Planera för ökad effektivitet

Kravet på effektivitet bör återspeglas när ni planerar myndighetens verksamhet. Det kan handla om att göra en analys av krav, problem och möjligheter som ni står inför, för att avgöra vilka effektiviseringar som är möjliga. Arbetet bör utgå från ett helhetsperspektiv på verksamheten. En framgångsfaktor är att effektiviseringsinsatserna är förankrade både på ledningsnivå och bland medarbetarna.

Det finns olika typer av effektiviseringar. Det kan handla om stora insatser för att lösa komplexa problem. Men det kan också vara mindre förändringar i den dagliga verksamheten som hjälper er att klara era uppgifter på ett bättre sätt, eller till en minskad kostnad.

För att genomföra stora effektiviseringar behövs ofta beslut eller stöd av regeringen. Det kan till exempel gälla centralisering av tjänster, sammanslagning av myndigheter eller samordning av viktiga uppgifter för staten, exempelvis digitala tjänster. När det gäller mellanstora och mindre effektiviseringar kan det handla om att förändra ert arbetssätt för hela eller delar av verksamheten.

Analysera verksamheten, målgrupperna och omvärlden

Ett sätt att få in effektivisering i verksamhetsplaneringen är att ta med en konkret frågeställning om hur verksamheten kan effektiviseras i myndighetens strategiska planering. Här bör ni se över hur myndighetens resurser har använts tidigare och ta ställning till hur de används idag samt hur de kommer att användas imorgon.

Ett sätt att börja arbeta med effektiviseringar är att identifiera olika krav, problem och möjligheter som myndigheten står inför, samt att göra en analys av era uppgifter, förändringar i omvärlden och målgruppernas behov. Fokus i analysen bör ligga på sambandet mellan verksamhetens kostnader och kvalitet.

För att kunna genomföra ett effektivt arbete kan ni följa upp, utvärdera, analysera och ta tillvara tidigare erfarenheter i verksamheten. Det handlar dels om att på ett effektivt sätt planera, producera och leverera sådana prestationer som är aktuella idag, dels om att driva ett utvecklings- och förändringsarbete för att bli effektivare imorgon.

Effektivisera utifrån ett helhetsperspektiv på verksamheten

Enskilda effektiviseringsinsatser bör ställas i relation till effektiviseringspotentialen för hela myndigheten. En framgångsfaktor kan vara att förankra arbetet på ledningsnivå, och se till att det utgår från hela myndighetens verksamhet. Det kan också vara framgångsrikt att involvera flera olika kompetenser och avdelningar i arbetet, och få dem att samarbeta mot gemensamma effektiviseringsmål.

Det är viktigt att se vilken nettoeffektivisering som insatserna leder till. En förändring på enhetsnivå får till exempel inte innebära en negativ inverkan på myndighetens effektivitet som helhet. Kostnaderna för effektiviseringsarbetet bör också ställas i relation till den förväntade besparingen eller den ökade kvaliteten. Bedömningen av nettoeffektiviseringen bör göras över en längre tidsperiod. En hög initial kostnad kan leda till en kostnadsminskning på sikt.

Hur ser det ut på er myndighet?

Det kan vara nyttigt att reflektera över verksamheten ur ett effektiviseringsperspektiv. Det gäller oavsett om ni redan arbetar med effektiviseringar på ett systematiskt sätt, eller om ni planerar att utveckla er verksamhet på andra sätt.

Ni kan bland annat ställa nedanstående frågor:

  • Ställs vi inför några krav på att vi ska vara bättre på det vi redan gör?
  • Har vi definierat kvalitet i vår verksamhet?
  • Hur ser vi på vår resursanvändning kopplad till verksamhetens kvalitet?
  • Hur kommer vårt synsätt på resursanvändning kopplad till verksamhetens kvalitet till uttryck i ledningen av myndighetens verksamhet?
  • Har vi en sammanhållen strategi för effektivisering och utveckling i våra interna styrdokument?
  • Har vi rutiner för att identifiera förbättringsbehov i verksamheten?
  • Använder vi en utvecklad metod för att mäta verksamhetens effektivitet?
  • Hur mäter vi verksamhetens effektivitet, kopplat till mål, effekter, kostnad och kvalitet?
  • Finns det någon dokumenterad effektiviseringsinsats som vi har genomfört på ett ändamålsenligt sätt och som är välkänd, förstådd och accepterad i organisationen? Kan vi använda den som ett gott exempel för framtida insatser?

Kontakt

Senast uppdaterad: