Effektivisera handläggningen – identifiera och minska myndighetens onödiga efterfrågan

Nästa tillfälle

25 januari Anmälan Platser kvar

Ekonomistyrningsverket erbjuder för tredje året ett program för myndigheter som vill effektivisera sin ärendehandläggning, genom att identifiera och minska onödig efterfrågan. Onödig efterfrågan kan beskrivas som misslyckade interaktioner ur målgruppens perspektiv, mellan myndigheten och den person eller företag som har ett ärende hos myndigheten.

Vad uppnår ni med utbildningen?

Ni kommer genomföra en strukturerad kartläggning av en handläggningsprocess på er myndighet för att identifiera och analysera orsaker till er onödiga efterfrågan, och ta fram en handlingsplan med åtgärder. Under utbildningen kommer ni även att lära er mer om hur man skapar förändring i er organisation och hur man säkerställer nyttohemtagning.

Genom att identifiera vad som gått fel och utveckla myndighetens handläggningsprocess kan ni effektivisera ärendehanteringen, frigöra resurser och öka kvaliteten i myndighetens service.

Vem vänder vi oss till?

Vi tror att ni arbetar med effektivisering eller verksamhetsutveckling. Minst två personer bör delta från varje myndighet, men ni får gärna vara en mindre projektgrupp. Det är en fördel om någon i gruppen ansvarar för utvecklingen eller har erfarenhet av att arbeta i den verksamhet som ska vara föremål för studien.

Omfattning och utformning

Programmet omfattar åtta heldagsträffar mellan januari och oktober. Datum preciseras längre fram. Ni måste även vara beredda på att lägga ned egen tid utöver de åtta träffarna. Räkna också med att ni behöver involvera fler medarbetare på myndigheten. Enligt erfarenheter från tidigare utbildningar kan det vara en fördel att involvera handläggare med erfarenhet av direktkontakt med målgruppen.

På träffarna kommer ni lära er att

  • förstå begreppet onödig efterfrågan
  • utforma och avgränsa er mätning
  • mäta för att påvisa förbättringar
  • samla in data på ett korrekt sätt
  • kategorisera typ och omfattning av onödig efterfrågan
  • analysera orsakerna till varför onödig efterfrågan uppstår
  • ta fram åtgärder för att minska onödig efterfrågan.

Programutbildningen förutsätter att ni har ledningens stöd och att myndigheten planera in arbete på den egna myndigheten efter utbildningen avslutats, för att implementera åtgärderna i handlingsplanen.

Utbildningen varvar teoretiskt metodstöd med ett praktiskt projektarbete på den egna myndigheten. Den teoretiska delen bygger på en forskningsförankrad metod som är baserad på arbete hos Försäkringskassan och Skatteverket. ESV genomför programmet i samverkan med Johan Quist, forskare på Karlstads universitet, som har varit med och tagit fram metoden.

Nytt för programutbildningen 2018 är att Tillväxtverket deltar med kunskap om företag som målgrupp. De kommer även att finnas med som stöd till de myndigheter som väljer att studera onödig efterfrågan från företag.

Avgift

30 000 kr per myndighet.

Anmälan

Sista anmälningsdag är den 31 december 2017. Utvecklingsprogrammet är beräknat att starta den 25 januari 2018.

Kontakt

Senast uppdaterad: