Frågor och svar om redovisning

Anläggningstillgångar

  • Tolkning av allmänna råden om treårsregeln

    Hur ska myndigheterna tolka de allmänna råden om treårsregeln?

    Utgångspunkten är att de förtydliganden som har gjorts i de allmänna råden[1] om treårsregeln inte bör påverka principerna för myndigheternas redovisning av anläggningstillgångar. För vissa myndigheter som har tillämpat treårsregeln för andra tillgångar än maskiner och inventarier m.m. kan förtydligandena dock medföra vissa ändringar. Detsamma kan gälla även för större anskaffningar som har kostnadsförts, om de har en ekonomisk livslängd överstigande ett år men understigande tre år.

    Syftet med att lyfta in treårsregeln i ett allmänt råd var dels att markera att regeln inte gäller för alla typer av anläggningstillgångar, dels att myndigheten i sina riktlinjer behöver ta ställning till i vilka fall treårsregeln är tillämplig.

    Bakgrund

    En anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk och innehav. Detta framgår av 5 kap. 1§ i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). I de allmänna råden till samma paragraf står det att med stadigvarande...

    Läs hela

  • Finansiella instrument

    Vilka finansiella instrument ska värderas till verkligt värde (marknadsvärde)? Hur ska finansiella instrument som marknadsvärderas redovisas 2015?

    Av 5 kap. 13 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) framgår att finansiella instrument som i första hand innehas för att ge avkastning eller värdestegringar ska värderas till verkligt värde (marknadsvärde) från och med 2015. Det finns dock vissa undantag i 14 §, t.ex. om finansiella instrumentet förväntas innehas till förfall, är lånefordringar eller om det är skulder och fordringar i myndighetens normala verksamhet.

    De finansiella instrument som vanligtvis bör värderas till marknadsvärdet är obligationer eller aktier som ni innehar för att dessa ska ge framtida avkastning. Om obligationer förväntas att innehas till förfall bör de normalt inte värderas till verkligt värde. Det beror på att värdeförändringar i dessa fall inte kommer att realiseras. Om ni inte tagit ställning till att obligationer ska innehas till förfall bör de normalt värderas till marknadsvärde.

    Aktier och andelar som inte syftar till att ge avkastning utan förväntas innehas långsiktigt...

    Läs hela

  • Överföring av anläggningstillgångar mellan myndigheter

    Hur ska lånefinansierade anläggningstillgångar som ska överföras mellan myndigheter redovisas och hanteras?

    Förutsättningar:

    Lånefinansierade anläggningstillgångar ska överföras från en myndighet A till en myndighet B.

    a) Till vilket värde ska anläggningstillgångarna överföras,

    b) hur kan lånen hos Riksgälden hanteras och

    c) hur bör detta bokföras?

    Svar:

    a) Grundregeln är att överföring av anläggningstillgångar inom staten sker till bokfört värde. Detta regleras i ESV:s föreskrifter till 5 kap. 3§ förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

    Tillgången ska hos den mottagande myndigheten tas upp till det bokförda värde som redovisats hos den avlämnande myndigheten, om inte annat följer av ett regeringsbeslut.

    Mottagande myndighet tar emot anläggningstillgången som registreras i anläggningsregistret.

    Om mottagande myndighet gör en annan bedömning av den ekonomiska livslängden eller värdet för verksamheten, kan till exempel avskrivningsplanen justeras alternativt att en nedskrivning görs. Detta bör göras efter det att tillgången har redovisats till det övertagna bokförda...

    Läs hela

  • Utgifter för anskaffning av e-handelstjänst

    Hur redovisas utgifter för avrop från ESV:s ramavtal för e-handelstjänst?

    ESV bedömer att inköp av system för e-handelstjänst som levereras via internet normalt inte kan betraktas som en immateriell anläggningstillgång eftersom myndigheten saknar kontroll över tillgången. Detta betyder att kostnaden i sin helhet belastar verksamhetens resultat under det verksamhetsår som anskaffning sker.

    ESV rekommenderar dock att alla myndigheter beslutar om inköpet är en immateriell anläggningstillgång utifrån den egna myndighetens specifika förutsättningar. Exempelvis skulle en ombyggnad av ekonomisystemet för att kunna använda tjänsten kunna falla in i definitionen av en immateriell anläggningstillgång – under förutsättning att villkoren för aktivering av immateriell tillgång är uppfyllda. 

    För mer information om den allmänna definitionen av en tillgång och vilka egenskaper som utmärker immateriella anläggningstillgångar se publikationen Immateriella anläggningstillgångar – en handledning om redovisning av immateriella anläggningstillgångar vid statliga...

    Läs hela

  • Uppgradering/inköp av it-system

    Hur ska en uppgradering eller inköp av ett it-system redovisas och finansieras?

    I exemplet nedan antar vi att storleken på utgifterna överstiger "mindre värde" (före detta ringa värde) och är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet under kommande år.

    Huvudregeln är att uppgraderingar av en befintlig immateriell tillgång, till exempel ett it-system, ska kostnadsföras.

    Innebär uppgraderingen att en ny funktion tillförs, till exempel för att kunna hantera elektronisk fakturahantering (EFH), bör utgifterna för EFH-funktionaliteten aktiveras och redovisas som immateriell anläggningstillgång. En förutsättning är dock att utgifterna kan bedömas och hänföras till tillgången på ett tillförlitligt sätt.

    Finns det redan en EFH-funktionalitet i den version som ska uppgraderas, bör normalt även den delen av utgiften för uppgraderingen kostnadsföras.

    Inköps en ny EFH-modul/funktionalitet separat bör utgiften redovisas som en ny immateriell anläggningstillgång. Detta oavsett om myndigheten redan tidigare har ett it-system med en EFH-funktionalitet eller...

    Läs hela

Anslag

  • Felaktigt redovisat anslagsutfall

    Hur rättar man till ett felaktigt redovisat anslagsutfall från tidigare budgetår?

    Ett felaktigt redovisat anslagsutfall från ett stängt räkenskapsår kan bara rättas under ett pågående räkenskapsår, dvs. om myndigheten år tre upptäcker att ett anslag avräknats felaktigt år ett så ska det rättas år tre eftersom stängda räkenskapsår inte kan öppnas. Rättelsen ska alltså redovisas mot anslaget det år felet har upptäckts. Om en rättelse är väsentlig och skulle ha påverkat tidigare års indragningar eller att myndigheten skulle ha överskridit anslagsvillkor under anslaget ska myndigheten, innan rättelsen görs, informera sitt fackdepartement och ESV. Myndigheten ska i sådana fall bifoga en utredning som visar hur felet uppstått, vilka konsekvenser felet medfört nästkommande budgetår och ett förslag på vilka åtgärder som måste vidtas för att rätta felet. Utredningen kan göras i samråd med ESV.

  • Realekonomisk fördelning av anslag

    Hur gör man realekonomisk fördelning av anslag med tillräcklig kvalitet?

    Den realekonomiska fördelningen av anslagsutfall är ingen exakt vetenskap, särskilt inte för anslag enligt högskolemodellen, men den ska göras så att den är i huvudsak rätt. Det innebär att summan av den realekonomiska fördelningen av ett visst anslag bör vara ungefär lika med utfallet på anslaget. Om myndigheten har rutiner så att alla transaktioner styrs rätt från början via ekonomisystemet bör det inte vara något problem, men ofta tvingas man arbeta med olika förenklingar eller schabloner.

    Ska inkomster finnas med i den realekonomiska fördelningen av utfallet?

    Som huvudregel ska inkomster inte finnas med. Det är utgifter som finansieras med anslaget. Undantag gäller om regeringen har beslutat att inkomster ska redovisas under anslaget och även för vissa inkomster av mindre omfattning, främst inkomster enligt 4 § avgiftsförordningen.

    När det gäller inkomster bör myndigheten först bedöma om de hör till anslaget: är det en avgiftsfinansierad verksamhet eller en bidragsfinansierad...

    Läs hela

  • Disponibla anslagsmedel

    Hur hanteras äldreanslag som försvunnit från statens budget?

    Om ett äldreanslag ska upphöra efter räkenskapsårets utgång, ska kvarvarande belopp föras bort och registreras som en indragning på det gamla året. Alternativt kan överföringsbeloppet föras över och därefter föras bort som en indragning. Det har förekommit att inget indragningsbeslut fattats, och myndigheten kan numera inte registrera en indragning själv.

    I denna typ av situation bör myndigheten kontakta sitt fackdepartement för att få ett indragningsbeslut och även ESV som bevakar dessa ärenden. Förhoppningen är att dessa fall ska vara åtgärdade innan årsredovisningen ska upprättas.

    Om oklarheten skulle kvarstå när årsredovisning upprättas kan myndigheten lämpligen ange överföringsbeloppet och indragningen manuellt i sin årsredovisning, och klargöra vad som hänt i en not.

  • Omdisponerade anslagsbelopp

    Hur hanteras medel motsvarande omdisponerade anslagsbelopp som inte utbetalas/överförs med automatik av Riksgälden till myndigheternas räntekonton?

    Förvaltningsanslag som redan har överförts/utbetalats till myndigheternas räntekonton ställs ibland till regeringens disposition. I dessa fall ska myndigheten betala beloppet inklusive ränta tillbaka från sitt räntekonto till Statens centralkonto. Detta bör ske med stöd av bestämmelserna i 11 § anslagsförordningen. Betalningen görs till Riksgälden genom statens interna autogiro eller som inbetalning till pg 1 56 83-6. Anslagsbelopp och ränta ska specificeras.

    Anslagsmedel som tidigare har ställts till regeringens disposition omdisponeras igen till myndighetens disposition. Detta kan ske i regleringsbrevet inför det nya budgetåret eller under löpande budgetår. Omdisponering sker oftast i tabellen Omfördelning av anslagssparanden i regleringsbrevet. Texten under rubriken och/eller tabellen Utbetalningsplan omfattar enbart tilldelade anslagsmedel, varför omdisponerat belopp inte finns med bland det belopp som ska utbetalas till myndighetens räntekonto.

    Det saknas i nuläget en fastställd...

    Läs hela

  • Anslag, SCR-flöde

    Vad gör vi när vi fått anslag i ett SCR-flöde (icke räntebelagt flöde)?

    Att skapa ytterligare ett betalningsflöde i myndighetens ekonomisystem kommer att kräva en del arbete. Punkterna nedan kan fungera som en vägledning. För praktisk vägledning kring hur ni ska göra i ert ekonomisystem bör ni vända er till er systemkonsult.

    1. Ring Hermessupporten och försäkra er om att det beviljade anslaget ligger i det icke räntebelagda flödet. I normalfallet gäller att står inget i ert regleringsbrev eller att det inte finns någon betalningsplan så ligger det beviljade anslaget i det icke räntebelagda flödet. (Om ni har frågor kring varför anslaget ligger i ett SCR-flöde bör ni vända er till er kontaktperson på departementet.)
    2. Kontakta Riksgäldskontoret om att ni behöver ett utbetalningskonto kopplat till det icke räntebelagda flödet. Detta sker genom kontakt med en bank som staten har ett ramavtal med. Eventuellt kan ett inbetalningskonto också behövas för ev. återbetalningar av felaktiga utbetalningar och dyl.
    3. Lägg upp baskonton i 1943*-44* gruppen (S-kod S1943...

    Läs hela

Löpande redovisning

  • Automatisk attest för periodiska fakturor

    Vad innebär automatisk attest av periodiska leverantörsfakturor?

    För de leverantörsfakturor som en viss leverantör skickar återkommande i form av periodiska fakturor kan ni automatisera hanteringen, till exempel med automatisk kontering och attest. Det handlar om fakturor för fortlöpande leveranser eller förbrukning och som ofta har förutsägbara belopp.

    Det finns effektiviseringsvinster med automatisk hantering av periodiska fakturor eftersom de ofta motsvarar en stor andel av det totala antalet leverantörsfakturor.

    För att automatisera hanteringen av periodiska fakturor behöver ni ha ett avtal om abonnemang eller motsvarande med leverantören. Det kan till exempel vara en prenumeration, ett elavtal eller ett mobiltelefonabonnemang. Hyresfakturor kan också vara periodiska. Abonnemangen registreras i ett register (objektsregister) i e-handelssystemet och kompletteras med uppgifter om kontering, förväntade fakturabelopp (eller beloppsintervall) och periodicitet, det vill säga hur ofta de ska komma. Därefter matchas inkommande fakturor mot...

    Läs hela

  • Bidrag eller uppdrag?

    Var går gränsen mellan avgift/uppdrag och bidrag?

    Utvecklad fråga:

    På en myndighet uppkommer ofta frågan om hur vissa transaktioner ska redovisas - som ett bidrag (erhållet eller lämnat) alternativt som en köpt, eller såld, tjänst. Hur kan myndigheten tänka i dessa fall - var ska gränsen mellan bidrag och avgift/uppdrag dras?

    Svar:

    Allmänt

    ESV har inte möjlighet att i enskilda fall tydligt ta ställning till om en transaktion på en viss myndighet ska klassificeras som ett bidrag eller som en avgift/ett uppdrag (det vill säga som en köpt eller såld tjänst). Detta är något som myndigheten själv måste ta ställning till. Myndighetens revisor kan även göra en bedömning av om myndighetens bedömning kan anses rimlig och rättvisande. ESV kan däremot redogöra för de regler och rekommendationer som finns på området och dessutom beskriva den praxis som har utvecklats och ge råd om hur man bör resonera. ESV kan alltså tala om vilka kriterier som gäller för att klassificera något som bidrag eller uppdrag men inte, annat än i mycket tydliga fall,...

    Läs hela

  • Inom- eller utomstatligt när ett företag sköter fakturering?

    Är det en inom- eller utomstatlig transaktion när en myndighet anordnar en konferens men låter ett företag fakturera andra statliga deltagare?

    Utvecklad frågeställning

    Om en myndighet exempelvis anordnar en konferens och anlitar ett företag som tar hand om anmälningar och även fakturerar anmälningsavgiften till andra statliga myndigheter som ska delta på konferensen – ska då transaktionen ses som inom- eller utomstatlig? Och ska företaget lägga på moms eller inte? Hur blir det med kravet på e-faktura?

    Svar

    Svaret kan delas upp i två delar:

    1. Huruvida transaktionen ska ses som inom- eller utomstatlig, och om det därmed ska läggas på moms eller inte:

    ESV anser att sådana här situationer, där en myndighet står som konferensarrangör och upphandlar exempelvis konferenstjänster från ett företag och där andra myndigheter är deltagare på konferensen, ska klassificeras som inomstatliga transaktioner där företaget endast förmedlar en tjänst.

    Man kan se dessa situationer som om det vore ett kommissionärsförhållande mellan den arrangerande myndigheten och företaget, även om det rent juridiskt ofta inte uppfyller precis alla krav som...

    Läs hela

  • Betalningslimiter

    Hur kan myndigheterna jobba med limiter för betalningar?

    En limit är en begränsning av uttag från bankkonto. Det kan gälla enskilda betalningar eller betalningar under en viss period. Under våren 2011 publicerade Riksgälden en handledning gällande detta på sin hemsida, Handledning för hantering av beloppsgränser (limiter). I handledningen får myndigheterna tips om hur de kan arbeta med limiter. I de allmänna råden till 6 § förordning (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning framgår att myndigheterna bör använda sig av beloppsgräns (limit) för sina utbetalningar.

  • Löneväxling

    Vad är löneväxling och hur påverkar det redovisningen?

    Löneväxling innebär att en anställd byter en del av sin kontanta bruttolön mot en förmån. Löneväxling kan göras vid enstaka tillfällen eller fortlöpande. Det förekommer att anställda väljer att sänka sin bruttolön, eller avstå från höjd lön, mot att istället erhålla en skattepliktig eller inte skattepliktig tjänst. Det kan till exempel gälla städning i hemmet (skattepliktig tjänst) eller ögonlaseroperationer (skattefri tjänst). Vissa anställda i staten erbjuds en förmånsskattebil mot att de sänker sin kontanta bruttolön med bilförmånsvärdet (skattepliktigt). En annan form av löneväxling kan till exempel vara att den anställde avstår från en höjd bruttolön mot att istället få några extra semesterdagar.

    När det gäller redovisning av löneväxling så sker denna via lönesystemet och vidare in i externredovisningen på samma sätt som för övriga lönehändelser. Den anställdes kontanta bruttolön sänks i lönesystemet och därmed beräknas lägre arbetsgivaravgifter och ett lägre källskatteavdrag....

    Läs hela

  • Kammarkollegiets inkassoverksamhet

    Hur redovisas Kammarkollegiets inkassoverksamhet?

    Redovisa fordran på gäldenären

    Enligt bestämmelserna i 12§ förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar får en myndighet i vissa fall uppdra åt en annan myndighet eller åt ett företag att bevaka och driva in myndighetens fordringar.

    Enligt de nämnda bestämmelserna får en sådan överlåtelse dock inte innefatta överlåtelse av fordran. Myndigheten ska således ha kvar fordringen i sin reskontra eller motsvarande, och därmed i bokföringen. Kammarkollegiet får mot bakgrund av dessa regler inte ta upp de fordringar i sin bokföring som den bevakar för en annan fordringsägares räkning. Däremot måste de naturligtvis registreras i sidordnad reskontra eller motsvarande.

    I samband med att en myndighet uppdrar åt Kammarkollegiet att skicka inkassobrev ska myndigheten på samma sätt som om de själva skulle ha skickat inkassobrevet öka fordran på gäldenären med den i förordningen (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. fastslagna inkassoavgiften. För intäkten som bokförs...

    Läs hela

  • Ändra metod för beräkning av värde på gamla semesterdagar

    Kan vi ändra metod för att beräkna värdet på under året uttagna semesterdagar som intjänats 2008 och tidigare?

    Utökad frågeställning

    Vi använder oss idag av en rapport från lönesystemet för att beräkna värdet på av under året uttagna äldre semesterdagar. Det beräknade värdet minskar ”Fordran avseende semesterlöneskuld som inte har redovisats mot anslag” (kontona 1780/1781). Motsvarande belopp redovisas mot anslaget. Kommande år kommer den nya beräkningen att påverka storleken på det beloppet något jämfört med tidigare metod.

    Bakgrund

    Beräkningsmetoderna för att ta fram värdet på en semesterdag kan till exempel innebära att a) värdet på uttagna dagar beräknas individuellt och med lönenivån från 2008, eller att b) antal uttagna dagar beräknas med det genomsnittliga värdet som dagarna hade 2008. Båda metoderna innebär, om de används konsekvent, att när den sista sparade dagen tas ut kommer också fordran på kontot 1780 att samtidigt bli noll.

    Regelverket tillåter också att den aktuella lönenivån används på motsvarande sätt för beräkna värdet av uttagna äldre semesterdagar. En beräkning med...

    Läs hela

  • 30 dagars betalningsvillkor

    Finns det en gemensam regel om 30 dagars betalningsvillkor för leverantörsfakturor hos statliga myndigheter?

    Ja, från och med 2013-03-16 finns detta reglerat i 2a§ Räntelagen (1975:635). Om gäldenären (köparen) är en myndighet eller annat statligt organ förfaller en fordran till betalning senast trettio dagar efter det att borgenären (säljaren) framställt krav på att fordran ska betalas. Detta innebär att det inte längre går att avtala om längre betalningsvillkor än trettio dagar. Kortare betalningsvillkor är fortfarande möjligt. Hur lång kredittiden ska vara avtalas mellan er och leverantören.

    En generell regel är att myndigheterna ska ha en god kassahållning inom staten. En kredittid om trettio dagar är således bra ur den aspekten som ni kan hävda i en förhandling med en leverantör.

    Det är viktigt att en myndighet protesterar om en leverantör utan föregående överenskommelse skickar en faktura med t.ex. 15 dagars kredittid. Omvänt gäller att om myndigheten betalar en faktura efter tio eller 15 dagar brukar det anses som att man accepterat leverantörens villkor.

    Reglerna om hur...

    Läs hela

  • Trängselskatt

    Hur ska trängselskatt i Stockholm och Göteborg bokföras och betalas hos en myndighet?

    Allmänna regler om trängselskatt

    Alla ägare till svenskregistrerade fordon som på vardagar passerar en betalstation på väg in i eller ut ur Stockholms innerstad eller Göteborg, är skyldiga att betala trängelskatt.

    Mer om trängselskatt på Transportstyrelsens webbplats

    Betalningsförfarandet och skattebeslut

    I slutet av varje månad skickar Transportstyrelsen en avi till fordonsägaren där föregående månads passager är samlade till ett skattebeslut. Skattebeslutet omfattar alla passager som gjorts i Stockholm och Göteborg under perioden. Det är först när skattebeslutet är taget som det är möjligt att betala. Skatten enligt skattebeslutet ska finnas på Transportstyrelsens konto för trängselskatt senast den sista i månaden efter aviseringsmånaden. Exempelvis kommer augusti månads passager  som ett skattebeslut i slutet av september och ska vara på Transportstyrelsens konto senast den 31 oktober.

    Om en myndighet har flera skattepliktiga fordon finns valmöjligheten att välja om...

    Läs hela

  • Sälja tillgångar till personalen eller skänka till en organisation

    En myndighet har tillgångar som inte längre används i verksamheten. Kan dessa säljas till personalen eller skänkas bort?

    En försäljning kan ske om egendomen inte längre behövs eller om den blivit obrukbar. En försäljning ska genomföras affärsmässigt. Det gäller även om tillgångarna är avskrivna och alltså inte har något bokfört värde i balansräkningen. Ett affärsmässigt pris måste sättas och ni bör kunna motivera er prissättning genom en marknadsvärdering. Detta regleras i förordningen (1996:1191) om överlåtelse av statens lösa egendom.

    Priset till personalen måste alltid motsvara ett marknadsvärde för att den anställde inte ska förmånsbeskattas (frågor om förmånsbeskattning besvaras av Skatteverket). Marknadsvärdet måste inkludera moms. En anställd kan ju aldrig köpa en tillgång utan moms om han/hon köper den från någon annan. Priset till den anställde måste alltså vara priset inklusive moms motsvarande marknadsvärdet. Någon moms ska dock inte särredovisas på fakturan om man säljer en anläggningstillgång.

    Är kostnaderna för att försälja eller utrangera tillgångarna större än marknadsvärdet (eventuellt...

    Läs hela

  • Semesterlöneskuld som förs över till annan myndighet

    Hur ska en semesterlöneskuld som förs över till en annan myndighet bokföras?

    Överföringen i detta exempel sker mellan anslagsfinansierade verksamheter. Bokföring vid avgiftsfinansierad verksamhet kommenteras i svarets sista stycke. När en anställd övergår till en annan myndighet utbetalas i regel sparade semesterdagar. Vid överenskommelse mellan myndigheter eller vid större verksamhetsövergångar eller om regeringen så beslutat kan semesterlöneskulden överföras mellan myndigheter.

    Vid överföring av semesterlöneskuld mellan myndigheter gäller följande:

    • Semesterdagar som intjänats 2008 och tidigare ska överföras med semesterlöneskulden och med en fordran på statsverket. Ingen betalning motsvarande skulden görs.
    • Semesterdagar som intjänats 2009 och senare överförs med semesterlöneskulden och med en motsvarande betalning.

    Semesterdagar intjänade 2008 och tidigare

    Semesterdagar som är intjänade 2008 och tidigare är inte redovisade mot anslag. Det betyder att den övertagande myndigheten kommer att få ta dessa kostnader och belasta anslaget när dessa dagar så ...

    Läs hela

  • Bidrag till välgörande ändamål

    Kan myndigheter lämna bidrag till välgörande ändamål?

    Ändamålet med förvaltningsanslaget är att det ska användas till förvaltningskostnader, dvs. lokalkostnader, personalkostnader och dylikt.

    Myndigheternas förvaltningsanslag bör därför inte användas för att skänka medel till välgörande ändamål, välgörenhetsfonder, ideella organisationer och liknande, om det inte är en del av myndighetens verksamhet och framgår av regleringsbrev eller annat beslut av regeringen. Om det finns ett sådant beslut ska beloppet, till exempel en gåva till Läkare utan gränser eller annan ideell organisation, redovisas som lämnat bidrag i transfereringsavsnittet.

  • Tjänstgöringsgrad för semesterlöneskuld

    Ska semesterlöneskulden beräknas utifrån aktuell eller möjlig framtida tjänstgöringsgrad?

    Vidareutvecklad frågeställning:

    Hur ska semesterdagar som intjänas av anställda med tillfälligt nedsatt tjänstgöringsgrad (till exempel föräldraledighet, deltidstjänstgöring) värderas? Det är ju möjligt att dessa anställda tar ut sin semester i heltid i framtiden. Samtidigt är det ju inte heller sannolikt att en myndighets samtliga sådana anställda kommer att ta ut all sparad semester i heltid i framtiden. 

    Som stöd vid beräkning och bokföring av vår semesterlöneskuld använder vi rapporter från vårt lönesystem. Vi har nu fått möjlighet att välja mellan två rapporter. En rapport beräknar en semesterlöneskuld där de anställdas heltidslöner reduceras med en lång rad lönearter som avser nedsatt tjänstgöringsgrad. Den andra rapporten, som är ny, reducerar endast med nedsättning till följd av delpension. Med den senare rapporten blir skulden något större.

    Svar:

    Värderingen ska göras med rimlig försiktighet vilket innebär att beräkningen som ger den något högre semesterlöneskuld i...

    Läs hela

  • Kostnadsreduktion

    När ska vi redovisa en kostnadsreduktion i stället för en intäkt?

    Huvudregeln är att alla kostnader och intäkter ska redovisas brutto, vilket framgår av grundläggande redovisningsprinciper i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Kostnadsreduktion ska således tillämpas restriktivt. Då undviker man normalt också motpartsdifferenser. Vid samköp med en annan myndighet bör i normalfallet bruttoredovisning tillämpas, vilket även kan nämnas i en not i årsredovisningen.

    Kostnadsreducering bör undvikas eftersom det strider mot huvudregeln och kan orsaka problem t.ex. kopplat till momsreglerna, motpartsavstämning etc. Kostnadsreduktion bör bara komma i fråga för utgifter som av praktiska skäl hanteras i anslutning till den egna verksamheten, men som inte kan anses tillhöra denna, dvs. om det endast sker vid något enstaka tillfälle och gäller en ”ren” vidarefakturering, se vidare Momshandledningen kapitlet Fakturering och krav på fakturor (sid 38-40). Eller som det står i S-kodsförteckningen stycke 1.7 ”om en intäkt är att betrakta som ...

    Läs hela

  • Hyresrabatter

    Hur bör hyresrabatter redovisas?

    Hyresrabatter kan erhållas exempelvis när myndigheten tecknar ett nytt hyreskontrakt, då kan en hyresvärd erbjuda minskad hyra ett år istället för att sänka hyran under hela kontraktsperioden. I andra fall kan en hyresrabatt ges för att myndigheten inte kan utnyttja lokalen fullt ut under en kortare tid, exempelvis vid underhåll eller reparationer. Hyresnivån kan även av andra skäl skilja sig väsentligt mellan åren.

    Det är inte alltid som hyresrabatten ska redovisas under den period som rabatten lämnas. Utgångspunkten är att myndigheter bör redovisa en rättvisande lokalkostnad under hela hyresperioden. Motsvarande redovisningsprinciper gäller för hyresvärdar vid redovisning av hyresintäkter.

    Om en hyresrabatt erhålls första året bör myndigheten ta ställning till om hyresrabatten är hänförbar till året eller om den bör periodiseras. Det år hyresrabatten faller ut behöver alltså inte vara avgörande för när lokalkostnaden bör anses uppstå.

    Om hyresrabatten avser en kompensation...

    Läs hela

  • Bidrag i förskott

    Hur ska bidrag redovisas som ska användas i den egna verksamheten och som erhålls i förskott?

    Frågan har ställts hur man skall redovisa bidrag som ska användas i den egna verksamheten och som erhålls i förskott. Frågan gäller dels redovisning när myndigheten erhåller medlen, dels när de tas i bruk.

    Det är särskilt viktigt att tänka på att använda en s-kod som avser periodiseringar. Följande exempel belyser redovisningen (se även 4 kap. 1 och 2 §§ och 7 kap 1 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag med ESV:s föreskrifter och allmänna råd):

    År 1

    1. Erhållet bidrag till myndigheten bokförs. I detta exempel rör det sig om bidrag från annan statlig myndighet.
    2. Driftkostnader (leverantörsskulder ej medtagna här) Är bara ett exempel på kostnad. Ofta omfattas lönekostnader.
    3. Oförbrukad del av bidraget periodiseras. Inför delår och helår är detta ett krav, men kan också göras löpande. Periodiseringskonto måste användas för att inte förstöra den ekonomiska informationen till statsredovisningen. I detta exempel rör det sig om inomstatliga oförbrukade bidrag...

    Läs hela

Moms

  • Ingående moms vid representation

    Vad gäller för moms vid representation för statliga myndigheter?

    Regeringen har beslutat om en ändring 4 § i förordning (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt. Ändringen träder i kraft den1 juli 2017 och innebär en slopad kompensationsrätt för ingående mervärdesskatt vid all form av representation hos myndigheter.

    Ändringen i 4 §, 2:a stycket är följande:

    ------"Myndigheten har dock inte rätt till kompensation om den ingående skatten hänför sig till utgifter för representation eller liknande ändamål. ....."

    De tidigare begränsningarna i kompensationsrätten i 4 § kvarstår.

    Ändringen innebär att statliga myndigheter från och med 1 juli 2017 inte har rätt att bokföra och inte heller begära kompensation för ingående mervärdesskatt vid representation. Detta gäller all form av representation, till exempel måltider, kringkostnader och representationsgåvor. Observera att regeln gäller kostnader som bokförs som representation. Begreppet representation i bokföringssammanhang är smalare än begreppet representation...

    Läs hela

  • Uthyrning till myndighet

    Kan ett fastighetsbolag ha en myndighet som hyresgäst?

    Statliga myndigheter har rätt till kompensation för ingående moms och enligt Skatteverket är det inget problem för en frivilligt momsregisterad fastighetsägare att hyra ut till en myndighet som omfattas av förordningen om kompensationsrätt för ingående moms. Myndighetens rätt till kompensation för ingående moms jämställs i detta sammanhang med avdragsrätt för ingående moms. Verksamheten som ska bedrivas i lokalen måste alltså inte vara momspliktig för att fastighetsbolaget ska kunna vara frivilligt skattskyldig när en myndighet hyr.

  • Mervärdesskatt vid försäljning av anläggningstillgångar

    Ska moms läggas på vid försäljning av anläggningstillgångar?

    Nej, statliga myndigheter ska inte lägga på moms vid försäljning av anläggningstillgångar. För staten finns delvis särskilda momsregler. Vid försäljning ska staten endast lägga på moms på omsättningstillgångar (i form av permanent butiksförsäljning etc).

    Skatteverket har i en skrivelse gjort ett ställningstagande när det gäller statliga myndigheters försäljning av andra tillgångar än omsättningstillgångar (se RSV:s skrivelse om Statliga myndigheters försäljning av vissa tillgångar med diarienummer 9999-02/100).

  • Moms vid inköp av byggtjänster

    Vad innebär momsreglerna som gäller vid inköp av byggtjänster (omvänd skattskyldighet)?

    Reglerna

    Omvänd skattskyldighet till mervärdesskatt ska tillämpas vid inköp av byggtjänster. Denna regel gäller enligt ställningstagande från Skatteverket alla statliga myndigheter som köper in en byggtjänst till verksamhet som i någon del, i mervärdeskattelagens mening, kan anses som yrkesmässigt bedriven.

    Mer information kring skattereglerna finns i Skatteverkets skrivelse "Staten och de nya reglerna om omvänd skattskyldighet till mervärdesskatt vid inköp av byggtjänster" dnr 131 307716-07/111 och Skatteverkets webbplats (se meny Skatter, Mervärdesskatt, Omvänd skattskyldighet inom byggsektorn). Eventuella ytterligare frågor kan ställas till Skatteverket på mejladressen: jonkoping@skatteverket.se

    De byggtjänster som omfattas av denna omvända skattskyldighet avser:

    • Mark- och grundarbeten,
    • Bygg- och anläggningsarbeten,
    • Bygginstallationer,
    • Slutbesiktning av byggnader,
    • Byggstädning,
    • Uthyrning av byggmaskiner med förare

    För SÄLJAREN innebär detta att denne inte redovisar moms i...

    Läs hela

  • Schablonfördelning moms

    Hur görs den årliga schablonfördelningen av ingående moms i momspliktig respektive icke momspliktig verksamhet?

    Sveriges medlemsavgift till EU består av flera delar som beräknas på flera olika sätt. En betydande del av avgiften baseras på landets samlade mervärdesskatt. Statliga myndigheter har, jämfört med andra juridiska personer, en särskild ordning för hantering av mervärdesskatt.

    Den utgående mervärdesskatten betalas via skattedeklarationen till Skatteverket medan kompensation för den ingående mervärdesskatten rekvireras via en särskild blankett (SKV 5805) från Skatteverket. Denna särskilda ordning för hantering av mervärdesskatt föranleder Finansdepartementet att, inför beräkning av den mervärdesskattebaserade EU-avgiften, göra korrigeringar utifrån myndigheternas redovisade ingående mervärdesskatt i mervärdesskattepliktig verksamhet. Myndigheterna ska därför, enligt överenskommelse med EU, fördela sin ingående mervärdesskatt på mervärdesskattepliktig respektive icke mervärdesskattepliktig verksamhet.

    För de statliga myndigheter som inte på ett enkelt sätt kan skilja dessa...

    Läs hela

Myndighet startar och upphör

  • Vilka kostnader bör ingå i en avsättning när en verksamhet ska avvecklas?

    Vilka kostnader bör ingå i en avsättning när en verksamhet ska avvecklas eller omstruktureras?

    När en myndighet eller en del av en verksamhet läggs ned, eller övergår till en annan myndighet, kan särskilda kostnader uppstå som beror på avvecklingen. Avvecklingskostnader (eller omstruktureringskostnader) är exempelvis kostnader för uppsagd personal utan arbetsplikt eller lokaler som inte kommer att användas av myndigheten. Därför bör dessa och liknande kostnader bokföras som en avsättning eller skuld när ett beslut om omstruktureringen eller avvecklingen har tagits.

    Definition av och när en avsättning eller skuld ska redovisas framgår av ESV:s föreskrifter till 4 kap. 2 § till förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB).

    En avsättning ska enbart omfatta de direkta utgifter som beror på avvecklingen. Kostnader som tillhör myndighetens pågående verksamheter eller hör samman med den framtida verksamheten ska inte redovisas som en avsättning. Avsättning bör därför inte göras för kostnader som till exempel för omskolning eller omplacering av den personal som stannar kvar...

    Läs hela

  • Var och när ska avvecklingskostnaden bokföras?

    När en del av en myndighet ska avvecklas och överföras till en avvecklingsmyndighet (eller motsvarande), var och när ska avvecklingskostnaden redovisas mot anslag? I den gamla myndigheten eller hos avvecklingsmyndigheten?

    Det är viktigt att det framgår av regeringens beslut om avveckling eller motsvarande var kostnaderna för avvecklingen ska redovisas.

    Myndigheternas kostnader för avsättningar avseende retroaktiva löner, delpensioner och normala verksamhetsmässiga avsättningar ska normalt kunna hanteras inom ramen för tilldelade anslagsmedel och beslutade anslagskrediter.

    Däremot kan en myndighet behöva en tillfällig anslagsökning för att kunna hantera större verksamhets- och organisationsförändringar som regeringen har beslutat.

    En avsättning för avvecklingskostnader ska enligt anslagsförordningen redovisas mot anslag när avsättningen redovisas. Om en särskild avvecklingsmyndighet inrättas kan det i vissa fall vara mer ändamålsenligt att regeringen beslutar om avsteg från anslagsförordningen och att redovisning mot anslag ska göras av avvecklingsmyndigheten och inte av den myndighet som ska avvecklas. Avsättningen redovisas dock hos den myndighet där avsättningsbehovet uppkommer, det vill säga i många ...

    Läs hela

  • Kan verksamhet som inte ska upphöra belastas med avvecklingskostnader?

    En del av myndighetens verksamhet ska läggas ned. Kan den verksamhet som inte ska upphöra belastas med avvecklingskostnader?

    Ja, om myndigheten inte får andra direktiv om hur avvecklingen ska finansieras, till exempel anvisningar och ekonomiska medel för att avveckla verksamheterna, ska avvecklingskostnaderna belasta den verksamhet där avvecklingskostnaderna uppstått.

    Ett exempel på avvecklingskostnader som kan belasta den verksamhet som inte ska upphöra, är en förtida uppsägning av hyresavtal för lokaler som de olika verksamheterna haft gemensamt.

    Om avvecklingen innebär ökade löpande utgifter för den verksamhet som inte ska upphöra, på grund av minskat underlag att fördela de gemensamma kostnaderna, så är det inte fråga om avvecklingskostnader som ska redovisas som en avsättning utan löpande kostnader i den avgiftsfinansierade verksamheten.

  • Lokalfrågor

    För en myndighet som startar eller upphör är lokaler en stor kostnad. Har ESV några råd om vad man ska tänka på vid uppsägning eller anskaffning av lokaler?

    ESV ger stöd till myndigheter vid anskaffning eller uppsägning av lokaler.

    Det finns bland annat kontraktsförteckningar över statliga lokaler, information om lokalplanering och juridisk information om uppsägningsförfarandet för hyresavtal.

  • Hur hantera moms på fakturor ställda till myndighet som upphört?

    Kan fakturor som är ställda till den gamla myndigheten bokföras och redovisas mot anslag i den nya myndigheten? Och kan moms återfås enligt statliga myndigheters momsförordning?

    Förutsättning: Enligt regleringsbrevet får anslaget hos den nya myndigheten användas till avvecklingskostnader för den gamla myndigheten.

    Svar: Förutsatt att den gamla myndigheten är avvecklad och att det därmed inte längre är möjligt att redovisa kostnaden hos dem, kan anslaget hos den nya myndigheten belastas med kostnader som avser den avvecklade myndigheten. Har den nya myndigheten rätt att belasta anslaget med kostnaden bör den även ha rätt till kompensation för ingående moms enligt förordningen (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt.

    Avgörande när det gäller moms bör vara att det inte finns någon risk eller misstanke om att kompensation kan göras dubbelt, det vill säga både i den avvecklade myndigheten och i den nya myndigheten. Adressen på fakturan är alltså inte avgörande.

  • Fakturor ställda till nedlagd myndighet efter det att myndigheten upphört

    Vem ansvarar för ev. leverantörsfakturor eller åtaganden etc. ställda till nedlagd myndighet efter att myndigheten upphört?

    I regel övertar den nya myndigheten verksamheterna och tillhörande fakturor, avtal och andra åtaganden (efter det att årsredovisning upprättats och undertecknats i de upphörande myndigheterna). För den del av verksamheten som stannar hos avvecklingsmyndigheten, det vill säga inte överförs till den nya myndigheten, gäller normalt följande:

    "Avvecklingsmyndigheten övertar samtliga rättigheter och skyldigheter från den myndighet som läggs ned. Avvecklingsmyndigheten existerar tills alla uppsägningstider har löpt ut och alla tillgångar och skulder har reglerats" (s. 22 i handledningen Myndighet startar – myndighet upphör 2007:22).

    Myndigheten upphör då verksamheten inte längre bedrivs och då en slutlig årsredovisning upprättats och undertecknats av behörig person. Därefter tar avvecklingsmyndigheten över (s. 25 i handledningen Myndighet startar - myndighet upphör).

    Läs hela

  • Anslagssparande

    Vad händer med ett eventuellt anslagssparande i myndighet som läggs ner?

    Vad som gäller om dispositionsrätt eller indragning av anslagssparande behöver regeringen ange i regleringsbrev, direktiv eller annat beslut.

  • Över- eller underskott i avgiftsfinansierad verksamhet som ska avvecklas

    Vad händer med ett överskott eller underskott i en avgiftsfinansierad verksamhet hos en myndighet som läggs ner?

    Regeringen behöver besluta om hur ett överskott eller underskott ska hanteras i regleringsbrev, direktiv eller annat beslut, det vill säga om myndigheten får disponera överskottet eller om medlen ska levereras in på inkomsttitel eller hur ett underskott ska disponeras för en verksamhet som läggs ner.

  • Överföring av över- eller underskott till ny myndighet

    Ska den nya myndigheten överta utgående balanser (UB) för en avgiftsfinansierad verksamhet, som överförts till en annan myndighet, som ingående balanser (IB) eller ska den nya myndigheten börja om från noll?

    Om en avgiftsbelagd verksamhet övergår till en ny myndighet övertar normalt den nya myndigheten de utgående balanserna, det vill säga det överskott eller underskott som finns hos den tidigare myndigheten. På så sätt beaktas överskottet eller underskottet vid avgiftssättningen.

    I budgeten för avgiftsbelagd verksamhet i regleringsbrevet hos den nya myndigheten bör det aktuella överskottet eller underskottet som ska föras över, anges som ett beräknat ackumulerat resultat från tidigare år. Vidare ska den eventuella behållningen eller utnyttjad räntekontokredit på räntekontot regleras genom betalningar mellan myndigheterna.

    Vid överskott betalas behållningen till den nya myndigheten. Vid underskott betalar den nya myndigheten till den gamla myndigheten för att reglera underskottet.

  • Överföring av anslagssparande utan dispositionsrätt till den nya myndigheten

    När en behållning på ett räntekonto förs från en myndighet till en annan myndighet, innebär det att den mottagande myndigheten också har rätt att använda behållningen på räntekontot?

    Förutsättning: I regeringsbeslutet framgår det att tillgångar och skulder skulle övergå från den gamla myndigheten till den nya. Den gamla myndigheten hade ett utgående överföringsbelopp om 1 miljoner på förvaltningsanslaget.

    Detta innebar att behållningen på räntekontot samt en skuldpost bokfört i avräkning med statsverket om cirka 1 miljon fördes över till den nya myndigheten. I beslutet framgick dock inte att den nya myndigheten fick dispositionsrätt till behållningen.

    Svar: Nej, myndigheten hade ingen dispositionsrätt till det utgående överföringsbelopp om 1 miljon kronor på anslaget och pengarna skulle därför betalas in till statskassan. I regeringsbeslutet framgick endast att balanserna skulle föras över till den nya myndigheten.

    Den huvudsakliga motposten till behållningen var en skuld till statsverket. Den skulden visar finansieringen av behållningen på räntekontot. Denna skuld regleras i och med att behållningen betalas tillbaka till statsverket.

    Hade...

    Läs hela

  • Hantering av över- eller underskott från flera avgiftsfinansierade verksamheter

    Bör en ny myndighet bara överta det balanserade resultatet för en avgiftsfinansierad verksamhet, som tillhör det resultatområde som tas över, eller ska hela det balanserade överskottet tas över, dvs. även de delar som ska avvecklas?

    Förutsättning: En myndighet bedriver en avgiftsfinansierad verksamhet som redovisas som två resultatområden. Regeringen har beslutat att en ny myndighet ska överta ett resultatområde men att det andra ska avvecklas. Den myndighet som upphör har särredovisat respektive resultatområde.

    Svar: När det gäller denna fråga finns inte en generell lösning. Under förutsättning att verksamheten har haft krav på full kostnadstäckning och det ena resultatområdet läggs ner och det andra fortsätter som tidigare skulle en rimlig lösning kunna vara att endast resultatområdets över- eller underskott som följer med den verksamhet som tas över.

    För resultatområdet som läggs ned får över eller underskottet hanteras i samband med avvecklingen av detta. Det kan göras exempelvis genom att ett anslag belastas eller att ett nytt anslag tilldelas, förutsatt att myndigheten disponerar anslaget för detta ändamål.

  • Värdering av övertagna anläggningstillgångar

    Vilken värdering av en tillgång ska gälla om överlämnande och mottagande myndighet gör olika bedömningar?

    Grundprincipen är att den värdering gäller som gjorts hos myndigheten som lämnar ifrån sig tillgången. Om mottagande myndighet skulle göra en annan värdering får det komma till uttryck i dess redovisning. Om mottagande myndighet exempelvis värderar en tillgång lägre (det vill säga att den ger lägre ekonomiska fördelar eller servicepotential än i den tidigare myndigheten), ska den göra en nedskrivning av värdet och redovisa motsvarande kostnad.

  • Förbättringsutgifter på annans fastighet vid avveckling

    Hur ska bokförda förbättringsutgifter på annans fastighet hanteras vid avveckling? Ska dessa avskrivas helt och redovisas mot anslag och motsvarande lån till anläggningstillgångar återbetalas?

    Vid förändrade förutsättningar för att använda lokalerna i verksamheten bör bokförda förbättringsutgifter justeras ned i motsvarande grad och lånet till anläggningstillgångar återbetalas. Om lokalerna inte alls ska användas i verksamheten ska hela beloppet skrivas ned och återstående lån återbetalas.

    Om lokalerna kommer att användas men för en kortare tid än ursprunglig avtalsperiod bör avskrivningsplanen för förbättringsutgifterna justeras för ändrade förhållanden. Anläggningstillgången bör justeras genom en nedskrivning - som bör motsvara värdet av den minskade nyttjanderättsperioden. Nedskrivningen bokförs som en kostnad och beloppet redovisas mot anslaget.

    Hinner inte lånen betalas till Riksgälden före bokslutsdag kan det göras och bokföras kommande period.

  • Arkivfrågor vid myndighetsutveckling

    Hur ska myndighetens arkiv hanteras när myndigheten upphör?

    Vid organisations- och strukturförändringar inom statsförvaltningen upphör verksamheterna vanligtvis inte, utan övergår till annan myndighet, befintlig eller nybildad. Arkivet från den upphörda myndigheten ska då överlämnas till den myndighet som övertar verksamheten, förvaras där och hållas strikt åtskilt från det arkiv som bildas vid den nya myndigheten.

    I det fall den upphörda myndighetens verksamhet inte övergår till annan statlig myndighet, ska arkivet inom tre månader överlämnas till Riksarkivet. Överlämnandet ska föregås av en framställan till Riksarkivet. 

    Inför det att myndigheten upphör ska handlingsbeståndet inventeras inom myndighetens samtliga verksamhetsområden (styr-, stöd- och kärnverksamhet) oberoende av medium. Arkivet ska vara ordnat och redovisat i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS). Arkivet efter den upphörda myndigheten ska spegla all den verksamhet som bedrivits vid myndigheten.       

    I allmänhet har den...

    Läs hela

  • Kostnader för Hermes

    Vad kostar det för en nystartad myndighet att använda Hermes?

    Sedan 2011 betalar myndigheterna inget för att utnyttja systemet.

Negativ ränta

  • Deponerade medel på räntebärande konto vid negativ ränta

    Kan ESV ge undantag från att placera deponerade medel på räntebärande konto vid negativ ränta?

    Enligt 3 kap. 4 § kapitalförsörjningsförordningen ska deponerade medel placeras på räntekonto, om inte särskilda skäl talar mot det. I ESV:s allmänna råd till samma paragraf framgår att med särskilda skäl avses främst vad som framgår av 8 § lagen (1927:56) om nedsättning av pengar hos en myndighet. Innebörden av 8 § är att om det kan antas att utbetalning kommer att göras inom två veckor från det att medlen sattes ned behöver de inte placeras på ett räntebärande konto.

    ESV kan inte ge undantag från att placera medel på räntebärande konto eftersom det är reglerat i förordningen och kan därför inte heller besluta om att medge att deponerade medel får placeras på icke räntebärande konto med stöd av särskilda skäl.

    En myndighet som önskar få något slags undantag från reglerna måste därför vända sig till regeringen.

  • Redovisning av negativ ränta på lån och räntekonto

    Hur redovisar vi den negativa räntan på lån och räntekonto?

    ESV rekommenderar att den negativa räntan på lån redovisas som en ränteintäkt (S-3811) och inte som en räntekostnad i kontoklass 5. För räntekonto gäller motsvarande, det vill säga att myndigheten redovisar en negativ ränta som en räntekostnad (S-5911). 

    Om räntorna är hänförbara till en anslagsfinansierad verksamhet kommer den negativa räntan på lån för verksamhetsinvesteringar att innebära att utfallet på anslaget minskar och det omvända för den negativa räntan på räntekontot, det vill säga att anslaget belastas.

    Ni bör dock säkerställa att ni vid varje tillfälle då ränta bokförs av Riksgälden på  räntekonto eller lån (vanligtvis kvartalsvis), redovisar en negativ ränta på räntekonto som en räntekostnad och en positiv ränta som en ränteintäkt (om en positiv ränta införs senare under året). Detsamma gäller lån för verksamhetsinvesteringar. 

Systemdokumentation och behandlingshistorik

  • Systemdokumentation och behandlingshistorik, definition

    Vad är systemdokumentation och behandlingshistorik?

    Enligt 18 § i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring så är myndigheter skyldiga att upprätta systemdokumentation och behandlingshistorik.

    Systemdokumentation

    Systemdokumentation ska omfatta en beskrivning som gör det möjligt att förstå hur bokföringssystemet är uppbyggt och hänger samman. Dokumentationen utgörs normalt av en samlingsplan och en redovisningsplan (kontoplan). För att förbättra överblicken och för att förstå bokföringen kan dessa behöva kompletteras genom att behandlingsregler och verifieringskedjor beskrivs. I detta sammanhang kan översiktliga beskrivningar över informationsflöden, t ex hjälpbokföringar eller försystem, och hur dessa påverkar bokföringen vara värdefulla. Beskrivningar kan också erfordras när det förekommer behandlingsregler som automatiskt påverkar bokföringsuppgifter eller skapar helt nya bokföringsposter.

    En samlingsplan (se exempel på nästa sida hur en samlingsplan kan se ut) utgörs av en dokumentation över bokföringssystemets uppbyggnad där ...

    Läs hela

  • Systemdokumentation och behandlingshistorik, upprättande

    Hur går en myndighet tillväga när den ska upprätta systemdokumentation och behandlingshistorik?

    Förslag på arbetsordning vid upprättande av systemdokumentation och behandlingshistorik:

    (Denna arbetsgång är hämtad från Rådet för Kommunal Redovisnings idéskrift "Dokumentation av redovisningssystem", avsnitt 7.5:)

    Inventera hela bokföringssystemet genom att kartlägga:

    • Vilka grund- och huvudböcker som finns och hur hänger de samman
    • Vilka IT-system som används i bokföringssystemet
    • Vilken funktion respektive IT-system har i bokföringssystemet
    • Vilka typer av bokföring som redovisningssystemet består av
    • Vilka vägar som olika typer av bokföring följer
    • Vilka manuella bokföringsrutiner som finns

    Upprätta översiktliga beskrivningar (enligt en modell som bestämts) dvs en samlingsplan

    Upprätta beskrivning av respektive IT-system

    • Börja med en översiktlig beskrivning
    • Komplettera med beskrivning av de behandlingsregler respektive system har

    Upprätta beskrivning för respektive typ av bokföring

    • Börja med en övergripande beskrivning
    • Klara ut var i kedjan verifikationen...

    Läs hela

  • Systemdokumentation och behandlingshistorik, exempel

    Finns det något bra exempel på hur systemdokumentation och behandlingshistorik kan se ut?

     Under bearbetning.

  • Systemdokumentation och behandlingshistorik, mer information

    Var kan jag hitta ytterligare information och bakgrund kring behandlingshistorik och systemdokumentation?

    Bokföringsnämndens rekommendation nr 10, finns i FAR:s samlingsvolym och på Bokföringsnämndens webbplats.

    Rådet för Kommunal Redovisning, RKR, har ett ut en idéskrift om "Dokumentation av redovisningssystem". Detta är en mycket bra praktisk vägledning som samlat beskriver förutsättningarna i form av lagstiftning och normering för att upprätta en dokumentation av redovisningssystemet och där det ges praktiska vägledningar för hur dokumentationen kan utformas. Idéskriften finns att ladda ner från RKR:s webbplats.

Årsredovisning/delårsrapport

  • Hur bör myndigheterna redovisa repor med återköpsavtal?

    Den typ av repor med återköpsavtal som idag används i Kärnavfallsfondens och Insättningsgarantifondens verksamhet bör nettoredovisas per motpart i balansräkningen. En nettoredovisning bör gälla från och med 2017, men kan enligt ESV :s mening tillämpas tidigare. En specifikation av skulder och fordringar per motpart bör göras i not till respektive post i balansräkningen.

    En ansvarsförbindelse bör inte tas upp för utlåning av obligationer vid repor med återköpsavtal om myndigheten har erhållit en säkerhet på motsvarande belopp för den fordran som uppstår i samband med att återköpsavtalet ingås.

    Bakgrund och beslut

  • Ansvarförbindelser i garantiverksamhet

    Hur ska myndigheten redovisa ansvarsförbindelser i garantiverksamhet?

    ESV anser att om myndigheten tar ut garantiavgifter enligt garantimodellen finns normalt ingen förpliktelse som ger upphov till en ansvarsförbindelse. En förpliktelse uppstår först när myndigheten inte förväntas kunna ta ut en garantiavgift motsvarande kostnaderna i garantiverksamheten.

    Det finns garantiutfästelser som i vissa fall har redovisats som ansvarsförbindelser. I samband med ESV:s regeringsuppdrag (ESV 2016:60) om garantier har vi uppmärksammat att det behöver klargöras hur myndigheten ska redovisa ansvarsförbindelser inom detta område.

    Av ESV:s föreskrifter och handledning om avsättningar och ansvarsförbindelser framgår att ett kriterium som krävs för att ta upp en förpliktelse som en avsättning eller en ansvarsförbindelse är att det är sannolikt att ett nettoutflöde av resurser krävs för att kunna reglera förpliktelsen. När det gäller garantier ska en garantiavgift tas ut för förväntade förluster enligt 14 § förordningen om utlåning och garantier (2011:211). Därmed uppstår ...

    Läs hela

  • När är brytdagen för årsbokslut

    När är brytdagen för årsbokslut?

    Brytdagen infaller den 5 januari vid årsskifte eller, om detta är en lördag eller söndag, närmast föregående vardag. Detta framgår av föreskrifterna till 10 § i förordningen om myndigheternas bokföring (FBF).

    Den 5 januari är alltid trettondagsafton. Den infaller alltid dag före röd dag men betraktas inte som en lördag. Om trettondagsafton infaller på en vardag är brytdagen den 5 januari. Om trettondagsafton infaller på en lördag är brytdagen den 4 januari och om trettondagsafton infaller på en söndag är brytdagen den 3 januari.

  • Överföring av ingående balanser för materiella och immateriella anläggningstillgångar

    Hur ska överföringen av ingående balanser göras för de S-koder och baskonton för materiella och immateriella anläggningstillgångar som har gjorts om från och med 2014?

    Kontonas och kodernas struktur

    De nya kontona och S-koderna är strukturerade på ett gemensamt sätt för alla typer av materiella och immateriella anläggningstillgångar. Syftet med strukturen är att det ska gå att se årets och ackumulerade anskaffningar, avskrivningar och nedskrivningar samt uppskrivningar genom informationen i Hermes. På det sättet kan information motsvarande den som finns i myndigheternas noter tas fram för hela staten, och det kan även underlätta för myndigheterna.

    Överföringen av utgående balanser görs i många fall till en annan S-kod direkt i Hermessystemet vid den automatiska inläsningen av ingående balanser, så att de här syftena uppfylls. Myndigheten bör styra det likadant i sitt eget ekonomisystem och ska då inte behöva göra några omföringar av ingående balanser manuellt när detta har införts.

    De olika kontona och koderna

    Kontot/koden som slutar på 0
    innehåller endast ingående balans för ackumulerat anskaffningsvärde. Avskrivningar, nedskrivningar och...

    Läs hela

  • Årsarbetskrafter

    Hur beräknas en årsarbetskraft mer i detalj?

    I ESV:s handledning om personalkostnader, ESV 2015:1, finns i avsnitt 6.1 beskrivet hur årsarbetskrafter ska beräknas.

    I texten nedan framgår hur ESV rekommenderar att en årsarbetskraft ska beräknas:

    Måttet årsarbetskrafter ska visa den tid som myndigheten har betalt lön eller annan ersättning för till anställda i utbyte mot arbete under ett räkenskapsår. Som anställd räknas inte den som är uppdragstagare (konsult) trots att denna i vissa fall arbetar med samma uppgifter som de anställda. Anställda i utlandet, vars löner betalas med myndighetens medel, ska ingå när myndigheten beräknar antalet årsarbetskrafter. Även timanställdas nedlagda tid ska ingå i beräkningen. 

    Huvudregeln vid beräkning av årsarbetskrafter är att utgå från ordinarie arbetstid för en heltidsanställd person. Ordinarie arbetstid omfattar möjliga arbetsdagar och beräknas dels utifrån den del av året som arbetstagaren varit anställd och dels utifrån anställningens aktuella omfattning. Två...

    Läs hela

  • Avlämnande helgdag

    När kan årsredovisningen eller delårsrapporten avlämnas om den dag dokumenten senast ska avlämnas infaller på lördag, söndag eller helgdag?

    Följdfråga: Och vad gäller för inrapporteringstidpunkterna för statsredovisningen och särskild dokumentation?

    Infaller den dagen på en lördag, söndag eller helgdag ska årsredovisningen eller delårsrapporten lämnas senast följande vardag. Detta gäller också tidpunkten för inlämnande av särskild dokumentation.

    För rapporteringen till Hermes gäller däremot de datum som anges i föreskrifterna till 21 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring även om de infaller på en lördag eller söndag. ESV kan dock genom särskilt meddelande ge besked om senareläggning av en inrapporteringstidpunkt eller undantag från ett annat krav som ställs i ovan nämnda föreskrifter.

    Det kan förekomma att tidigare datum än den 15 februari ska gälla för inrapportering i samband med årsredovisning och för att lämna särskild dokumentation när den 15 februari inträffar en lördag eller söndag. Då fattas särskilt beslut om detta.

    Regelverk och motivering

    Årsredovisningen och delårsrapporten ska lämnas senast ...

    Läs hela

  • Vad är förinställd motpart i Hermes?

    Vad är standardmotpart i Hermes?

    S-koder

    Alla inomstatliga S-koder (statliga inrapporteringskoder) som kan ha fler än en motpart ska redovisas per motpart i Hermes i samband med årsbokslut. Vilka S-koder som ska motpartsredovisas framgår av dokumentet Statliga inrapporteringskoder (S-koder) 2017).

    Längst bak i dokumentet finns en förteckning över S-koderna och deras benämningar. De S-koder som är markerade med en asterisk (*) ska motpartsrapporteras i Hermes. Det finns några ytterligare S-koder som visserligen är inomstatliga, men som bara kan ha en och samma motpart. Det gäller koder för skatter som oftast har Skatteverket som motpart. Dessa ska inte (och kan inte) motpartsredovisas i Hermes.

    Kvar att fördela

    Om myndigheten har rapporterat in ett utfall i Hermes på en inomstatlig S-kod men inte fördelat beloppet på motparter, redovisas hela beloppet i Hermes automatiskt i kolumnen "Kvar att fördela". Så länge det finns kvarvarande belopp som myndigheten inte har fördelat på motparter så ligger beloppet kvar i...

    Läs hela

  • Motpartsavstämning SPV

    Hur fungerar motpartsavstämningen med SPV?

    Pensionspremier till SPV ingår i motpartsavstämningen. Fram t.o.m. 2011 fanns undantag i allmänna råd till 21 § FBF, men det undantaget är borttaget.

    SPV lägger in mottagna tjänstepensionsavgifter i motpartsinformationen på den förlängda S-koden S735155 i Hermes för alla myndigheter. Myndigheten ska ha rapporterat alla premier i försäkringsrörelsen till SPV på S-koden S4122, inklusive särskild löneskatt. Den koden får automatiskt SPV som motpart i Hermes. Om myndigheten har betalat samma som SPV debiterat under året, kommer det alltså att stämma.

    Eventuella periodiseringar av premier ska inte påverka S4122. Dessa bör läggas på S4129.

    Särskild löneskatt på engångspremier till SPV ska rapporteras på S4122

    Det förekommer att myndigheter som betalar engångspremier som ingår i SPV:s försäkringsrörelse, rapporterar den särskilda löneskatten på S4132. Den ska dock ligga på S4122 (precis som den särskilda löneskatten på PA03-premien). Myndigheten måste alltså rätta detta om det ...

    Läs hela

  • Skicka årsredovisning

    Hur och vart skickar vi vår årsredovisning?

    Årsredovisningen

    Av 2 kap.1 § förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag framgår att myndighetens årsredovisning ska vara inlämnad till regeringen senast den 22 februari.

    Årsredovisningen ska ställas till regeringen och lämnas till berört fackdepartement. Årsredovisningen ska dessutom lämnas till nedanstående myndigheter/mottagare:

    • Ekonomistyrningsverket
    • Finansdepartementet
    • Riksdagens utredningstjänst
    • Riksrevisionen
    • Statskontoret

    Om frågor om totalförsvaret behandlas ska årsredovisningen även lämnas till:

    • Försvarsdepartementet
    • Myndigheten för samhällsskydd och beredskap

    Årsredovisningens avlämnande

    Årsredovisningen ska lämnas genom elektronisk överföring. Årsredovisningen ska skickas med e-post som en pdf-fil eller annat vedertaget filformat med motsvarande säkerhet (inkluderande skrivskydd). Den elektroniska handlingen får inte utgöras av en skannad pappersversion. Om sekretesskäl förhindrar avlämnande i elektronisk form, får myndigheten i stället lämna...

    Läs hela

  • Skicka delårsrapport

    Hur och vart skickar vi vår delårsrapport?

    Delårsrapport

    Av ESV:s föreskrifter till 8 kap 1 § förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag framgår att myndighetens delårsrapport ska vara inlämnad till regeringen senast den 15 augusti.

    Delårsrapporten ska ställas till regeringen och lämnas till berört fackdepartement. Delårsrapporten ska dessutom lämnas till nedanstående myndigheter/mottagare:

    • Ekonomistyrningsverket
    • Finansdepartementet
    • Riksdagens utredningstjänst
    • Riksrevisionen
    • Statskontoret

    Om frågor om totalförsvaret behandlas ska delårsrapporten även lämnas till:

    • Försvarsdepartementet
    • Myndigheten för samhällsskydd och beredskap

    Delårsrapportens avlämnande

    Delårsrapporten ska lämnas genom elektronisk överföring. Delårsrapporten ska skickas med e-post som en pdf-fil eller annat vedertaget filformat med motsvarande säkerhet (inkluderande skrivskydd). Den elektroniska handlingen får inte utgöras av en skannad pappersversion.

    Ärendemening

    Avsändande myndighet bör i ärendemeningen i e-posten tydligt (i klartext,...

    Läs hela

  • Periodisering revisionskostnad

    Ska revisionskostnader avseende revision av en årsredovisning som utförs först efterföljande år periodiseras?

    Enligt lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m ska Riksrevisionen från och med 1 januari 2004 ta ut avgift för årlig revision. En fråga som har uppkommit i detta sammanhang är om revisionskostnader avseende revision av en årsredovisning som utförs först efterföljande år ska periodiseras. Det årliga revisionsarbetet utförs löpande under det aktuella räkenskapsåret men även efter det aktuella räkenskapsårets utgång. I det senare fallet kommer arbetet att utföras, faktureras och betalas först efter räkenskapsårets utgång.

    Periodisering av revisionskostnader

    Är det i överensstämmelse med god redovisningssed att kostnader avseende den årliga revisionen belastar det räkenskapsår som revisionen avser dvs. att i årsredovisningen periodisera kostnader motsvarande beräknade revisionsinsatser avseende räkenskapsåret men som kommer att utföras först under efterföljande år? Rent principiellt och teoretiskt bör svaret på denna fråga bli ja om man utgår från gällande bestämmelser i...

    Läs hela

  • Undertecknande av årsredovisningen vid ändrad ledningsform

    Vem ska underteckna årsredovisningen om myndigheten ändrar ledningsform fr.o.m. den första januari?

    Av 2 kap. § 8 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) framgår att årsredovisningen ska skrivas under av myndighetens chef och i de fall myndigheten har en styrelse, av samtliga styrelseledamöter. Av ESV:s allmänna råd till samma paragraf framgår att kravet på undertecknande gäller dem som är styrelseledamöter och myndighetschef vid den tidpunkt då årsredovisningen lämnas till regeringen (se även ESV:s cirkulär 2007:14).

    Det finns inte några särskilda riktlinjer utarbetade som reglerar undertecknandet av årsredovisningen när ledningsformen ändras. Huvudregeln är att det är den eller de personer som utgör ledningen vid tidpunkten för avlämnandet av årsredovisningen som undertecknar densamma. Regeringen kan göra undantag från huvudregeln i det fall den finner anledning att den entledigade styrelsen/myndighetschefen ska ha ett fortsatt ansvar för årsredovisningen.

    I korthet innebär ovanstående för undertecknandet av årsredovisningen avseende föregående år:

    • I...

    Läs hela

  • Myndigheter som ska upprätta delårsrapport

    Vilka myndigheter ska upprätta delårsrapport?

    De myndigheter som ska upprätta delårsrapport begränsas till de myndigheter som är skyldiga att följa internrevisionsförordningen (2006:1228). Se 1 kap. 3 § andra stycket i förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Delårsrapporten ska skrivas under av myndighetens ledning. Underskriften innebär att ledningen intygar att delårsrapporten ger en rättvisande bild av verksamhetens kostnader och intäkter och myndighetens ekonomiska ställning.

  • Myndigheter som inte behöver lämna delårsrapport

    Vad gäller vid halvårsskiftet för de myndigheter som inte behöver lämna delårsrapport?

    Periodiseringar

    Vissa väsentliga periodiseringar ska göras varje kvartal. Se ESV:s allmänna råd till 21 § FBF, punkt 4. Dessa är obligatoriska även vid halvårsskifte.

    Periodiseringar och justeringar vid halvårsskifte utöver detta är frivilliga för de myndigheter som inte behöver lämna delårsrapport. Periodiseringar, av t.ex. semesterlöneskulden, som behövs för interna uppföljningssyften kan självfallet göras, men det finns inget formellt krav på att de ska göras.

    Till statsredovisningen ska myndigheterna rapportera en fullständig resultat- och balansräkning, inklusive de eventuella periodiseringar som gjorts frivilligt. Se föreskrifterna till 21 § FBF, punkt 5.

    Brytdag

    Alla myndigheter ska tillämpa principen om brytdag den andra vardagen i juli. Detta oavsett om myndigheten ska lämna delårsrapport eller inte. Se föreskrifterna till 10 § förordningen om myndigheters bokföring.

