Slutet nära för fysisk post från myndigheterna?

I Danmark har 89 procent av medborgarna och nästan alla företag en digital brevlåda för myndighetspost. Lone Boe Rasmussen, chefkonsulent på danska Digitaliseringsstyrelsen, gästade ESV-dagen den 11 oktober, för att berätta om reformen som inneburit att myndigheterna nästan helt slutat skicka fysiska brev.


 Foto: Melker Dahlstrand

Övergången till tjänsten Digital Post är en av det danska samhällets största förändringsprojekt någonsin, och berör i stort sett alla medborgare och företag. Reformen har även involverat alla medarbetare på myndigheterna som behövde kunna hjälpa och instruera medborgarna vid övergången, eller börja jobba på ett annat sätt när de skickar post till medborgare och företag.

– Det finns många likheter mellan Danmarks och Sveriges digitalisering av den offentliga sektorn. Skillnaden är att vi har en längre tradition av att utveckla gemensamma digitala lösningar i samverkan mellan olika delar av förvaltningen, medan Sverige ofta har kommit långt i att digitalisera enskilda myndigheter, säger Lone Boe Rasmussen, chefkonsulent på Digitaliseringsstyrelsen.

Digitaliseringsstyrelsen har en central position i det danska samhället, som en del av Finansministeriet. Digitaliseringsfrågorna har också varit tätt sammankopplade med ekonomiförhandlingarna på Finansministeriet.

– Digitaliseringsstyrelsen har ansvarat för att koordinera övergången till Digital Post. Men jag vill understryka att det är myndigheterna, som i Danmark även innefattar kommuner och regioner, som gjort jobbet, säger Lone Boe Rasmussen.

Tradition och lagstiftning blev framgångsfaktorer

Danmarks myndighetsöverskridande digitaliseringstradition har starkt bidragit till att övergången till Digital Post blivit så lyckad. Men viktigast var att Danmark införde en ny lagstiftning. Under 2013 blev det obligatoriskt för företag, och under 2014 blev det obligatoriskt för medborgare att ha en digital brevlåda. Det har gett myndigheterna ett starkt incitament till att påbörja omstrukturering. Danmarks nya digitala strategi ser på möjligheten att även göra det obligatoriskt för myndigheter.

Att den tekniska plattformen för Digital Post var densamma som banker och försäkringsbolag använde, var också en anledning till att förändringen gick så bra. Många företag och medborgare anslöt sig till den nya tjänsten innan det blev obligatoriskt, för att de redan var vana att använda liknande lösningar.

Förväntad årlig besparing på 1 miljard danska kronor

Strategin för Digital Post hade ambitiösa målsättningar för kostnadsbesparingar och effektivisering av kommuner, regioner och statliga myndigheter. Det business case man tog fram 2012 visade på en besparing på 1 miljard danska kronor per år.

Övergången har också gått bra. I dag har 89 procent av medborgarna en digital brevlåda. Av dem har 93 procent registrerat ett mobilnummer för att få meddelanden när de får brev. Användarnöjdheten är hög, och de allra flesta känner sig säkra med lösningen.

Att övergången till Digital Post lett till kostnadsbesparingar är lätt att visa. Mellan 2011 och 2015 har antalet fysiskt skickade brev (som kunnat digitaliseras) gått ned, från 83,6 miljoner till 25,6 miljoner per år. Det innebär stora portobesparingar.

– Däremot har det varit svårare att redovisa för hur reformen har frigjort tid i förvaltningen, men vi ligger nära vårt ursprungliga business case, säger Lone Boe Rasmussen.

Fortsatta utmaningar

Även om övergången till Digital Post varit framgångsrik, finns det fortfarande en del utmaningar att fortsätta jobba med.

– Myndigheterna skickar fortfarande fysisk post i viss utsträckning. Det är de "digitala medborgarna" inte nöjda med. De undrar varför inte all post är digital. Samtidigt behöver vi utveckla användarsupporten till dem som behöver hjälp med att använda Digital Post. Dessutom är det viktigt att motverka utvecklingen mot ett parallellsamhälle för medborgare som är undantagna från det digitala obligatoriet, säger Lone Boe Rasmussen.

Myndigheterna står också inför juridiska, ekonomiska och säkerhetsmässiga utmaningar med att fortsätta den digitala utvecklingen ytterligare.

Vad kan Sverige lära av det danska exemplet?

Danmarks övergång till Digital Post är ett exempel som den svenska förvaltningen kan lära sig av. Bland annat lyfter Lone Boe Rasmussen fram följande områden som myndigheterna bör fokusera på när man genomför en sådan här färändring:

  • Kommunicera förändringen – både internt och externt.
  • Testa och säkra driften för den tekniska integrationen.
  • Ledningen måste förankra förändringen och följa upp det interna införandet.
  • Koordinera arbetet med andra offentliga verksamheter.

– Något som också genomsyrat hela reformen är att vi arbetet mycket med rättsäkerheten. Och det är någonting man hela tiden måste säkra upp i den här typen av förändringsarbete, avslutar Lone Boe Rasmussen.

Kontakt

Senast uppdaterad: