska fakturor
som har förts över till
myndighetens format
för elektroniska fakturor
får gallras efter
överföring under förutsättning
att ursprungets
äkthet har säkerställts,
innehållets integritet
med avseende på de
uppgifter som krävs i en faktura inte har förändrats
och att myndighetens
elektroniska fakturor
bevaras och är sökbara
och kan presenteras
vid behov i minst
7 år. |
Systemdokumentation
och behandlingshistorik,
18 § FBF och förordningen
(1994:1261)
om statliga myndigheters
redovisningssystem. |
De delar av systemdokumentation
och behandlingshistorik
som
är nödvändiga för att
presentera de ekonomiska
händelserna som
grund-, huvud- och
sidoordnad bokföring
ska bevaras. |
Övrig systemdokumentation
och behandlingshistorik
får gallras 7 år
efter utgången av det
räkenskapsår som
handlingarna avser. |
|
Därutöver ska dokumentation
bevaras enligt
vad som anges i 8 §. |
|
Årsredovisning, 19 § FBF och 2 kap. 4 §, 10 kap. 1 § FÅB. |
Bevaras. |
|
Specifikation till årsredovisningen, 20 § FBF. |
Bevaras. |
|
Rapportering till och från statsredovisningen, 21 § FBF och förordningen
(1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem. |
Register över myndigheter som tillhör den statliga
redovisningsorganisationen, ska bevaras hos
Ekonomistyrningsverket. |
Myndighets rapportering för hela räkenskapsåret som visar att denna
överensstämmer med årsredovisningen får gallras 7 år efter utgången av
det räkenskapsår som handlingen avser. |
|
|
Övrig rapportering till och från statsredovisningen får hos myndighet
gallras 2 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser.
|
|
Inrapporterade uppgifter avseende underlag för finansiellt sparande
klassificerade och fördelade myndighetsvis per räkenskapsår, ska
bevaras hos Ekonomistyrningsverket. |
Övriga inrapporterade uppgifter får hos Ekonomistyrningsverket gallras
7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. |
Dokumentation av organisation och rutiner, 22 § FBF. |
Förteckning över behörigheten att förfoga över myndighetens medel,
inventeringsprotokoll, register över inventarier och
anläggningstillgångar m.m. per räkenskapsår, ska bevaras. |
Dokumentation av uttag på statens centralkonto, betalningar,
avstämningar och kontroll m.m. får gallras 7 år efter utgången av det
räkenskapsår som handlingen avser. |
Delårsrapport med specifikation, 8 kap, 10 kap. 2 § FÅB. |
|
Får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen
avser. |
Budgetunderlag, 9 kap. 3 § FÅB. |
Bevaras. |
|
Beräkningsunderlag,
9 kap. 3 a § FÅB i dess
lydelse 2004-03-01-
2005-01-31. |
Bevaras. |
|
Särskild rapport som underlag för regeringens fördjupade prövning av
verksamheten, 9 kap. 7 § FÅB. |
Bevaras. |
|
Verksamhetsplan, 10 kap. 3 § FÅB. |
Bevaras. |
|