    Motpart

    Någon motpartsrapportering eller avstämning per den 30 juni behöver inte göras.

    Läs hela

  • Delår - Jämförelsetal

    Hur ska jämförelsetal redovisas i delårsrapport för myndigheter som ej lämnade delårsrapport föregående år?

    Den myndighet som ska upprätta delårsrapport för år 2, men inte hade skyldighet att lämna delårsrapport år 1, behöver inte ange jämförelsetal i BR och RR för år 1.

  • Noten kostnader för personal

    Hur ska noten Kostnader för personal upprättas?

    Regler för vilka S-koder som ska ligga till grund för att ta fram tilläggsupplysningen om kostnader för personal till årsredovisningen finns i föreskrifterna till 7 kap. 1 § FÅB.

    Upplysning ska lämnas i en not om lönekostnader, exklusive arbetsgivaravgifter, pensionspremier och andra avgifter enligt lag och avtal (summan av utfallet på S-koderna 4111-4119). I noten anges hur stor andel av lönesumman som avser arvoden till styrelse, kommittéer eller ej anställd personal (uppdragstagare), vilket utgör summan av utfallet på S-koderna 4112 och 4118.

  • Underskriftsmeningen i delårsrapport

    Hur ska underskriftsmeningen i delårsrapporten se ut?

    Underskriftsmeningen i delårsrapporten ska ha följande lydelse "Jag/Vi intygar att delårsrapporten ger en rättvisande bild av verksamhetens kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning". Underskriftsmeningen antecknas omedelbart före underskriften(erna) av myndighetens ledning. [Se ESV:s föreskrifter till 8 kapitlet 1 § FÅB].

    Underskriftmeningen om ledningens bedömning av den interna styrningen och kontrollen ska inte vara med i delårsrapporten utan det är endast ett krav i årsredovisningen [Se 2 kapitlet 8 § i FÅB].

  • Underskriftsmening i årsredovisning

    Hur ska underskriftsmeningen i årsredovisningen se ut?

    Underskriftsmeningen i årsredovisningen ska ha följande lydelse "Jag/Vi intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning". Underskriftsmeningen antecknas omedelbart före (ovanför) underskriften(erna) av myndighetens ledning.

    För de myndigheter som omfattas av förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll ska underskriftsmeningen kompletteras med någon av följande lydelser;

    "Jag/Vi bedömer att den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande"

    "Jag/Vi bedömer att brister avseende den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten föreligger på följande punkter;"

    I det fall ledningen bedömer att det finns brister inom den interna styrningen och kontrollen ska aktuella brister kortfattat och i punktform framgå av underskriftsmeningen.

    (Se vidare i ESV:s föreskrifter till 2 kapitlet 8 § i FÅB.)

    Läs hela

  • Not som förklarar raden Årets kapitalförändring

    Kan noten som förklarar raden Årets kapitalförändring utelämnas, om raden i resultaträkningen är noll, för både bokslutsåret och jämförelseåret?

    Behövs en not?

    Om årets kapitalförändring är noll, för både bokslutsåret och jämförelseåret, kan noten utelämnas om det inte finns bruttovärden som går åt olika håll och som tillsammans blir noll. Om det exempelvis finns ett överskott inom den anslagsfinansierade verksamheten och ett underskott inom den avgiftsfinansierade verksamheten som tillsammans blir noll bör en not där detta framgår upprättas.

  • Årets kapitalförändring

    Kan raden årets kapitalförändring tas bort, om raden i resultaträkningen är noll, för både bokslutsåret och jämförelseåret?

    Kan raden tas bort?

    Raden Årets kapitalförändring är en summeringspost som, också om den är noll, ger läsaren information om verksamhetens finansiella resultat. Raden utgör också kopplingen mellan myndighetens resultat- och balansräkning via raden Kapitalförändring enligt resultaträkningen på balansräkningen. Den ska således inte tas bort även om värdet är noll.

    Vilka ytterligare rader som kan tas bort alternativt ändras framgår av ESV:s föreskrifter till 4 kap 1 § FÅB och rubriken Uppställningsform.

  • Excelmall för finansieringsanalys

    Finns det någon mall för hur man upprättar en finansieringsanalys?

    Excelmall för finansieringsanalys kan laddas ned här (cirkulär 2014:8 bilaga 4).

Övrigt

  • Arkivering och gallring

    Var kan jag vända mig i frågor om arkivering och gallring av räkenskapsmaterial?

    Det är Riksarkivet som ansvarar för frågor som rör arkivering och gallring. Du kan nå dem antingen via mejl: riksarkivet@riksarkivet.se eller tfn: 010-476 70 00.

    I bokföringsförordningens 1 § framgår att bestämmelser om arkivering av räkenskapsinformation finns i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446).  Enligt de allmänna råden är det Riksarkivet som utfärdar föreskrifter (RA-FS) till arkivförordningen och dessa finns på Riksarkivets webbplats: www.riksarkivet.se.

    I EA-boken finns arkivlagen och arkivförordningen och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2004:3). I en bilaga till föreskrifterna finns en uppräkning om vad som kan bevaras eller gallras av räkenskapshandlingarna.

  • Information om representation och liknande skattefrågor

    Var hittar jag information och regler om intern och extern representation, interna konferenser och kurser och om gåvor till anställda?

    Det är Skatteverket som reglerar de direkta regler som finns om representation, interna konferenser och kurser och om gåvor till anställda. Det gäller alla skattefrågor. Frågor om representation och liknande skattefrågor bör därför ställas till Skatteverket. Det fanns tidigare en vägledning om representation som ESV publicerat (ESV 2000:23 Statliga myndigheters representation) men den är inaktuell och uppdateras inte.

    I anvisningarna till Baskontoplanen för statliga myndigheter beskrivs hur representation ska bokföras.

  • Motpartsdifferenser mot nedlagda myndigheter

    Hur hanteras motpartsdifferenser mot nedlagda myndigheter?

    När en myndighet läggs ned under ett pågående kalenderår påverkar det motpartsredovisningen i Hermes.

    Mellanhavanden med dessa myndigheter (i huvudsak avseende kostnader och intäkter) kommer att uppvisa differenser i motpartsrapporterna i Hermes för avstämningen per den 31/12, då inga belopp kommer att registreras och visas för de nedlagda myndigheterna. Kostnaderna/intäkterna ska ändå rapporteras med den nedlagda myndigheten som motpart. Detta kommer inte räknas som motpartsdifferens i EA-värderingen. Även om den nedlagda myndigheten har rapporterat mellanhavandet tidigare under året (vid delåret), syns det inte i Hermes vid helåret eftersom endast informationen som rapporterats för december visas i rapporterna. I kommentarsfältet i motpartsrutinen i Hermes kan lämpligen kommentaren "nedlagd myndighet" anges.

    Mellanhavanden i balansräkningen bör vara nollställda innan en myndighet läggs ned och om sådana finns tyder det på att något har blivit fel och bör utredas.

    Läs hela

  • Vad är internt autogiro hos Riksgälden?

    Statens interna autogiro är en kostnadsfri tjänst som används för att betala aviserade eller fakturerade räntor och avgifter till Riksgälden. Räntor, avgifter och anslag från/till Riksgälden sätts in på eller dras automatiskt från räntekontot i stället för genom manuellt administrerade bank- eller girobetalningar. Genom att använda autogirot minskar myndighetens ­kostnader för betalningar och administrationen minskas. Med internt autogiro underlättas också motpartsavstämningarna mot Riksgälden genom att till exempel räntor redovisas på rätt period.

    Observera att myndigheten ska bokföra dessa insättningar på, eller dragningar från räntekontot på samma sätt som en fysisk betalning, med Riksgälden som betalningsförmedlare. Myndigheten kan behöva lägga upp separata huvudbokskonton i sitt redovisningssystem som ska kopplas mot S-koderna (statliga inrapporteringskoder) S1931, S1932 samt S1933 och uppdatera konverteringstabellen i Hermes (ange Riksgälden som betalningsförmedlare). Glöm inte ...

    Läs hela

  • Vad är nettokonto hos betalningsförmedlare?

    Sedan 2006 kan statliga myndigheter använda nettokonton för betalningar i ramavtalsbankerna. Tidigare var alla myndigheter tvungna att använda separata konton hos betalningsförmedlarna för in- respektive utbetalningar. Syftet med förändringen var att förenkla myndigheternas betalningsverksamhet samt att minska antalet bankkonton, vilket ger lägre kostnader.

    Med ett nettokonto registreras in- och utbetalningar på samma bankkonto. Det finns möjlighet att använda net­tokonton både i det räntebärande och det icke ränte­bärande flödet. Det är myndigheten som avgör om man vill använda nettokonton, och i så fall för vissa eller alla flöden. En myndighet kan använda både netto- och bruttokonton (skilda konton för in- och utbetalningar) samtidigt i en och samma bank.

    I betalningsinformationen till myndigheten, Riksgälden och ESV kommer betalningar över nettokonton att återrapporteras brutto. In- och utbetalningar redovisas alltså var för sig.

    Observera att myndigheten ska bokföra...

    Läs hela

  • Hur bokför högskolor och universitet

    Hur bokför högskolor och universitet anmälningsavgift samt studieavgift för sökande från tredjeland?

    Från och med 2011 tar högskolor och universitet ut en anmälningsavgift från sökande från tredjeland och en studieavgift från antagna studenter från tredje land.

    Både anmälningsavgift och studieavgift ska redovisas på en förlängd S-kod som heter S313201 Utomstatliga intäkter avseende utbildning, inkomster, avgifter utländska studenter.

    Ytterligare information om hur ni ska redovisa studieavgifterna hittar du i Studieavgifter för utländska studenter

Kontakt

Senast uppdaterad: