Prioriteringar och en smal midja ger grund för ökat engagemang

2017-09-07 | Nyhet

För att skapa engagemang kring processen för planering och uppföljning lyfter Skolinspektionen det som är mest angeläget för medarbetarna. Den operativa planeringen får ett stort fokus när verksamheten får välja.

Skolinspektionen granskar skolor och bedömer ansökningar om att driva fristående skola. De har tillsynsansvar för skola, vuxenutbildning, fritidshem, förskola och annan pedagogisk verksamhet. Att skapa ett engagemang för planering och uppföljning är en viktig del av styrningen. Verksamheten är uppdelad i fyra processer:

  • regelbunden tillsyn
  • kvalitetsgranskning
  • anmälningsärenden
  • tillstånd för att få starta fristående skolor.

Skolinspektionens målbild och styrmodell

Skolinspektionen har med utgångspunkt i instruktionen formulerat en intern målbild som sträcker sig till 2018. Målbilden består av både övergripande och konkretiserade mål. De konkretiserade målen ska beskriva hur Skolinspektionen når de övergripande målen:

"En skola där alla barn och elever får lika rätt till god utbildning och kunskaper i en stimulerande och trygg miljö. Varje enskilt barn och elev har rätt att utvecklas så långt som möjligt utifrån sina förutsättningar."

Utöver målen har Skolinspektionen fem strategier som är centrala när de utformar arbetssätt utifrån målformuleringarna. De har också en värdegrund som alla ska utgå ifrån. Målformuleringarna, strategierna och värdegrunden är vägledande i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten. Det innebär att varje process på ett tydligt sätt ska sätta mål, planera aktiviteter och genomföra verksamheten så att processen samlat lever upp till Målbild 2018.

Allting ligger samlat i processen för styrning och ledning. Där bryts myndighetens uppdrag enligt instruktion och regleringsbrev ner till åtaganden, mål och mått för processerna i verksamhetsplanen.

Skolinspektionens modell för processen för planering och uppföljning

Skolinspektionens process för planering och styrning samlar hela arbetet med Målbild 2018.

Försöker ha en smal midja

En komplex verksamhet med en komplex målbild ställer höga krav på styrningen. Jacob Henriksson är ekonomichef på Skolinspektionen med ansvar för planerings- och uppföljningsprocessen.

– Vi har funderat mycket på hur man får ihop styrningen. Planeringsprocessen ser nog ut som på det flesta myndigheter, men vi har ett stort fokus på den operativa planeringen och på varför vi bedriver vår verksamhet. Det är en viktig del för att skapa engagemang i verksamhetsplaneringen, säger han.

Jacob Henriksson förklarar att de övergripande målen berättar varför man gör någonting, och beskriver det som starten på en berättelse.

– För att skapa engagemang är det viktigt att alla vet varför vi finns till. För oss handlar det om att alla barn ska ha lika rätt till en trygg, bra och utvecklande skola. Vilket gör att vi har en aktiv dialog kring förmågan att nå målbilden. I dialogerna måste vi även våga lyfta vad vi är bra och dålig på. Dessa dialoger skapar mycket engagemang hos oss eftersom vi i slutändan finns till för barnen, säger han.

Foto: Monika Ryttmarker

Verksamhetsplanen förtydligar vad som ska göras men innehåller inga aktiviteter, den handlar mer om vilka uppdrag Skolinspektionen har. Denna del försöker de hålla så liten som möjligt då det inte förändras så mycket mellan åren. Den operativa planeringen beskriver hur verksamheten ska genomföras och inte minst hur arbetet ska fördelas. Det är frågor som alltid engagerar och som påverkar allt från arbetsmiljö till det direkta verksamhetsresultatet. Jacob Henriksson tror att det nog är därför den största efterfrågan på styrning finns i de vardagsnära frågorna.

– Den operativa planeringen är en av de viktigaste delarna i planeringen för oss. Fokus här är att konkret planera vad som ska utföras och till vilka resurser. Det handlar också om att vara flexibel, vilket gör att uppföljning och omplanering sker löpande under året. Man kan se det som ett timglas där man försöker att ha en smal midja. Vi försöker fokusera på varför och hur vi ska bedriva verksamheten och mindre på vad som ska göras. Orsakerna till detta är att engagemanget är störst i varför-frågorna och i hur vi ska genomföra verksamheten. Vad-frågorna förändras inte så mycket mellan åren vilket gör att de inte blir så centrala att diskutera för verksamheten, förklarar han.

Skolinspektionen fokuserar på varför och hur i sin operativa planering av verksamheten.

Dialog och prioriteringar skapar grund för engagemang

Enligt Jacob Henriksson är följande tre delar en viktig del av myndighetens styrning och för att skapa engagemang i planeringen, trots att de inte syns i processen:

  • Att man har en stor styrning men få controllers. Controllern ser till att hela processen hålls levande, det vill säga att man stannar på varje hållplats i processen men bestämmer och prioriterar vad som ska med därifrån. Vissa delar kan behöva mer arbete vissa år medan andra delar kan behöva mindre fokus. Syftet med detta arbetssätt är att man inte ska drunkna i byråkratin utan skapa engagemang kring det som är angeläget att fokusera på. Man har med andra ord fokus på olika delar vid olika år. Controllerns roll är att ha en känsla för vad som är angeläget och vaska fram det som är viktigt, men ändå ha koll på helheten.
  • Se till det som är viktigt i praktiken. Det är viktigt att ha fokus på dem vi är till för och uppdragsgivarna och göra mycket av det som efterfrågas. Se till att inte fastna i rutiner enbart för rutinernas skull!
  • Mjuka men verkliga effektkopplingar, med fokus på berättelsen om verksamheten. Även om det finns tänkta effektkedjor som är dokumenterade är det viktigt att alla förstår berättelserna bakom kedjorna. Dialogen har fått en mer central roll och man arbetar mycket med olika dialogformer och chefsmöten. Processägaren sätter upp sina egna prioriteringar som inte behöver vara smarta mål, utan kan vara åtgärder som man kan föra dialog och resonemang kring. Möjligheten till dialog bidrar till att alla tar ansvar för de mjuka delarna och skapar engagemang i planerings- och uppföljningsprocessen.

Skolinspektionen har i stort sett redan en sammanhållen process för planering och uppföljning men fortsätter sitt arbete med att utveckla den. Just nu arbetar man med att integrera HR-frågorna på ett bättre sätt och med kulturfrågorna i olika mötesformer, där man också samlas kring uppdraget för att öka engagemanget.

– Det är vanligt att myndigheter har både ett årligt och flerårigt perspektiv i verksamhetsplaneringen. Det finns inga hinder för att planera med längre perspektiv än det årliga. Ett ytterligare steg som sätter ännu mer fokus på den operativa verksamheten och minskad byråkrati skulle kunna vara att övergå till en 3-årig verksamhetsplan, menar Jacob Henriksson.

För att sammanfatta arbetet går han tillbaka till utgångspunkten för Skolinspektionens planeringsprocess.

– Det är ledningen som ska leda verksamheten med hjälp av styrningen, det är inte styrningen som ska styra ledningen, avslutar Jacob Henriksson.

Dela

Kontakt

Senast uppdaterad: