Effektivisera handläggningen – utvecklingsprogram för att identifiera och minska onödig efterfrågan

Ekonomistyrningsverket erbjuder ett nytt utvecklingsprogram för myndigheter som vill effektivisera sin ärendehandläggning och bli bättre på att hantera onödig efterfrågan. Onödig efterfrågan kan beskrivas som misslyckade interaktioner ur målgruppens perspektiv, mellan myndigheten och personer eller företag som har ett ärende hos myndigheten.

Vad uppnår ni med programmet?

Under programmet kommer teoretiskt metodstöd att varvas med ett praktiskt projektarbete på den egna myndigheten, för att öka deltagarnas kompetens i att hantera onödig efterfrågan. Ni kommer att identifiera, kartlägga och analysera en handläggningsprocess, och ta fram en handlingsplan med åtgärder.

Genom att identifiera vad som gått fel och utveckla myndighetens handläggningsprocess kan ni effektivisera ärendehanteringen, frigöra resurser och öka kvaliteteten i myndighetens service.

Omfattning och utformning

ESV rekommenderar att programmet omfattar åtta heldagsträffar, men en definitiv utformning av upplägget sker i samförstånd med deltagarna. Ni måste även vara beredda på att lägga ned en hel del egen tid utöver de åtta träffarna. Räkna också med att ni kan behöva involvera fler medarbetare på myndigheten. Det krävs att ni har ledningens stöd för att uppnå ett gott resultat.

På träffarna kommer ni att lära er att

  • förstå begreppet onödig efterfrågan
  • utforma och avgränsa er mätning
  • mäta för att påvisa förbättringar
  • samla in data på ett korrekt sätt
  • kategorisera typ och omfattning av onödig efterfrågan
  • analysera orsakerna till varför onödig efterfrågan uppstår
  • ta fram åtgärder för att minska onödig efterfrågan.

Utvecklingsprogrammets teoretiska del bygger på en forskningsförankrad metod som är baserad på arbete som har genomförts på Försäkringskassan och Skatteverket.

ESV genomför programmet i samverkan med Johan Quist, forskare på Karlstads universitet, som har varit med och tagit fram metoden.

Vem vänder vi oss till?

Vi tror att ni arbetar med effektivisering eller verksamhetsutveckling. Minst två personer bör delta från varje myndighet, men ni får gärna vara en mindre projektgrupp på upp till fyra personer. Det är en fördel om någon i gruppen ansvarar för utvecklingen eller har erfarenhet av att arbeta i den verksamhet som ska vara föremål för studien.

Avgift

Avgiften är 26 000 kronor per myndighet, inklusive lunch. Därtill kommer kostnader för resor och eventuell logi.

Anmälan

Sista anmälningsdag är den 18 januari 2017. Utvecklingsprogrammet startar den 25 januari 2017.

Kontakt

Senast uppdaterad: